Introducción
El término «agile» se utiliza mucho, ya sea en marketing, en gestión o en las prácticas empresariales en general. ¿Sabemos realmente lo que significa? La verdadera agilidad es más que ser rápido. Es trabajar de forma que se reduzcan las fricciones, que los procesos funcionen sin problemas y, sobre todo, con precisión. Es una estructura que permite la velocidad, no el caos disfrazado de eficiencia. En el mundo jurídico, también desempeña un papel importante: la gobernanza ágil existe. Pero puede que no sea el primer concepto que la gente asocie a la gobernanza.
La gobernanza suele parecer pesada, lenta y atada a pasos interminables. Sin embargo, las personas más responsables de ella, como los consejeros generales, los secretarios de los consejos de administración y los altos responsables jurídicos necesitan la agilidad más que nadie. Gestionan información de gran importancia, apoyan la toma de decisiones ejecutivas y coordinan procesos que sólo funcionan cuando la información es fiable y está organizada.
La pregunta ahora es: ¿Cómo se traduce la agilidad en gobernanza? ¿Cómo es y qué resultados pueden esperar los responsables jurídicos?
Tres signos de gobernanza ágil
Mejores decisiones, porque la información es clara
Una información clara y estructurada es clave en todos los aspectos de la empresa. Cuando los documentos y los datos se encuentran en lugares diferentes, o peor aún, sólo en la mente de alguien, el resultado puede ser catastrófico. La gobernanza ágil viene acompañada de una información clara. Esto significa que está clasificada, centralizada, estructurada y organizada de forma que cualquiera, incluso los recién llegados, pueda entenderla.
Parece obvio, pero conseguirlo puede ser más difícil de lo que parece, especialmente para organizaciones con un largo historial, pero una trayectoria corta. Tomemos el ejemplo de una de las tareas más importantes y a veces repetitivas: la gestión de las reuniones del consejo de administración.
Con una sólida estrategia de gestión del consejo (definición de funciones, periodicidad, establecimiento de prioridades…) y la herramienta adecuada, la agilidad surgirá de forma natural. Los órdenes del día, las actas y las resoluciones centralizadas, así como el intercambio seguro de documentos, permiten que las decisiones se basen en información alineada y verificada. Esto elimina la necesidad de adivinar qué versión es definitiva o no, qué se ha completado o no. En otras palabras, es más fácil priorizar y establecer objetivos que, en última instancia, conducen a mejores decisiones.
Menos trabajo manual y menos tareas repetitivas
Está demostrado que muchos equipos jurídicos malgastan horas en tareas de escaso valor. Nuestra encuesta realizada con Above the Law en 2024 mostró que casi el noventa por ciento de los abogados y profesionales del derecho declararon que su jornada laboral se veía algo, muy o casi totalmente lastrada por tareas administrativas que les restaban tiempo para el trabajo jurídico de alto nivel.
Dedicar tanto tiempo a tareas tediosas no mejorará la agilidad de la gobernanza. Pero hay distintas formas de contrarrestar este problema tan común. Una vez que la información está estructurada y limpia, resulta más fácil identificar qué actividades están consumiendo tiempo y bloqueando el trabajo más estratégico. Estas tareas suelen ser muy fáciles de detectar. Implican revisiones manuales, aprobaciones repetidas de contratos, recopilación de información o actualización de documentos que a nadie le gusta mantener.
La tecnología jurídica elimina gran parte de esta sobrecarga. En la gestión de contratos, por ejemplo, los flujos de trabajo automatizados pueden dirigir los contratos para su aprobación de acuerdo con directrices internas sin que nadie tenga que perseguir firmas. En la gestión de consejos de administración, las transcripciones automatizadas de las actas eliminan el esfuerzo manual de elaborar estos importantes documentos después de cada reunión. Algunas herramientas incluso envían automáticamente resúmenes de las actas a los participantes pertinentes, eliminando un paso más del equipo jurídico.
La eficiencia forma parte de la infraestructura por elección, y la reducción del trabajo repetitivo crea espacio para una verdadera agilidad en la gobernanza.
La precisión prevalece en todo momento
En la gobernanza, la precisión no es opcional, y las pequeñas incoherencias pueden convertirse en riesgos reales. Como ya se ha dicho, ser ágil no significa ser rápido a toda costa. Significa ser preciso tan rápido que los equipos no necesiten rehacer el trabajo. La precisión lo acelera todo y aún más si es un aspecto constante de sus datos e información de gobernanza.
Una vez más, todo empieza con una estrategia sólida respaldada por una información clara. Una información limpia significa que las actualizaciones se producen en tiempo real y son fáciles de rastrear. Como resultado, no hay datos obsoletos que ralenticen a los equipos o les obliguen a comprobarlo todo dos veces. Cuando la información es incorrecta o incompleta, todo se ralentiza. Cuando la información es correcta desde el principio, las decisiones avanzan sin vacilaciones.
Las herramientas del ciclo de vida de los contratos refuerzan esta precisión evitando que circulen plantillas obsoletas, garantizando que las cláusulas obligatorias permanezcan en su lugar y capturando los metadatos correctos en todo momento. Los board portal hacen lo mismo con los materiales de gobernanza. La precisión se convierte en algo inherente, no en un favor que alguien recuerda hacer cuando tiene tiempo.
En conclusión, cuanto más precisa sea la información, más ágil será la organización.
La gobernanza ágil está a su alcance
La agilidad en la gobernanza no es una tendencia ni una palabra de moda, sino una ventaja práctica. Significa trabajar con:
La función jurídica y los equipos directivos pueden incorporar la agilidad a sus prácticas de gobierno con estos principios. El socio tecnológico adecuado potenciará todos los elementos anteriores, ayudando a los equipos a marcar la diferencia entre reaccionar ante los problemas y adelantarse a ellos.
Tenga en cuenta que la tecnología jurídica no sustituye a al liderazgo. Solo lo refuerza, proporcionando a los equipos la estructura que hace posible un trabajo preciso, rápido y de alta calidad en todo momento.
