Durante mucho tiempo, el sector jurídico se consideró algo ajeno a la actividad empresarial general. Esta puede ser quizás una de las razones que llevaron a una adopción más tardía de la tecnología para automatizar, acelerar y mejorar el trabajo jurídico. Sin embargo, hoy en día las herramientas jurídicas ya no son aplicaciones aisladas utilizadas únicamente por el departamento jurídico. Ahora forman parte del conjunto más amplio de tecnologías de la empresa. La IT jurídica se ha convertido en algo habitual. No se puede elegir una solución de tecnología jurídica sin el trabajo conjunto entre TI y el departamento jurídico.
Para los equipos jurídicos de IT, aprobar una herramienta jurídica significa validar la seguridad, la integración, la escalabilidad y la gobernanza, al tiempo que se garantiza que la solución es compatible con los flujos de trabajo jurídicos. Esta checklist describe diez criterios que los equipos de IT jurídicos deben evaluar para elegir la herramienta jurídica adecuada y evitar riesgos a largo plazo.
8 criterios para elegir un compañero de LegalTech
1. Integración con el ecosistema empresarial
Una de las primeras cosas que analizan los equipos de IT es la integración global con los sistemas empresariales existentes. Evalúan si una nueva herramienta requerirá integraciones adicionales con el software heredado y la complejidad de la implantación. Esto incluye proveedores de identidad, sistemas ERP, plataformas CRM y herramientas de colaborativas, especialmente las utilizadas para la gestión de proyectos. Los equipos jurídicos de IT deben evaluar cuidadosamente cómo se integra la herramienta jurídica en la arquitectura empresarial más amplia.
Las sólidas capacidades de integración reducen los silos de datos y los procesos manuales. Además, la interconexión fluida limita fricciones y evita la creación de sistemas desconectados que fomentan una colaboración caótica entre departamentos.
2. Alineación de la gestión de identidades y accesos
El control de acceso es una de las principales prioridades de IT. Junto con el equipo jurídico, IT desempeña un papel central en la gestión de usuarios. El objetivo de salvaguardar la información y documentación confidenciales para que no se filtren a personas no autorizadas. Como prioridad máxima, los equipos de IT deben buscar una solución que admita SSO empresarial y centralice la gestión de usuarios.
Los equipos jurídicos de IT deben garantizar que los derechos de acceso se ajustan a las políticas internas. También que pueden auditarse fácilmente en cualquier momento. La definición clara de las funciones, la estructuración de los permisos y la alineación con los proveedores de identidad existentes son esenciales para mantener la seguridad y el cumplimiento en toda la organización.
3. Arquitectura de seguridad por diseño
La seguridad es un pilar innegociable para los equipos de IT a la hora de evaluar nuevas soluciones empresariales. Para la IT jurídica, la plataforma debe ofrecer un cifrado sólido, un alojamiento seguro y una documentación de seguridad clara. El alojamiento es especialmente importante, ya que los departamentos de IT y Jurídico deben determinar dónde deben residir los datos para seguir cumpliendo con las políticas de la empresa.
Generalmente, optar por proveedores que ofrezcan opciones de alojamiento local es la opción más segura y conforme a la normativa. Los equipos de IT deben exigir normas de seguridad reconocidas y certificaciones documentadas, no garantías poco claras. La transparencia y la trazabilidad son indicadores clave de una postura de seguridad madura.
4. Gobernanza y auditabilidad de los datos
Una herramienta jurídica debe cumplir los requisitos de IT en materia de los datos, trazabilidad y pistas de auditoría. Esto está directamente relacionado con el cifrado y el alojamiento. Algunas regiones, sobre todo en EMEA, tienen requisitos legales estrictos en materia de gobernanza de datos y deben cumplir la normativa local, como DESC en los Emiratos Árabes Unidos.
