No cabe duda de que las herramientas tecnológicas y las plataformas digitales pueden aumentar significativamente la eficiencia de cualquier reunión. Sin embargo, en este artículo nos enfocamos en las reuniones de los Consejos de Administración y Comités.
Las herramientas tecnológicas y las plataformas pueden ser aprovechadas para acelerar la preparación de agendas, facilitar la compartición de documentos, anotaciones, votaciones y encuestas durante la reunión, y ofrecer funcionalidades de seguimiento de informes y acciones posteriores.
Sin embargo, las reuniones del consejo son el lugar donde se comparten datos altamente confidenciales y se toman decisiones que determinan el éxito o el fracaso de una organización. ¿No implican las herramientas digitales un riesgo de violación de datos? ¿Y qué hay del cumplimiento con las normativas de protección de datos, como el RGPD europeo?
Los consejos de administración no deberían tener que elegir entre eficiencia y seguridad de los datos. Y no tienen que hacerlo si seleccionan la solución adecuada. Aquí hay algunos elementos que permitirán tener reuniones del consejo digitales seguras y eficientes.
Cumplimiento con normativas locales/europeas
En Europa, la protección de datos es fundamental, especialmente desde que el RGPD entró en vigor en 2018. Todas las organizaciones deben cumplir con esta normativa para garantizar la protección de los datos personales sensibles.
Un elemento clave de la legislación es que esta información debe permanecer dentro de la Unión Europea. Esto significa que debe estar alojada y almacenada en servidores situados en Europa. Esto podría no ser el caso si se confía en un proveedor con sede en los Estados Unidos, por ejemplo, que podría estar obligado a cumplir con normativas contrarias a las europeas en ciertos casos.
Por lo tanto, al elegir una solución digital de gestión del consejo, asegúrese de que sus datos se almacenen de manera segura en servidores locales altamente protegidos y que estén protegidos contra transferencias hacia otros sistemas legales.
Medidas de seguridad integradas en la plataforma
Otro factor esencial para la seguridad de las reuniones del consejo es la seguridad integrada en la propia herramienta tecnológica. La solución debe incluir medidas de seguridad avanzadas, como certificaciones ISO 27001 y SOC2 y un control de acceso completo.
Aún mejor, debería adoptar el principio de «acceso cero». Esto significa que una vez que sus datos están integrados en la herramienta o plataforma, son exclusivamente suyos, y nadie fuera de su empresa tiene acceso a la información crítica. Necesita una herramienta con un sólido marco de seguridad, que cree un ambiente de confianza y seguridad que solo pueda mejorar la eficiencia.
Para saber más sobre las funcionalidades de seguridad esenciales que debe buscar en un portal para el consejo, como la encriptación y la autenticación de dos factores: Seguridad de datos: Estrategias Avanzadas para Profesionales del Sector Legal
Una plataforma todo en uno
Para llevar a cabo con éxito sus reuniones del consejo y obtener ganancias de eficiencia, es importante tener toda la información necesaria en un solo lugar. Necesita una plataforma segura e intuitiva para facilitar la comunicación, mejorando así la eficiencia de su consejo.
Su solución debe incluir funcionalidades avanzadas, tanto para los miembros del consejo como para los secretarios, y ayudarlos antes, durante y después de la reunión. Aquí hay algunos ejemplos:
- Antes: creación de la agenda, posibilidad de hacer anotaciones, gestión de invitaciones.
- Durante: compartición de documentos, anotaciones, votaciones, encuestas, herramientas de firma integradas nativamente.
- Después: informes, seguimiento de firmas y recordatorios, creación de actas.
Aproveche la IA a su favor
Casi todos los proveedores afirmarán que su herramienta está impulsada por inteligencia artificial (IA). Es cierto que la inteligencia artificial puede aumentar significativamente la eficiencia de las reuniones del consejo. Pero, ¿no significa esto que se están exponiendo los datos altamente confidenciales al riesgo de violaciones?
Sí y no. Si una solución de portal para el consejo integra IA de terceros, sus datos podrían salir de la plataforma. Esto aumenta el riesgo de violaciones de datos y ataques cibernéticos, lo cual es inaceptable para la información confidencial que comparte en su consejo.
La solución reside en la IA privada desarrollada por DiliTrust. Hemos desarrollado nuestra propia IA y la hemos integrado en la plataforma. Sus datos se gestionan sin salir de su ecosistema seguro, ni siquiera DiliTrust tiene acceso a ellos. Además, gracias a dos décadas de experiencia en LegalTech, nuestra IA ha sido entrenada con datos específicos para gobernanza y legal, ofreciendo una precisión superior.
Hemos desarrollado funcionalidades emocionantes aprovechando nuestra IA segura. Para ver una de ellas en acción, vea nuestro seminario web: Presentamos la funcionalidad Pregunte a Lini, su nuevo asistente legal
Nessun compromesso
No elija entre eficiencia y seguridad. Necesita ambos para hacer de su consejo el lugar de las decisiones estratégicas que impulsan el éxito de su organización. Asegúrese de aprovechar una solución que ofrezca funcionalidades que ayuden a mejorar la eficiencia del consejo sin comprometer la seguridad de los datos. Para descubrir cómo el DiliTrust Board Portal ayuda a mejorar la eficiencia de su consejo, ¡solicite una demostración personalizada!
