Tener los contratos organizados es un componente fundamental de la gestión eficaz de una empresa, sea cual sea su sector. Sin embargo, cuando se trata de transacciones financieras, su importancia es realmente alta. Así se trate de una adquisición como de una ronda de inversión, quienquiera que estudie su empresa querrá examinar sus contratos. En este artículo nos adentraremos en la importancia de una estrategia contractual sólida para las transacciones financieras. Por supuesto, compartiremos algunos consejos sobre cómo hacerlo bien.
Organización contractual de las transacciones financieras: un componente clave
En esencia, la organización de contratos implica gestionar, clasificar y almacenar cuidadosamente los acuerdos contractuales de una empresa. Esto incluye acuerdos de accionistas, confidencialidad, licencias y contratos de financiación complejos. A medida que las empresas realizan transacciones, tener contratos organizados permite un acceso rápido a información precisa y actualizada. Por lo tanto, esto facilita el trabajo de inversores, equipos jurídicos y profesionales de fusiones y adquisiciones.
En el contexto de transacciones financieras, como fusiones o rondas de inversión, la organización va más allá del simple almacenamiento. De hecho, los implicados dependen de contratos claros para evaluar riesgos y garantizar el cumplimiento legal. Además, estos documentos permiten verificar con rapidez la situación jurídica de la empresa. Por consiguiente, cada contrato debe ser fácil de encontrar y estar correctamente clasificado. También debe reflejar el estado actual de la relación que regula. En definitiva, contar con un sistema así evita sorpresas legales que podrían retrasar o bloquear una transacción.
¿Qué tiene que ver la organización de contratos con las transacciones financieras?
Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de los contratos organizados en las transacciones financieras, como las fusiones y adquisiciones (M&A) y las rondas de inversión. En estas situaciones de alto riesgo, las partes implicadas examinan minuciosamente los detalles de cada documento para garantizar su exactitud y mitigar los riesgos. A continuación analizamos el papel de la organización de contratos en estas transacciones financieras.
Papel de los contratos en las fusiones y adquisiciones
Las fusiones y adquisiciones son transacciones complejas que requieren una diligencia debida detallada. Durante una fusión y adquisición, ambas partes deben evaluar las obligaciones contractuales y las posiciones jurídicas de la otra. Los contratos desorganizados o incompletos pueden provocar retrasos significativos en este proceso. Imagínese una situación en la que el comprador descubre cláusulas incompletas o contradictorias en un contrato justo antes del cierre: podría ser desastroso.
Para el adquirente, los contratos organizados aportan claridad sobre los pasivos, los activos, los derechos de propiedad intelectual y las obligaciones en curso de la empresa. Los inversores, por su parte, necesitan asegurarse de que nada afecte la valoración de la empresa. Por ejemplo podría ser un pasivo oculto o problema legal sin resolver. Además, la integración posterior a la adquisición suele implicar la gestión de numerosos contratos. Entre ellos contamos con cosas como los acuerdos con proveedores o los contratos de los empleados. Tener estos contratos bien organizados garantiza transiciones fluidas y mitiga los riesgos.
Durante la fase de diligencia debida de una operación de fusión y adquisición, ambas partes examinarán los contratos de la empresa objetivo para verificar la integridad y validez de los acuerdos vigentes. Esto puede incluir contratos con clientes, acuerdos con proveedores o acuerdos de asociación. Los contratos desorganizados pueden hacer que se pierdan oportunidades o incluso responsabilidades financieras si no se evalúan adecuadamente. Un repositorio de contratos organizado permite un acceso rápido y sencillo a estos documentos cruciales, lo que posibilita un proceso de diligencia debida más eficiente y exhaustivo.
Papel de los contratos en una ronda de inversión
En las rondas de inversión, ya sea de capital riesgo o de capital privado, los inversores hacen mucho hincapié en comprender el marco jurídico de la empresa que están considerando. Normalmente, los inversores quieren revisar los contratos de la empresa para evaluar los riesgos y obligaciones que pueden heredar con su inversión. Unos contratos bien organizados permiten una revisión jurídica eficaz y precisa, lo que ayuda a los inversores a tomar decisiones con conocimiento de causa.
