CASO DE ESTUDIO – MATTER MANAGEMENT
De costes invisibles al control total
Cómo un fabricante líder de productos químicos transformó la gestión del gasto legal con la solución a medida de DiliTrust.
EN RESUMEN
INTRODUCCIÓN
Imagine un importante químico industrial norteamericano (con más de 20.000 empleados), sin una visibilidad clara sobre sus gastos legales. Esto se suma al hecho que los equipos jurídicos suelen considerarse centros de costes. Es así como la Dirección Jurídica decide que es hora de un cambio.
¿Qué podría ser mejor para esta organización que proporcionar información respaldada sobre sus gastos legales y el rendimiento de esa inversión? Su departamento jurídico tenía una visión: buscar herramientas más inteligentes para respaldar la excelencia operativa.
EL RETO
Falta de visibilidad y transparencia sobre los gastos legales
El Consejero General Adjunto notó la falta de visibilidad clara y concreta sobre los gastos jurídicos en cuanto asumió su cargo. El equipo legal interno tenía mucha dificultad en hacer seguimiento sobre los gastos, generar informes y hasta seguían introduciendo y revisando facturas manualmente. Era común dedicarle tiempo a asuntos sin saber cuánto estaban costando los abogados externos, ni cuáles generaban más gastos. Además, no se podían controlar los detalles de las facturas, que a menudo no contaban con todas las partidas. Todo esto hacía la elaboración de informes más difícil.
Para esta empresa del sector químico industrial, era necesario proporcionar una forma segura de trabajar a distancia sin bloquear operaciones como la aprobación de facturas. Con la herramienta adecuada, pretendían poder realizar un seguimiento de los gastos por asunto, por proveedor y de los aumentos de las tasas de asesoramiento. El último punto era particularmente importante para ellos, ya que a menudo se pasaban por alto permisos, puesto que no existían workflows formales.
LA SOLUCIÓN
Una herramienta de gestión de asuntos robusta y flexible
La organización no sólo buscaba una herramienta robusta y segura, sino también una que pudiera adaptarse a sus flujos de trabajo existentes. Además, la empresa tenía una lista precisa de capacidades y objetivos con la solución. Tras evaluar el mercado, seleccionaron Matter Management de DiliTrust y consiguieron:
Visibilidad centralizada del gasto legal global con informes automatizados listos para exportar.
Una adaptación perfecta a sus procesos existentes, permitiendo la adopción inmediata en todos los equipos.
Un sistema centralizado que impide que terceros aumenten los costes sin pasar por la aprobación del sistema.
Con una asistencia personalizada las 24/7, la organización benefició de una orientación experta que se extendió mucho más allá de la fase de implementación. Por ejemplo, cuando la empresa se planteó cambiar algunos de sus procesos internos, el equipo de implementación de DiliTrust recomendó aprovechar las mejores prácticas del sector ya integradas en el sistema. La organización optó por esa propuesta sin dudar.
LOS RESULTADOS
Mayor control, rapidez y transparencia a un precio razonable
Este empresa químico industrial es un claro ejemplo de gestión eficaz del gasto legal. Al migrar de la facturación manual a la solución electrónica de DiliTrust, el departamento jurídico logró total transparencia, evitó incrementos no autorizados y eliminó pagos fuera del sistema. La automatización sustituyó tareas manuales, mejoró el control y redujo los riesgos de cumplimiento, estableciendo un marco sostenible para la innovación continua en las operaciones jurídicas.
DiliTrust tenía una plataforma más flexible y parecía más adaptable y capaz de incorporar mejor los procesos existentes.
Consejero General Adjunto
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