La eficiencia es uno de los objetivos principales de cualquier departamento corporativo. Cabe decir que para los equipos legales, la eficiencia jurídica es primordial. En los últimos años hemos asistido a cambios en la percepción de los departamentos jurídicos. Estos, han pasado de ser simples ejecutores a convertirse en asesores y facilitadores estratégicos. Por ello, es lógico que dediquen tanta energía a la gestión de contratos, ya que esta función es estructural desde un punto de vista empresarial. Piénselo: cuando las negociaciones contractuales se alargan o las condiciones de pago se retrasan, el efecto dominó puede afectar muchos componentes. Por ejemplo, la tesorería, retrasar la ejecución de la empresa y paralizar los objetivos estratégicos.
En un reciente análisis de mercado que publicamos en DiliTrust, nos encontramos con datos impactantes. Encubramos la necesidad y beneficios reales de optar por una herramienta de CLM par la gestión contractual. Mostraremos hasta que punto puede impactar su eficiencia jurídica de manera positiva.
La mala gestión contractual cuesta caro
La eficiencia jurídica no se limita a ganar tiempo, va mucho más allá. Nuestro reciente libro blanco sobre ineficiencias jurídicas con Above the Law señala cómo la lentitud de los ciclos contractuales agota los recursos y afecta a la moral de los equipos jurídicos. Además, estas ineficiencias bloquean el trabajo de otros equipos, como los de ventas y compras. Nuestro estudio de mercado es bastante revelador… Demuestra que un CLM sólido puede mejorar los retrasos en los pagos, reduciendo su tiempo en un 30%.
En definitiva, incorporar un CLM a sus herramientas va supera las mejoras operacionales. La optimización del rendimiento financiero impulsada por los equipos jurídicos puede ser drástica. Exploremos un posible caso de uso para ilustrar mejor los costosos riesgos de una mala gestión de los contratos.
Caso real: Falta de trazabilidad para auditorías
Durante una auditoría de cumplimiento rutinaria, una empresa grande de manufactura se encuentra en aprietos. La empresa no trabajaba con una herramienta CLM y tenía contratos dispersos en e-mails, unidades locales y más. hilos de correo electrónico, unidades locales y más. Un día lo auditores solicitaron un seguimiento claro de la aprobación de determinados acuerdos con proveedores. Desgraciadamente la empresa no pudo presentar la documentación a tiempo.
Al final, la empresa tuvo que pagar costosos gastos legales por el retraso de la auditoría . Este tipo de incidentes resaltan la gran necesidad de tener contratos centralizados. Con las herramientas adecuadas, los equipos jurídicos mejorarán la eficiencia jurídica. Además, permiten ahorrar en gastos innecesarios y controlan mejor los riesgos contractuales.
La aprobación rápida de contratos beneficia el flujo de caja
Los equipos jurídicos reciben nuevos contratos todos los días. Una de las quejas habituales es que cuando llega un nuevo contrato, ya sea para incorporar a un nuevo proveedor o cerrar un trato con un cliente, es que la validación es muy lenta. Los contratos tienen un impacto significativo en la economía de una empresa. Cada día extra necesario para sacar adelante un acuerdo puede representar mucho dinero. Cuando se gestionan manualmente, cosas como las firmas llevan su tiempo.
Nuestro análisis de mercado demostró que un CLM puede adelantar hasta +75% los ciclos de negociación y firma. A su vez, esto conlleva a la recepción más rápida de ingresos y a una mejor experiencia cliente. Por último y no menos importante, reduce altamente la carga administrativa.
Al alinear los contratos con el departamento financiero, los clientes pueden entrar más rápido en la base. Como resultado, se impulsan los ingresos y todos los equipos quedan satisfechos.
Escenario de la vida real: Lucha contra el retraso en los ingresos
Imaginemos un proveedor de energía, que no dispone de un sistema digital de gestión de contratos. Cada vez que deben integrar un nuevo cliente grande, la aprobación con este último lleva hasta dos semanas. Ya sea por falta del firmante, por errores en las cláusulas específicas a cada cliente… es un gran atraso. Cada día extra supone un retraso en los ingresos de la empresa.
Para solucionar el problema, la empresa implantó flujos de trabajo automatizados a través de un CLM. A partir de ese momento, las aprobaciones se hacen casi instantáneamente y se habilitaron las firmas digitales, lo que redujo significativamente el tiempo medio de firma. Como resultado, los pagos empezaron a llegar antes y el flujo de caja se estabilizó. De este modo, el departamento jurídico se convirtió en un acelerador de ingresos.
Los márgenes aumentan con la buena gestión de contratos
Muchos departamentos luchan por demostrar el valor real de las nuevas herramientas para su trabajo y el impacto global en el negocio. Durante mucho tiempo, el área jurídica no necesariamente iba de la mano con el aumento de márgenes. Pero eso ha cambiado. Desde que los profesionales jurídicos se han convertido en facilitadores del negocio, a través de bibliotecas de cláusulas estructuradas o pudiendo marcar términos de riesgo en tiempo real, cada vez más equipos directivos están convencidos de la importancia de las soluciones LegalTech. Por ejemplo, nuestro estudio de mercado reveló que un CLM puede aumentar los márgenes hasta un 10% mediante una mejor renegociación y posiciones.
Además, al proporcionar una mejor visibilidad de las obligaciones contractuales y estandarizar los términos de alto valor, todas las partes necesarias consiguen entender la posición de la empresa frente a sus proveedores, por ejemplo. Cuando los equipos jurídicos disponen de herramientas para actuar estratégicamente, su impacto se deja sentir en todo el balance.
Caso real: Pasar de gastos excesivos a una estrategia contractual
Un organismo público llevaba años trabajando con los mismos proveedores, con condiciones que no se ajustaban a la realidad del mercado. Aunque los servicios seguían siendo adecuados, los costes habían aumentado. Por si fuera poco, el departamento jurídico ya contaba con un presupuesto ajustado.
Cuando el departamento jurídico adoptó un CLM, obtuvo una visibilidad total de los plazos de los contratos, los activadores de renovación y los datos de evaluación comparativa. Toda la información estaba disponible de un vistazo, y para todas las partes interesadas. El departamento jurídico descubrió acuerdos obsoletos y los marcó. Ahora comprendían mejor por qué se estaba produciendo el gasto excesivo. El proveedor ofrecía precios muy superiores a los estándares del sector.
Armado con datos, el equipo jurídico dirigió una iniciativa de renegociación. No solo recuperaron el margen perdido, sino que reajustaron el gasto de los proveedores a los objetivos estratégicos de la agencia.
La clave de la eficiencia jurídica es el socio adecuado
Como hemos visto, cuando se optimizan las operaciones jurídicas, los beneficios van mucho más allá del departamento jurídico. Los contratos se mueven más rápido. Los pagos llegan antes. Los márgenes mejoran. Y la empresa funciona con más confianza.
Es hora de dejar de ver el aspecto jurídico como un coste. Empiece a aprovecharlo como catalizador del rendimiento. Descubra cómo el CLM de DiliTrust puede ayudarle a cerrar contratos más rápidamente. Mejorará sus resultados financieros y convertirá el aspecto jurídico en un motor de crecimiento.
