CASO DE ÉXITO – SUITE
Una receta para la excelencia jurídica operativa: La digitalización jurídica en una empresa familiar de África Oriental
Cómo un conglomerado de África Oriental de tercera generación convirtió la transformación digital en una ventaja estratégica
EN RESUMEN
INTRODUCCIÓN
Lo que empezó en los años sesenta como un pequeño negocio familiar de panadería en Kenia, en la cocina de la abuela de la primera generación, se ha convertido en lo que es ahora: un conglomerado diversificado que opera en toda África Oriental, desde Kenia y Uganda hasta Tanzania, Zambia y Mozambique. A lo largo de los años, el grupo ha ampliado constantemente su presencia, con operaciones en el sector inmobiliario, la agricultura, los servicios y las inversiones, todo ello manteniéndose fiel a sus raíces en la industria panadera.
Hoy, la empresa familiar se mantiene fuerte y sigue creciendo. La tercera generación ha asumido la dirección del grupo, junto con otros miembros de la familia. Sin embargo, aún faltaba un elemento clave: la profesionalización de las operaciones jurídicas internas. No porque el equipo jurídico careciera de talento, sino porque carecía de las herramientas necesarias para llevar su impacto al siguiente nivel. Al frente de esta transformación está el miembro más joven de la tercera generación. Esta persona aporta una perspectiva global formada por la educación y la experiencia internacionales. Encargado de modernizar las operaciones de más de 100 entidades jurídicas, pronto se dio cuenta de que el statu quo no era escalable, especialmente con un departamento jurídico reducido a seis personas que daba servicio a seis sectores muy diferentes.
EL RETO
Demasiado grande para hojas de cálculo y registros en papel
Con la tradición familiar y el legado también llegan los retos a la hora de adoptar la transformación digital. Cabe señalar que África Oriental ha abrazado en general la digitalización más tarde que otras partes del mundo. El talentoso equipo jurídico no podía hacer mucho con las horas disponibles y las limitadas herramientas de que disponía.
Para los equipos de cumplimiento y dirección del grupo, estaba claro que había llegado el momento de cambiar. Los procesos heredados habían quedado obsoletos para el crecimiento del grupo. Estaban provocando retrasos, flujos de trabajo lentos y demasiadas horas dedicadas a tareas que podrían optimizarse. En la práctica, estos retos se manifestaban en todos los aspectos del trabajo del equipo jurídico:
El responsable de Transformación y Digitalización explicó: «Nos dimos cuenta de que para que el departamento jurídico pudiera desempeñar una función estratégica en todo el grupo, necesitábamos darles herramientas».
El objetivo en mente era centralizar, consolidar e impulsar las operaciones jurídicas y de cumplimiento. El conglomerado necesitaba una solución que pudiera hacerlo todo y hacerlo bien.
LA SOLUCIÓN
Adiós al trabajo manual y a las fuentes de información fragmentadas
Antes de pasar a la solución, es importante entender cómo funciona el conglomerado. El grupo se articula en torno a seis grupos industriales, cada uno con su propio consejo, dirigido por un miembro de la familia y dependiente de un consejo a nivel de grupo. El consejo a nivel de grupo incluye tanto a miembros de la familia como a asesores externos, un componente clave para garantizar una gestión profesional y una supervisión independiente.
Dentro de esta configuración, el departamento jurídico opera como una función de apoyo centralizada para todas las entidades, independientemente del sector. Un sólido equipo de seis personas se ocupa de todo: contratos, asuntos y litigios, y gestión de entidades en toda la organización. Es potente, pero la escalabilidad se había vuelto más difícil a medida que el grupo seguía creciendo.
Enfrentado a una complejidad creciente y a unos recursos internos limitados, el grupo sabía que la mejora de la eficiencia no pasaría por aumentar la plantilla. Había que elegir la tecnología adecuada.
Una solución a medida
Teniendo en cuenta su actual estructura de gobierno y su equipo jurídico, el responsable de transformación y digitalización evaluó a unos ocho proveedores de servicios antes de elegir a DiliTrust. Una vez completado el despliegue de gestión de entidades, gestión de asuntos jurídicos y gestión de contratos, el equipo jurídico de seis personas obtuvo:
Una solución integral que interconecta la gestión de contratos, entidades y asuntos jurídicos.
Personalización de datos para los campos de las entidades, adaptándolos a los informes y las necesidades locales.
Plantillas de contrato estandarizadas con suficiente flexibilidad para adaptarse a cada sector y región operativa.
Datos consolidados, lo que simplifica la elaboración de informes en todos los ámbitos, ya sea para entidades o litigios (como resúmenes de vistas y seguimiento).
La implantación siguió un enfoque por fases, empezando por la gestión de entidades, pasando después a la gestión de asuntos jurídicos y terminando con el CLM. La implantación de CLM llevó más tiempo que la de las demás herramientas debido a la diversidad del grupo y a las complejidades regionales, ya que había que tener en cuenta las diferencias entre sectores. DiliTrust desempeñó un papel decisivo en el apoyo a la organización durante el proceso de creación de plantillas.
Uno de los factores clave de la decisión de elegir DiliTrust fue su modelo «todo en uno». De hecho, la organización quería centralizar todo lo posible y evitar un escenario en el que cada entidad seleccionara sus propias herramientas, lo que habría dado lugar a un sistema fragmentado.
LOS RESULTADOS
Un legado que continuará
La implantación es reciente, pero el equipo ya está obteniendo resultados:
Hasta la fecha, se han incorporado seis usuarios, que cubren toda la función jurídica. Los siguientes en la lista son los departamentos de cumplimiento y seguros, y se prevé una adopción más amplia en otras funciones administrativas el año que viene. Esta ampliación estratégica garantiza que la plataforma crezca con el grupo, en lugar de limitarse a un solo departamento o caso de uso.
Y lo que es más importante, la transformación refleja los arraigados valores de la empresa familiar: eficiencia, humildad y servicio. Al invertir en herramientas que potencian a las personas en lugar de sustituirlas, y al centrarse en un crecimiento escalable y ético, el grupo está demostrando que la modernización puede ir de la mano de la tradición, y que las empresas familiares también pueden liderar la innovación.
Hemos hecho que la tecnología haga el trabajo. Por fin el equipo jurídico puede actuar a la velocidad del negocio, no al ritmo del papel.
– Liderazgo en transformación y digitalización
Ya ha visto cómo DiliTrust ayudó a un grupo multinacional a digitalizar todas sus operaciones legales, liberando tiempo para que los equipos jurídicos puedan centrarse en la estrategia. Descubra cómo podemos ayudar a su organización a lograr lo mismo.