Este es el primer artículo de una serie de tres. El objetivo es guiarle a través de la implementación satisfactoria de su solución de CLM. Aquí, nos adentraremos en la fase de diseño, primera parte para implementar un CLM. Se trata de la base fundamental en la que se definen los objetivos. Se alinea a las principales partes interesadas y se establece una hoja de ruta clara. De tal manera, siguiendo estos pasos garantiza una implantación de CLM eficaz.
La fase de diseño en la implementación del CLM
La fase de diseño es crucial en cualquier implantación de CLM: sienta las bases para una puesta en marcha satisfactoria. Durante esta fase, la atención se centra en la preparación del equipo interno del proyecto y la gobernanza. También definirá necesidades y objetivos claros, sentando las bases para todo el proyecto. Invertir tiempo en una planificación exhaustiva le ayudará a evitar problemas futuros. También garantizará que todo el mundo esté de acuerdo con los objetivos y el proceso.
Cuatro pasos clave para implementar un CLM
La fase de diseño de la implantación de CLM puede comenzar incluso antes de que haya seleccionado la solución. Empezar con ventaja le ayuda a aclarar sus objetivos y garantiza que la solución que elija se adapte perfectamente a las necesidades de su empresa.
Paso 1: Evaluar las necesidades y expectativas
Es esencial comprender claramente las diferentes necesidades y expectativas relacionadas con los contratos en toda la organización. Empiece mapeando todos los contratos activos, colaborar con los distintos equipos para descubrir sus retos diarios e identificar los puntos débiles que requieren atención. Organizar talleres o reuniones internas puede ayudar a alinear las expectativas de todos y garantizar un enfoque unificado. En esta fase también puede realizar encuestas internas para recabar la máxima información posible de los usuarios interesados. Asegúrese de incluir a todos los futuros usuarios del CLM, de este modo podrá evaluar quiénes son los usuarios principales, secundarios y terceros. Tenga en cuenta que la responsabilidad recae en usted -no en el proveedor de CLM- a la hora de evaluar los procesos internos y colaborar con las partes interesadas para garantizar la alineación.
Paso 2: Establecer objetivos claros y realistas
Establezca metas claras y alcanzables que estén en consonancia con los objetivos generales de su organización y puedan cumplirse en un plazo determinado. Su proveedor de CLM, con el apoyo de un gestor de proyectos especializado, le guiará en este proceso. Empezar poco a poco no significa que le falte ambición: considere un enfoque por fases, comenzando con un alcance mínimo viable en términos de casos de uso y departamentos, y ampliándolo gradualmente, fase a fase, a medida que vaya cogiendo impulso. Sus objetivos pueden ser cualquier cosa, como «% de nuevos contratos firmados en menos de 48 horas» o «reducir a la mitad los errores en las cláusulas de cierto tipo de contratos». Uno de los objetivos más comunes es el ahorro de tiempo, y por mucho que un CLM mejore drásticamente este aspecto, tenga en cuenta que un objetivo realista se acerca más a «dedicar 2 días a la semana a la revisión de contratos que a dedicar 20 minutos al mes».
Paso 3: Identificar las integraciones clave
Examine detenidamente el ecosistema digital de su organización para identificar las herramientas con las que debe integrarse su solución de CLM. Céntrese en las integraciones más importantes para su empresa, como la sincronización con herramientas de firma electrónica, plataformas CRM o sistemas ERP. Al igual que las funciones, es posible que sus equipos necesiten integraciones con otras herramientas a medida que crezcan y evolucione el ámbito de uso de la CLM. Las integraciones clave son las que se necesitan y no las que es bueno tener. Por ejemplo, si sabe que algunos equipos trabajan con autónomos de forma habitual, es probable que necesite una colaboración eficaz entre plataformas que incluya a partes externas. Entonces sabes que es esencial para ti tener una integración con Microsoft 360 o Google para trabajar con tus freelancers. Los casos de uso que hayas sacado de las fases iniciales del proceso de diseño te ayudarán a sacar a la luz las integraciones críticas y su orden de prioridad.
