CASO DE ÉXITO – GESTIÓN DE CONTRATOS
Ottakringer Getränke AG
Cómo un grupo familiar austriaco de 800 empleados pasó del modelo de departamento jurídico tradicional de «full service» al de «legal self-Service»
En resumen
Introducción
Fundada en Viena, Ottakringer Getränke AG es un grupo empresarial familiar dedicado a la producción de bebidas que combina tradición y visión de futuro. Cuenta con filiales como Ottakringer Brewery, Vöslauer Mineral Water y Del Fabro Kolarik. El grupo aúna la excelencia en la elaboración de cerveza, el embotellado sostenible de agua y la distribución de bebidas. Pero tal diversidad exige algo más que eficacia operativa, requiere agilidad jurídica.
En una empresa en la que la excelencia operativa se une a décadas de experiencia artesanal, el departamento Jurídico y de Cumplimiento desempeña un papel fundamental. Al frente de esta evolución está el Asesor Jurídico. Un profesional que aboga por la tecnología jurídica y la digitalización para crear procesos ágiles y preparados para el futuro.
Nuestro objetivo era pasar de la asistencia jurídica a convertirnos en un elemento estratégico del negocio a través de la gestión de contratos.
El caso de uso
Innovación mediante la transformación jurídica
Ottakringer ya utilizaba un software de gestión de contratos. Pero la creciente complejidad y el ritmo de trabajo llevaron al responsable jurídico a replantearse la eficiencia. El responsable jurídico no veía este creciente volumen de contratos como un reto, sino como una realidad a la que había que hacer frente y que no iba a terminar pronto.
Las herramientas existentes presentaban algunas limitaciones. En particular, en términos de flujos de trabajo que requerían mucho tiempo (incluidas las firmas físicas) y procesos de cumplimiento deficientes.
Quizá lo que hay que destacar en el caso de Ottakringer es que este cambio hacia la eficiencia no se produjo por una crisis. El cambio llegó por una oportunidad que vieron los equipos jurídicos. Al cuestionar el statu quo, el equipo vio la oportunidad de cambiar el CLM por uno que pudiera aportar una mejora real en la eficiencia. Otro aspecto esencial para la empresa de bebidas era encontrar una solución escalable, que pudiera seguir su ritmo.
Repensar los flujos de trabajo jurídicos para aumentar la eficacia y la autonomía
Tras una búsqueda exhaustiva, se eligió DiliTrust porque cumplía todos los requisitos. Satisfacía las demandas del equipo en CLM y ofrecía módulos ampliables, como el de Board Management, que Ottakringer sigue utilizando. Entre sus numerosas ventajas, el CLM permitía la colaboración en tiempo real independientemente de la ubicación. También facilitaba una forma más ágil de firmar acuerdos mediante flujos de trabajo automatizados. No solo el equipo jurídico podía trabajar más rápido, sino que otras partes implicadas tenían visibilidad sobre sus contratos. Además, las unidades de negocio ahora pueden generar contratos a partir de la biblioteca de plantillas del CLM en cuestión de minutos, respondiendo a un breve cuestionario. Esto elimina la necesidad de pasar por el departamento jurídico para todas las solicitudes, lo que acelera los procesos y la eficiencia general del negocio.
El Asesor Jurídico de Ottakringer destacó que para ellos la implantación era algo más que un despliegue técnico. «Hacer realidad el CLM» implicaba la estructuración de datos, el desarrollo de casos de uso reales y, por supuesto, la gestión del cambio. El Asesor Jurídico era consciente de que solo una buena formación, comunicación y esfuerzos interfuncionales conducirían a un cambio de mentalidad dentro de la organización.
La implantación incluyó la integración de algunas herramientas ya en uso, como Adobe Sign y Word. Como resultado de todos estos esfuerzos, DiliTrust fue y sigue siendo ampliamente adoptado por todos los equipos. Y ha contribuido a alcanzar el objetivo inicial: pasar de un «legal full-service» a un «legal self-service» reforzado.
Crear una cultura de colaboración y Self-Service
Tras un minucioso proceso de selección, Ottakringer eligió DiliTrust por su capacidad para cumplir con los requisitos de CLM de alto nivel y su arquitectura modular escalable. La implantación, aunque exigente, se consideró estratégicamente como una oportunidad para reordenar los flujos de trabajo internos y fomentar una cultura de mejora continua.
Para Ottakringer, esta implantación es más que un cambio técnico. De hecho, se trata de «estructurar los datos, crear casos de uso realistas y garantizar el compromiso de los usuarios mediante la gestión continua del cambio».
En la actualidad, los módulos CLM y Board Management se utilizan en toda la empresa. Están integrados con Microsoft Word y Adobe Sign, y se está estudiando la integración con CRM. Estas herramientas ya han transformado la colaboración. Tareas estandarizadas que antes solo gestionaba el departamento jurídico ahora pueden realizarse de forma autónoma con un modelo «Legal Self-Service». Como resultado, los expertos jurídicos tienen más tiempo para centrarse en actividades de alto impacto.
Las reacciones han sido positivas. «Genial. La herramienta ya nos ha ahorrado cuatro horas de trabajo», declaró un miembro del equipo operativo pocas semanas después de su puesta en marcha.
El impacto a largo plazo es el objetivo final
El viaje de Ottakringer con DiliTrust aún no ha concluido. Pero los primeros resultados ponen de manifiesto una transformación más profunda. La empresa pasó de desempeñar funciones jurídicas aisladas a convertirse en facilitadores integrados y estratégicos del valor empresarial. Como dijo el Asesor Jurídico:
«El objetivo de la digitalización debe ser que ya no se cuestione racionalmente».
Ottakringer tiene previsto seguir liderando tanto el sector de las bebidas como el modo en que los departamentos jurídicos impulsan el negocio.
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