Los inversores pueden solicitar diversos contratos, como documentos fundacionales, acuerdos de accionistas, derechos de propiedad intelectual y contratos con clientes. Estos documentos deben estar fácilmente disponibles y ser fáciles de consultar para evitar retrasos en el proceso de inversión. Además, un registro limpio y organizado de los contratos es señal de profesionalidad e infunde confianza a los inversores.
Además, dado que las rondas de inversión suelen implicar negociaciones sobre los términos y condiciones de la operación, los contratos organizados garantizan que todos los acuerdos previos estén alineados y que no haya conflictos de intereses ocultos que puedan hacer saltar las alarmas. Un sistema racionalizado de organización de contratos puede mejorar la confianza entre la empresa y sus inversores, lo que en última instancia contribuye a que los fondos fluyan sin problemas y a que se cierre la ronda de inversión.
Consejos para mantener sus contratos en orden en todo momento
Los profesionales jurídicos desempeñan un papel fundamental en la creación y el mantenimiento de los sistemas que permiten una estrategia contractual ordenada. Uno de los principales objetivos cuando se trata de transacciones financieras es permitir a las partes externas e internas una revisión eficaz de la diligencia debida. Exploremos algunas formas de hacerlo.
Trabajar en equipo con los socios y herramientas adecuados
Como ya se habrá dado cuenta, confiar en sistemas manuales para la gestión de contratos no es factible. Hay varias soluciones disponibles que ofrecen automatización, entre otras cosas y, en última instancia, agilizan las operaciones durante transacciones cruciales. Una herramienta de gestión de contratos específica, como DiliTrust CLM, garantiza que sus contratos estén bien gestionados. También permite que sean fácilmente accesibles siempre que sea necesario.
DiliTrust proporciona una plataforma centralizada que ayuda a organizar los contratos con funciones avanzadas de búsqueda, clasificación y control de versiones. Las herramientas adecuadas también ayudan a garantizar el cumplimiento. Alertan automáticamente a los equipos de las fechas de renovación, los plazos o cualquier cambio en las obligaciones contractuales. Esto es fundamental durante las negociaciones de fusiones y adquisiciones o inversiones.
Plantillas, clasificación y orden
Por supuesto, la herramienta que elijas hará milagros para mantener limpia tu biblioteca de contratos. No obstante, tendrás que hacer un trabajo de organización en colaboración con otros equipos o usuarios de la plataforma. Te recomendamos que sigas algunos consejos para facilitar el acceso a la diligencia debida cuando surjan transacciones importantes.
Asegúrese de que cada contrato esté debidamente etiquetado con detalles esenciales. Por ejemplo con la fecha de inicio, las fechas de vencimiento, las partes implicadas y la jurisdicción. Más allá de mantener estructurados los contratos, el objetivo es permitir búsquedas rápidas y un seguimiento eficaz del historial. Esto es especialmente importante para los inversores. Probablemente realizarán auditorías de los contratos durante las rondas de financiación. En definitiva, unos contratos bien organizados facilitarán el acceso y la comprensión de los documentos por parte de los equipos internos y las partes externas.
La creación de un sistema de archivo organizado mejorará significativamente la eficacia de los procesos de diligencia debida y de cualquier transacción financiera. Con todo perfectamente clasificado, los profesionales jurídicos y los inversores podrán encontrar fácilmente los documentos que necesitan. Así, no perderan tiempo rebuscando en archivos desorganizados.
No espere a que surja una transacción importante, empiece hoy mismo
Los contratos organizados no son sólo un lujo; son esenciales para el éxito de las transacciones financieras. Esto incluye las fusiones y adquisiciones y las rondas de inversión. Los inversores y los profesionales de fusiones y adquisiciones dependen de contratos claros y accesibles. Es necesario para evaluar los posibles riesgos y validar las condiciones de una operación.
Mediante la aplicación de las mejores prácticas para la organización de contratos, las empresas pueden agilizar sus procesos legales, mitigar los riesgos y, en última instancia, facilitar mejores resultados financieros.