Paso 4: Definir los KPIs para implementar un CLM
Tanto si se trata de la velocidad de procesamiento de contratos como del número de contratos firmados cada semana, el establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) le ayuda a realizar un seguimiento del éxito y a identificar áreas de mejora. Con unas métricas claras, podrá evaluar el rendimiento del sistema de CLM tras la implantación, lo que facilitará la adopción y garantizará que la herramienta ofrece un valor real.
¿Qué pasa con las funcionalidades?
Para implementar un CLM es fundamental identificar las funciones del sistema que se ajustan a sus objetivos. Ya se trate de la revisión de cláusulas, el seguimiento del estado de los contratos o la detección de anomalías en las cláusulas, la definición temprana de estas funciones prepara el terreno para una fase de configuración más eficiente. Sin embargo, estas funciones deben identificarse antes de la compra. Esto se debe a que no todas las soluciones ofrecen funciones bajo demanda. Pero no se preocupe: si ha cubierto sus necesidades esenciales en el primer paso, tendrá una idea clara de las funciones imprescindibles. De este modo, empezará con buen pie la implantación de la solución.
Crear una sólida gobernanza para implementar un CLM
Una sólida gobernanza del proyecto es crucial. La forma en que se establezca influirá directamente en el éxito de la implantación del CLM. Es fundamental definir claramente las funciones y responsabilidades. Para ello, el uso de una matriz RACI puede ayudar a garantizar la rendición de cuentas y la claridad.
Es necesario realizar reuniones periódicas de gobernanza. Por ejemplo revisiones semanales, deben centrarse en el seguimiento de las acciones, la supervisión de los avances y la identificación de posibles riesgos. En los proyectos de mayor envergadura, pueden ser necesarios comités de dirección. Esto es para supervisar las decisiones de alto nivel, gestionar los riesgos y mantener la coherencia entre todos.
Estructuración del equipo del proyecto de implementación del CLM
Un sólido equipo interno de proyecto es esencial para el éxito de la implantación. Reúna a un gestor de proyectos de TI, un patrocinador del proyecto, usuarios clave y expertos técnicos para impulsar el proyecto y garantizar el cumplimiento de los plazos. Para que todo funcione bien son necesarios ciertos puntos. Debe haber una estrecha colaboración con el gestor de proyectos de CLM, una comunicación clara, funciones definidas y la combinación adecuada de conocimientos y experiencia.
He aquí un resumen de las funciones clave que hay que tener en cuenta para el proyecto:
Por parte del cliente
Patrocinador del proyecto
Desempeña un papel fundamental en la defensa del éxito del proyecto de gestión de documentos abogando internamente por la implantación de la CLM. Apoya activamente los procesos de transformación y facilita una comunicación eficaz durante los periodos de cambio. El patrocinador sirve de punto de contacto para la escalada del proyecto. Esto es especialmente importante cuando surgen problemas o retrasos que pueden atribuirse al cliente. Su compromiso con el éxito del proyecto sitúa al patrocinador como enlace clave. Sirve de puente entre las partes interesadas internas y los equipos del proyecto. Esto garantiza un enfoque cohesionado y bien coordinado.
Un Manager
Asume un papel crucial en la supervisión de la gestión de proyectos, la coordinación y la asignación de recursos dentro del marco organizativo. Colabora estrechamente con el Director de Proyectos de Proveedores. Trabajan codo con codo para coordinar activamente las distintas facetas del proyecto. Esta colaboración implica una planificación estratégica y una utilización eficaz de los recursos. Además, aseguran una coordinación sin fisuras. Estos aspectos son esenciales para garantizar que el proyecto avance según lo previsto.
