Introducción
La tecnología es lo que hacemos de ella, y eso se aplica tanto a nuestras herramientas profesionales como a las que utilizamos en nuestra vida personal. Las herramientas de gestión de consejos de administración no son una novedad. La pregunta es: ¿de verdad la usan bien o solo como un repositorio documental? Es comprensible que muchos consejos confíen en estas plataformas principalmente como depósitos seguros de documentos. Pero pueden hacer mucho más que eso. Como ocurre a menudo, el verdadero reto es ir más allá de la herramienta. Es hacerlo pasar de un archivador digital, en un impulsor para la gestión eficaz del consejo de administración.
El problema de la infrautilización
Eligió la herramienta, se ha llevado a cabo la implantación y ahora todo está en su sitio, pero los equipos no sacan el máximo partido. A veces, incluso la estrategia de gestión del cambio más sólida no basta para aprovechar la tecnología.
Tener el material de las reuniones de consejo administrativo en un solo lugar es mejor que tenerlos dispersos. Sin embargo, esto no garantiza un mejor cumplimiento ni una mejor estrategia general. La documentación sólo tiene sentido cuando está clasificada, etiquetada, indexada y, sobretodo, almacenada con un propósito. Las herramientas de gestión de consejos de administración incluyen funciones sofisticadas. Por ejemplo funciones que permiten una planificación y coordinación automatizada, pero a menudo se pasan por alto.
¿Qué más puede hacer una herramienta para juntas directivas? La lista no es exhaustiva, pero podemos considerar la posibilidad de proporcionar pistas de auditoría listas para enviar, registros de actividad, generación de actas, seguimiento de tareas y notificaciones automáticas.
Estas herramientas también pueden poner de relieve tendencias como los índices de asistencia, las firmas que faltan en las reuniones o los retrasos en las aprobaciones. Para evitar que su software se convierta en un archivador digital de PDFs y carpetas de reuniones, tenemos algunas recomendaciones.
Tips para una gestión eficaz del consejo de administración
Disponer de una herramienta no significa que todo esté en orden, como hemos visto. Los consejos administrativos ambiciosos saben que su solución de gestión de reuniones administrativas se puede utilizar de diferentes maneras.
Comunicación centralizada
Uno de los mayores problemas, quizá el mayor en todos los sectores, es la falta de comunicación. Cuando se trata de la gestión de consejos administrativos, pueden ser muchas cosas. Por ejemplo, largas cadenas de correos electrónicos hasta documentación de reuniones dispersa en SharePoint. La solución adecuada habilitará hilos de discusión, vinculará correos electrónicos a reuniones y admitirá comentarios dentro de la aplicación. Todo esto permite a los usuarios encontrar lo que buscan sin tener que hacer saltar de una herramienta a otra. Además, mantiene los documentos en el contexto en el que deben estar, y cada comentario o decisión permanece conectado con el documento o la agenda pertinente.
Workflows de gobernanza
La gobernanza depende de la coherencia. Sin embargo, las soluciones de gestión de consejos se infrautilizan para mejorar la gobernanza. Ya sea por falta de conocimiento del producto (aunque un buen proveedor de servicios fomentará su uso durante la fase de implementación) o simplemente por error. Los consejos de administración que quieren prepararse para el futuro crean workflows de gobernanza en un único lugar. Las firmas de resoluciones, los recordatorios de tareas y las aprobaciones pueden realizarse desde la misma plataforma. Esto no sólo ayudará a crear una gestión eficaz del consejo de administración, sino que también creará responsabilidad. ¿El resultado? Un registro claro de las acciones de gobernanza, automatizado, que favorece tanto la transparencia como la trazabilidad, sin el trabajo manual.
Cumplimiento automatizado
Una solicitud de auditoría de última hora o el incumplimiento de un plazo por un día, ambos son signos clásicos de un mal seguimiento del cumplimiento. Por suerte, una solución sólida para consejos de administración puede evitarlo. En lugar de confiar en la memoria o en listas de aprobadas manualmente, los miembros de consejo y los secretarios del consejo de administración pueden automatizar el cumplimiento dentro de la herramienta. Por ejemplo, un secretario corporativo puede marcar plazos importantes y establecer un recordatorio desde la plataforma. Cada edición, firma de reunión o resolución, o aprobación registrada se suma a una pista de auditoría verificable. Esto no sólo reduce el estrés en torno a la presentación de informes, sino que también crea una cultura de cumplimiento continuo en lugar de correcciones reactivas.
Siguiente paso: utilizarlo bien
La gestión eficaz del consejo de administración es algo que se construye; no es magia y ninguna función tendrá efecto sin una estrategia. Enfocar la solución de gestión del consejo teniendo en cuenta los aspectos anteriores ayudará a los miembros y secretarios del consejo administrativo a utilizar la herramienta con intención (y con coherencia).
Lo mejor es empezar paso a paso, aunque a veces parezca poco. Por ejemplo:
Estos pasos pueden parecer muy operativos, pero todos forman parte de una estrategia de gobernanza más amplia cuando se hacen correctamente. Cuando los miembros del consejo y los secretarios utilizan la herramienta del consejo con la mentalidad adecuada, son más responsables, más eficientes y toman mejores decisiones.
Cómo elegir la herramienta de gestión de reuniones de consejo administrativo
Antes de añadir una solución de gestión de consejos de administración a su colección, asegúrese de que es la adecuada. Esta guía le ofrece consejos para ayudarle a elegir con confianza.