En última instancia, los equipos jurídicos de IT necesitan una visibilidad total de quién ha accedido a los datos, cuándo se han producido las acciones y cómo se conservan los datos en las distintas regiones. También deben ser capaces de explicar claramente estos procesos a las partes interesadas internas y a los clientes.
5. Gobernanza y control de la IA
La IA está cada vez más integrada en las plataformas jurídicas. Esto la hace esencial para la gobernanza de la IT. A medida que aumentan las capacidades de IA, también lo hace la necesidad de una supervisión clara y controles estructurados.
Los equipos jurídicos de IT deben evaluar cómo utilizan los datos los modelos de IA, si los datos de los clientes están aislados, cómo se pueden auditar los resultados y cómo se gestionan los riesgos. La IA debe facilitar el trabajo jurídico sin introducir nuevos riesgos o incertidumbres.
Una distinción clave es la que existe entre modelos de IA públicos y privados. Los equipos de IT jurídicos deben saber si la plataforma se basa en modelos públicos entrenados en conjuntos de datos compartidos o en entornos de IA privados en los que los datos de la empresa permanecen separados y controlados. Para los casos de uso jurídico, los entornos de IA privados y empresariales suelen ser la opción más segura, ya que garantizan la confidencialidad y una mejor protección de los datos.
6. Escalabilidad entre entidades y regiones
Las decisiones en materia de IT jurídica deben tener en cuenta el crecimiento futuro. Una plataforma puede desplegarse inicialmente en una jurisdicción, pero debe ser capaz de expandirse a través de múltiples entidades, regiones e idiomas sin requerir un rediseño técnico.
Para la IT jurídica, la escalabilidad significa mantener la coherencia en la gobernanza, la seguridad y los procesos en toda la organización. La arquitectura debe soportar volúmenes crecientes de usuarios, documentos y transacciones sin degradación del rendimiento ni limitaciones estructurales. La escalabilidad no es sólo cuestión de tamaño, sino de mantener el control a medida que aumenta la complejidad.
7. Despliegue, implantación y tiempo de amortización
Los equipos jurídicos de IT deben evaluar la rapidez con la que la plataforma puede implantarse y configurarse en el entorno existente. La implantación no debe requerir una gran personalización ni ciclos de integración prolongados.
Una herramienta jurídica debe aportar valor en un plazo razonable, respetando al mismo tiempo las normas internas de IT. Unas metodologías de implantación claras, unos procesos de incorporación estructurados y unas capacidades de configuración bien definidas ayudan a reducir la presión sobre los recursos de IT jurídicos. Un despliegue eficiente minimiza las interrupciones y acelera el impacto medible.
8. Fiabilidad de los proveedores y hoja de ruta
Desde el punto de vista de la IT jurídica, seleccionar una herramienta significa entrar en una asociación a largo plazo. La estabilidad y la dirección estratégica son tan importantes como las funciones actuales.
Los equipos de IT deben revisar la estabilidad financiera del proveedor, la frecuencia de actualización del producto y la claridad de la hoja de ruta, especialmente en lo que respecta a mejoras de seguridad, desarrollos de integración y evolución de la IA. Una hoja de ruta transparente indica compromiso a largo plazo y alineación con las necesidades de la empresa.
Sin una visión clara del producto y una innovación coherente, las organizaciones corren el riesgo de enfrentarse a futuras migraciones o a una costosa transición, mientras que el objetivo es sentar unas bases sólidas a largo plazo.
Avanzar juntos
Elegir una herramienta jurídica ya no es sólo una decisión jurídica. Es una decisión jurídica y de IT con impacto en toda la empresa. Cuando los equipos de TI aplican criterios de evaluación claros y colaboran estrechamente con el departamento jurídico, las organizaciones reducen el riesgo, mejoran la adopción y crean bases digitales sostenibles.
Al fin y al cabo, las mejores soluciones jurídicas surgen cuando los departamentos de IT y Jurídico colaboran como socios en igualdad de condiciones para seleccionar la solución más adecuada para la empresa.
