El reto al que se enfrentan las empresas es seguir siendo eficientes y productivas a pesar del flujo diario de documentos. El número de documentos que hay que firmar y validar se multiplica, al igual que el número de contactos que hay que tener en cuenta. Estos retos exigen un nuevo enfoque. Los intercambios por correo electrónico o el uso de un bloc de firmas en papel ya no son del todo apropiados.
Descubra en este artículo cómo la digitalización de los procesos de validación puede acelerar y facilitar su contractualización.
Las ventajas de un circuito de validación digitalizado
También conocidos como «flujo de validación», los circuitos de aprobación automatizados corresponden a un proceso que automatiza una secuencia de tareas que permiten la circulación de un flujo de información.
Estos circuitos de aprobación automatizados aportan muchas ventajas.
A continuación, le ofrecemos más información al respecto:
1. Mejorar la productividad
La mayoría de las veces, las tareas de aprobación requieren mucho tiempo, porque implica enviar correos electrónicos, recordárselo a los empleados, enviar y recibir información por correo electrónico…
Establecer un flujo de trabajo le permitirá acelerar sus procesos firma de contratos formalizando y normalizando el tratamiento de sus documentos. Una vez automatizada su actividad de validación, ganará en eficacia y rendimiento. El otro beneficio para el abogado es liberar tiempo para concentrarse en su actividad principal.
2. Facilitar la colaboración
Configurar circuitos de validación automatizados también le permitirá agilizar la colaboración entre sus distintos equipos. Sus empleados ya no tendrán que dirigirse al personal operativo o jurídico para obtener su aprobación.
Con los flujos de aprobación automatizados, los datos circulan eficazmente por toda la empresa y son fácilmente accesibles. Su personal tendrá acceso a la información adecuada, en el lugar adecuado y en el momento oportuno.
Alivie la presión de su equipo jurídico: el departamento jurídico es la línea de negocio con mayor interacción en la empresa. Los circuitos de validación permiten a su equipo jurídico acceder rápidamente a la información contractual del personal operativo.
3. Mantener el control
Cuando se trata de contratos, la trazabilidad es una cuestión clave. Con los flujos de trabajo de aprobación, ya no tendrá que consultar todos sus intercambios de correo electrónico para conocer la opinión de cada uno de sus colaboradores. Los flujos de trabajo de aprobación centralizan la información en un solo lugar, por lo que puede recuperar todos los datos con sólo pulsar un botón.
Al mantener el control sobre sus bases contractuales antes de la firma, ganará mayor fiabilidad en la ejecución de su proyecto y reducirá los riesgos relativos a la conformidad de su documento.
4. Ganar visibilidad
Sin una herramienta que automatice los circuitos de validación, es difícil acceder fácilmente a la información: ¿quiénes son los validadores que faltan? ¿Qué información hay que validar? ¿En qué contrato? etc.
Con una plataforma para automatizar los procesos de validación de contratos, puede ofrecer a su empresa una visión global siguiendo el progreso de sus proyectos en tiempo real. En unos pocos clics, podrá ver qué pasos quedan por completar y quién está implicado en el proceso.
Toda la información relativa a la validación de sus contratos se agrupa en un solo lugar, lo que le permite supervisar y controlar fácilmente sus flujos de documentos.
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Buenas prácticas en la digitalización de los procesos de validación
Los flujos de validación deben permitirle organizar su proceso contractual, optimizando el trabajo de cada departamento. Pero para que esto sea eficaz, deben observarse ciertas buenas prácticas:
→ Conocer lo que existe
Como siempre, antes de embarcarse en la implantación de un nuevo proceso, es importante averiguar qué es lo que ya existe en su empresa. Así evitará crear conflictos entre tus distintos procesos, o incluso entre sus distintos programas informáticos. Piense en términos generales: no se limite al departamento jurídico.
El objetivo no es generar procesos de validación para todos los casos de uso, sino establecer flujos eficaces y pertinentes.
→ Definir el objetivo del proceso de validación.
Cada empresa establecerá sus circuitos de validación de forma diferente, en función de su organización y sus prácticas cotidianas. Para disponer de un proceso eficaz, siempre hay que definir el motivo de su implantación:
→ Determinar los pasos del proceso de validación.
El documento seguirá una ruta predefinida por el solicitante.
En el caso de la validación secuencial, el solicitante define los pasos y el orden de validación que deben seguirse. Mientras el primer validador no acepte el contrato, el segundo no podrá, y así sucesivamente.
En el caso de la validación paralela, no hay ningún requisito en cuanto al orden de validación. Se añadirán tantos validadores como sea necesario, y todos ellos pueden aceptar el documento en cualquier orden.
→ Elegir a los participantes en el proceso de validación
Además de las etapas de validación, hay que especificar los validadores en función de su papel en el proyecto (director jurídico, abogado, director financiero, etc.). Cada persona puede dejar un comentario en el documento para expresar su opinión.
La validación puede solicitarse a una persona o a todo un equipo (el equipo jurídico, por ejemplo).
Un ejemplo concreto de flujo de validación con DiliTrust
La solución CLM de DiliTrust ayuda a los profesionales jurídicos en todas las fases del ciclo de vida contractual.
El primer paso consiste en importar un contrato a la plataforma (en formato word o pdf). A continuación, inicie su proceso de validación configurando las distintas etapas.
Puede elegir una validación secuencial o paralela, en función de los requisitos de conformidad de su empresa.
Los validadores recibirán automáticamente una notificación por correo electrónico de la solicitud y podrán acceder al contrato y a toda la información que necesitan para tomar una decisión con un solo clic. Podrán decidir si validan o no el documento. En caso de denegación, pueden dejar un comentario explicando los motivos.
Al mismo tiempo, el solicitante es informado en tiempo real de sus respuestas y puede actuar en consecuencia. También pueden acceder a su historial de validación en cualquier momento.
A continuación, pueden solicitar una firma electrónica directamente en la plataforma, gracias a la integración con Docusign.
