Definición
La gestión de entidades jurídicas es el proceso de organizar, mantener y garantizar el cumplimiento de las entidades jurídicas de una empresa en todas las jurisdicciones. Para las organizaciones con estructuras complejas o presencia mundial, es fundamental. Esto permite dar seguimiento de la gobernanza, las obligaciones legales y los documentos reglamentarios. Ultimadamente permite evitar sanciones y riesgos operativos.
A medida que las organizaciones crecen y se expanden, mantener la visibilidad sobre múltiples entidades jurídicas resulta más complejo. Al fin y al cabo, si no se gestionan eficazmente, pueden producirse importantes riesgos de cumplimiento. Estos pueden llevar a sanciones económicas o incluso daños a la reputación.
Componentes clave de la gestión de entidades jurídicas
La gestión de personas jurídicas implica varias actividades interconectadas, entre ellas:
- Supervisión del cumplimiento
Las organizaciones deben hacer un seguimiento de los requisitos normativos en todas las jurisdicciones para garantizar el cumplimiento oportuno. Por ejemplo, los expedientes anuales, las renovaciones de licencias y las actualizaciones de directores deben realizarse con precisión. Además, deben hacerse a tiempo. - Gobernanza de la entidad
La gobernanza implica el mantenimiento de registros corporativos actualizados, como acuerdos de accionistas, resoluciones del consejo y actas de reuniones. Estos documentos son esenciales para demostrar el cumplimiento. También son necesarios para garantizar la rendición de cuentas. - Centralización de datos
La gestión de los datos relacionados con el estado de las entidades, la propiedad y la elaboración de informes es una piedra angular de la gestión eficaz de las entidades. Los datos descentralizados pueden dar lugar a ineficiencias y errores. Esto es especialmente cierto en las organizaciones multinacionales. - Colaboración entre las partes interesadas
Los equipos jurídicos, los equipos financieros y los ejecutivos de nivel C deben colaborar sin fisuras. Esto garantiza la transparencia y la responsabilidad en toda la organización.
Principales retos
A pesar de su importancia, la gestión de entidades jurídicas puede ser una tarea desalentadora para las organizaciones, especialmente cuando:
- Operar en múltiples jurisdicciones con distintos requisitos normativos.
- Depender de procesos manuales propensos a errores e ineficiencias.
- Falta de visibilidad en tiempo real de los datos de las entidades necesarios para la toma de decisiones estratégicas.
El papel de la tecnología en la racionalización de la gestión de entidades
En 2021, E&Y estimó que, si bien la mayoría de las organizaciones utilizaban tecnología de gestión de entidades jurídicas específica, el 96% señalaba problemas con sus sistemas. Por este motivo, optar por una solución externa para gestionar las entidades es cada vez más habitual. Hoy en día, esta tecnología desempeña un papel crucial en la mejora de la eficiencia, la precisión y la escalabilidad.
Exploremos cómo la tecnología está transformando la gestión de las entidades jurídicas:
1. Gestión centralizada de datos
Una de las mayores ventajas de la tecnología de gestión de entidades es la capacidad de centralizar los datos críticos de las entidades en una ubicación segura. Como resultado, los equipos jurídicos pueden acceder y actualizar fácilmente los detalles de la entidad, realizar un seguimiento de los plazos de cumplimiento y garantizar la coherencia en todas las jurisdicciones.
2. Automatización de tareas repetitivas
Tareas rutinarias como la presentación de declaraciones anuales, la actualización de la información de los administradores o la generación de informes de cumplimiento pueden automatizarse con las soluciones de gestión de entidades. Además, la automatización reduce los errores manuales y permite a los profesionales del derecho centrarse en actividades de gran valor.
El informe de KPMG sobre la adopción de tecnología en las funciones jurídicas señala que la automatización puede ahorrar a las organizaciones hasta 20 horas semanales en actividades relacionadas con el cumplimiento normativo.
3. Informes y perspectivas en tiempo real
La tecnología de gestión de entidades ofrece cuadros de mando y herramientas de elaboración de informes que proporcionan a los ejecutivos visibilidad en tiempo real de los estados de cumplimiento, las métricas de gobernanza y los riesgos. De este modo, los directivos pueden tomar decisiones informadas respaldadas por datos fiables.
4. Colaboración reforzada
Las soluciones modernas permiten una colaboración fluida entre los equipos jurídicos, financieros y otras partes interesadas. Por ejemplo, las plataformas basadas en la nube facilitan el intercambio y seguimiento de documentos en tiempo real, garantizando que todos estén alineados.
5. Cumplimiento normativo simplificado
Con listas de comprobación de cumplimiento incorporadas y normas específicas para cada jurisdicción, el software de gestión de entidades garantiza que su organización siga cumpliendo las normas, incluso en entornos normativos complejos.
Buenas prácticas para una gestión eficaz de las personas jurídicas
Para maximizar los beneficios de la gestión de entidades, las organizaciones deben:
- Invierta en tecnología escalable: Seleccione soluciones que crezcan con su organización y se adapten a los cambios normativos.
- Garantice la exactitud de los datos: Revise y actualice periódicamente los datos de sus entidades para evitar incoherencias.
- Fomentar la colaboración: Fomentar la colaboración interfuncional para mejorar la gobernanza y la toma de decisiones.
- Supervise las tendencias: Manténgase al día de los cambios normativos que puedan afectar a los procesos de gestión de su entidad.
El futuro de la gestión de entidades
La importancia de la eficiencia de esta actividad no hará sino aumentar a medida que las organizaciones se enfrenten a requisitos de cumplimiento más estrictos y a presiones de expansión mundial. Aprovechando la tecnología, las empresas pueden convertir lo que antes era una tarea laboriosa en una ventaja estratégica racionalizada.
Por qué la tecnología es el camino a seguir
Las organizaciones que adoptan la tecnología de gestión de entidades obtienen mejores resultados en materia de cumplimiento, reducen los riesgos y mejoran la eficacia operativa. En definitiva, las ventajas son claras. Se obtiene mayor visibilidad, mayor control y un enfoque más proactivo de la gobernanza.
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