Gestión de poderes

Gestión digital y automatizada de los mandatos y poderes corporativos

1 Una necesidad empresarial

Una empresa es una persona moral, no existe como individuo, sino que es un grupo de personas físicas que han creado una organización para cumplir con los objetivos empresariales internos. Y esta persona moral necesita representantes personas físicas para el desarrollo de su actividad en el mercado. A veces las empresas empiezan con un representante único. Pero, rápidamente esta persona llega al limite de sus capacidades físicas y necesita delegar una parte de sus poderes, obligaciones y responsabilidades a otros individuos para que la empresa crezca, para facilitar su operativa, para no sobrecargarse de trabajo, para prevenir disfunciones y motivar a las personas que participan al proyecto empresarial.

Así como los administradores son un órgano necesario en las sociedades de capital (órgano de administración: arts. 209-252 LSC), la empresa puede también designar apoderados (art. 249.1 LSC, arts. 284, 292.I CCom), y este nombramiento corresponde precisamente al órgano de administración. A los administradores corresponde la representación orgánica de la sociedad, mientras que los apoderados ostentan una representación voluntaria.

Los «poderes» son documentos legales otorgados por una persona física o una empresa para designar a otra como su representante para que actúe en su nombre en determinados actos jurídicos que tengan un impacto legal.

Los administradores de la compañía o otros apoderados quienes tienen la facultad legal de hacerlo son las partes involucradas para otorgar poderes y se llaman «poderdantes«. Un apoderado es aquella persona nombrada por el poderdante, para que pueda actuar con determinadas facultades que se recogen en una «carta poder» y/o una escritura llamada «poder notarial«.

El representante deberá acreditar su cualidad de apoderado mediante la exhibición de la copia autorizada del poder.

La carta poder es un documento privado, debe ir suscrito por dos testigos y guarda apariencia de carta informal, su formalidad es menor con respecto al poder notarial. Con esta carta poder una persona puede obrar en representación de otra.

La representación por parte del apoderado se puede realizar de forma única, solidaria (independiente) o mancomunada (conjunta), en unión de uno o varios administradores o apoderados.

Principales tipos de poderes:

Poder general para actos de dominio: Se le concede al apoderado amplias facultades, tal como si fuera el mismo dueño de tal manera que puede usar el poder varias veces hasta que sea revocado. En particular el puede disponer del patrimonio de la empresa.

Poder de Administración: El apoderado puede gestionar el patrimonio del representado, para realizar diversas acciones como firmar contratos o trámites ante diversas personas e instituciones, donde esté implicada la administración, conservación y resguardo de los bienes.

Poder general para pleitos y cobranza: el apoderado puede representar al poderdante en diversos juicios o trámites independientemente del carácter civil, penal, familiar, laboral o administrativo.

Poder especial: el poder está limitado para llevar a cabo solo una acción y este pierde su valor cuando la acción se termina.

Consecuencias jurídicas:

  1. Delegación: el apoderado puede hacer algo en el nombre del poderdante. El poderdante renuncia a su exclusividad sobre sus facultades.
    Entonces es muy importante ser riguroso en la descripción de las facultades otorgadas y sus limites.
  2. Revocabilidad: Es importante indicar que es revocable y describir de manera precisa como se puede revocar. También, definir una duración ayuda a controlar y adaptar las facultades otorgadas según la evolución del negocio.
  3. Responsabilidad y información: El apoderado ha de rendir cuentas al poderdante de su gestión y es responsable de dicha gestión por dolo o culpa.
  4. Subdelegación: Par seguir controlando la cadena de delegación es oportuno definir la posibilidad de delegar y limitarla.
  5. Impacto financiero: El negocio que celebre el apoderado obliga la empresa a poner a su disposición los fondos necesarios a su realización (incluso aunque el negocio no salga bien, salvo que sea por culpa o negligencia del apoderado) e indemnizarle de todos los daños y perjuicios que le haya ocasionado la gestión (salvo que sean por su culpa o negligencia ).

2 Optimización

Las crisis económicas y sanitarias generan en las empresas situaciones de tensión alta a las que deben enfrentarse con calma y rapidez. Al mismo tiempo, en un entorno cada vez más complejo y competitivo, la toma de decisión requiere la participación de más personas con experiencias y conocimiento específicos, lo que puede ralentizar el proceso, salvo si se les otorga los poderes apropiados.

Un panorama complejo requiere una información centralizada.

En las empresas grandes y/o con muchas entidades, la gestión de los poderes es un reto y tiene un impacto sobre la gestión operativa. Una gestión eficiente, reactiva, fluida de los poderes va contribuir de manera importante al desarrollo del negocio.

Los poderes son revocables y tienen una duración limitada. Por lo tanto, para conseguir una reactividad y una eficacia optima hay que seguirlos, actualizarlos y renovarlos a tiempo, antes que se venzan.

En algunos grupos hablamos de cienes de apoderados y hasta miles de poderes distintos, con facultades, modo de ejercicio, duración distintos. El abogado corporativo encargado del seguimiento de estos poderes necesita un rigor descomunal. Es a la vez muy repetitivo cuando hay que renovar poderes que se vencen o substituir un apoderado por otro en caso de baja de la empresa y conlleva una responsabilidad y un impacto financiero que pueden ser muy importantes.

La automatización del proceso no solamente será un alivio para el abogado corporativo encargado pero también para sus jefes que tendrán que asumir una parte de la responsabilidad y además será una reducción importante de riesgos a nivel de la empresa.

La suite DiliTrust Governance permite automatizar, sistematizar y simplificar el proceso de gestión de poderes.

El abogado corporativo dispondrá de un calendario para visualizar y planificar las futuras renovaciones de poderes. El podrá programar y recibir notificaciones unos días antes de la fecha de vencimiento de los poderes. El podrá consultar de manera instantánea los poderes de cualquier apoderado del grupo y obtener en un clic la información sobre las facultades otorgadas, el rango, el importe máximo, la duración, el modo de ejercicio, los nombres de los apoderados solidarios o mancomunados, etc.,

El Director Jurídico podrá seguir algunos poderes, asignar o reasignar (en caso de baja) la tarea de la renovación, las substitución o la creación de nuevos poderes al miembro de su equipo disponible.

Ambos podrán sacar cuando lo necesitan una lista de todos los apoderados y de los poderes del grupo y filtrar por empresa, por tipo de poder, etc.