Una herramienta de gestión de ciclo de vida de contratos, conocida en inglés como Contract Lifecycle Management o CLM, puede ser de gran ayuda para los profesionales de compras.
Retrasos en los pedidos y pagos, dificultades para obtener información sobre la cadena de suministro… Los efectos negativos son múltiples. Sin embargo, el análisis de los contratos y la gestión de riesgos contractuales constituyen soluciones efectivas para abordarlos.
A continuación, le explicamos cómo las herramientas CLM pueden ser útiles para el área de Compras.
¿Qué es una herramienta de gestión de ciclo de vida de contratos (CLM)?
Acelerar la productividad de los equipos gracias a la tecnología es el principal objetivo de la transformación digital de las empresas. Las herramientas que permiten la colaboración a distancia, la automatización de tareas repetitivas y la medición precisa de acciones forman parte de esta estrategia.
Las herramientas de gestión de ciclo de vida de contratos son ejemplos clave de esta categoría. Estas optimizan los procesos contractuales de las empresas.
Nuestra herramienta CLM, basada en una plataforma en la nube y en modo SaaS, analiza los contratos empresariales y extrae contenido clave —cláusulas, fechas, etc. A través de un análisis semántico, almacenamos los contratos de forma totalmente segura, permitiendo búsquedas, modificaciones, validaciones y firmas electrónicas de los mismos.
Un software SaaS es una solución segura y accesible a distancia. Esto facilita que todos los equipos, tanto jurídicos como operativos, colaboren en la gestión de los contratos empresariales.
Herramienta de gestión de ciclo de vida de contratos para el área de Compras: ¿por qué es útil?
Gestionar los riesgos legales de los contratos, garantizar y acelerar la formalización de acuerdos, y optimizar los márgenes son tareas clave para los equipos de compras.
Una herramienta de gestión de ciclo de vida de contratos, como la nuestra, participa en cada etapa del proceso contractual. Proporciona una visibilidad integral y puede prever obstáculos potenciales relacionados con los compromisos contractuales con los proveedores.
Además, elimina tareas repetitivas, como rellenar manualmente todos los campos de un contrato copiando y pegando información.
Estudios de la IACCM, la asociación mundial de gestión de contratos, estiman que aproximadamente un cuarto a un tercio de las empresas enfrentan dificultades para:
- Localizar sus contratos
- Encontrar información específica con cláusulas particulares
- Evaluar o reportar riesgos en sus carteras de contratos
En DiliTrust, sabemos que los contratos más efectivos son aquellos respaldados por procesos sólidos, políticas claras y una gestión de riesgos robusta. Así, cuando cambian las condiciones externas, los contratos pueden reflejar dichos cambios para ayudar a las partes interesadas en la toma de decisiones.
El problema central es que, sin un repositorio digitalizado lleno de contratos “inteligentes” que modelen la complejidad y riqueza del intercambio de valor en las relaciones comerciales en un mundo de riesgos, las empresas operan a ciegas y se exponen a riesgos innecesarios.
1) Garantizar y acelerar la formalización con flujos de trabajo de validación
Una herramienta CLM permite configurar flujos de trabajo o circuitos de validación. Es como un trayecto automatizado (con validadores predefinidos) que un contrato debe seguir. Así, el contrato se valida automáticamente por las personas adecuadas antes de enviarse para su firma.
???? ¿Sabía esto?
DiliTrust permite firmar documentos electrónicamente mediante herramientas integradas como Docusign y Dropbox Sign. ¡Las órdenes de compra se firman más rápido!
2) Mejorar la conformidad de los contratos con funciones especializadas
“El 80% de los compradores no dominan completamente los términos legales y la estructura de sus contratos.”
McKinsey
No obstante, reforzar la conformidad de los nuevos contratos es una de sus responsabilidades. En este aspecto, la tecnología puede ser un apoyo esencial.
Una herramienta de gestión de contratos permite que los equipos legales creen plantillas de contratos para que estén listas para usar por otros departamentos. Esta funcionalidad garantiza que los compradores trabajen siempre con contratos conformes.
DiliTrust también ofrece un clausulario colaborativo, una biblioteca que agrupa todas las cláusulas aprobadas por el departamento legal (cláusulas de seguridad, compromisos, ciberseguridad, rescisión), que se puede buscar fácilmente con un motor de búsqueda inteligente. Esto refuerza aún más la conformidad y facilita la comparación de cláusulas por parte de los compradores.
3) Cumplir con las obligaciones de los proveedores y evitar vencimientos
“El 60% de los contratos de proveedores se renuevan automáticamente sin análisis ni decisión previa.”
Universidad de Aberdeen, 2021
Sin embargo, los profesionales de compras necesitan diariamente:
- Comparar precios entre proveedores
- Hacer seguimiento de obligaciones a lo largo del tiempo
- Acceder fácilmente a la información clave de los contratos
Con DiliTrust, los contratos están centralizados en una interfaz única y actualizada dentro de una base de datos segura. Incluso a distancia, se pueden consultar sin problemas.
Para evitar penalidades y renovaciones automáticas, puede configurar alertas automáticas en los contratos. De esta manera, se notificará con antelación sobre los vencimientos y podrá tomar las acciones necesarias antes de las renovaciones automáticas.
4) Analizar y mejorar el desempeño de los proveedores
¿Cómo mitigar riesgos en la cadena de suministro y tomar decisiones acertadas? Con DiliTrust, es muy fácil analizar los datos de los contratos:
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