Contacto técnico
Se encargan de los procesos de integración y de los debates relacionados con la implantación de conectores API o el inicio de sesión único (SSO). Sus responsabilidades se extienden a la supervisión de la recuperación sin fisuras de bases de datos de plataformas anteriores. Además, orquestan la transferencia de los datos del cliente a las plantillas normalizadas, si el proveedor dispone de ellas. Esta intervención crítica garantiza una integración fluida. Finalmente, mejora la interoperabilidad de los datos.
Por parte del proveedor de software
En el lado del proveedor se espera:
Un jefe de proyecto
Su misión abarca la organización estratégica, la planificación meticulosa y la coordinación eficaz de los equipos funcionales y técnicos del Proveedor. Orquestan los esfuerzos de colaboración de estos equipos. Esta alineación de sus tareas y objetivos responde a los objetivos globales del proyecto. Actúan como puente entre el proveedor y el Cliente. Las responsabilidades del Director de Proyecto se extienden a la optimización de la utilización de los recursos y la gestión de los plazos. Supervisa el éxito de la implantación del CLM. En última instancia, ofrecen resultados que cumplen o superan las expectativas del cliente.
Un Account Manager
Contribuye a mantener la alineación con las expectativas del cliente a medio y largo plazo. Garantizan una comprensión global de los resultados previstos. Su participación sirve de valioso recordatorio de los objetivos estratégicos que impulsan la inversión del cliente. Fomentan la transparencia y refuerzan la asociación de colaboración entre el cliente y el proveedor durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Un Manager técnico
Persona de contacto para temas técnicos como SSO, conectores de firma electrónica y preguntas relacionadas con API.
Un data manager
Gestiona el aspecto del proyecto relacionado con la migración de datos, ya se trate de extracción o importación de datos . Define el alcance y los retos. Además, gestionan el análisis al hacerse cargo del contrato existente. Garantizará la aceptación de la extracción de datos por parte del cliente.
Gestión del cambio antes de implementar un CLM
La transformación digital puede ser difícil, sobre todo cuando hay resistencia al cambio o preocupación por la seguridad. Ahí es donde entra en juego el patrocinador del proyecto, que desempeña un papel clave a la hora de impulsar la iniciativa, abordar las preocupaciones y garantizar la plena aceptación, lo que en última instancia hace que el cambio sea más fluido y exitoso.
Resultados esperados
Al final de la fase de diseño, su organización debería haber conseguido lo siguiente:
Casos de uso y flujos de trabajo prioritarios
Identifique y priorice 3 ó 4 casos de uso y flujos de trabajo clave para la fase inicial. Utilice ayudas visuales, como organigramas o diagramas, para trazar estos flujos de trabajo y sus criterios de activación.
Visión clara de las funciones y los procesos
Enumere las funciones y procesos clave de la solución de CLM que se ajustan a sus casos de uso y flujos de trabajo prioritarios.
Matriz RACI de funciones y responsabilidades
Cree una matriz RACI en la que se describan las funciones y responsabilidades de todos los implicados. Debe incluir las partes interesadas internas y los recursos del proveedor de CLM.
Calendario de ejecución
Elabore un calendario realista del proyecto con hitos y plazos claros para las entregas. Evite una implantación a lo grande. Empiece con casos de uso pequeños y de gran impacto para demostrar el valor desde el principio. Esto permitirá a sus equipos adaptarse gradualmente al tiempo que se reducen los riesgos.
El proveedor de CLM ofrecerá orientación y apoyo durante los momentos críticos de la fase de diseño. Sin embargo, la responsabilidad de definir las necesidades, alinear a las partes interesadas y preparar los procesos internos recae en su organización.
¿Qué pasa después?
Una vez establecida la fase de diseño, el primer paso sirve de base fundamental para el resto del proyecto de implantación. Con objetivos claros, prioridades bien definidas y todo el mundo a bordo, notará una diferencia significativa. Por supuesto, esto es sólo el principio. Esté atento a los próximos artículos sobre cómo implantar con éxito su solución de CLM…
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