VISIÓN GENERAL
La digitalización de la gestión de juntas directivas ayuda a optimizar la gobernanza al centralizar la información, mejorar la colaboración y mejorar la seguridad. El éxito depende de elegir la plataforma adecuada y alinearla con los procesos de la junta directiva.
PUNTOS CLAVE
- Centralice los datos de la placa para facilitar el acceso y el control.
- Habilite la colaboración remota con herramientas en tiempo real.
- Utilice las funciones digitales para acelerar las decisiones.
- Priorice las plataformas con una sólida seguridad de datos. ólida seguridad de los datos.
Un buen comienzo comienza con las personas adecuadas
Una vez que empiece a pensar en el proceso de implantación de una herramienta, significa que ya ha hecho parte del trabajo, es decir, elegir su solución. Este cambio organizativo cambiará las reglas del juego, pero la digitalización de la gestión de los consejos conlleva ciertos retos…
Si bien las capacidades del software son importantes, las personas hacen o deshacen la implementación. Con demasiada frecuencia, los proyectos se estancan no porque la plataforma carezca de funciones, sino porque los roles internos no están claramente definidos. Los líderes legales y de TI no están seguros de quién está impulsando la implementación. Los miembros de la junta se sienten sorprendidos. Los equipos de soporte se esfuerzan por ponerse al día.
Para evitar esto, los departamentos legales deben tratar la implementación del portal de la junta como una iniciativa compartida con propiedad distribuida.
El Secretario General, un usuario clave
Detrás de cada digitalización exitosa de la gestión de la junta directiva, hay un gran secretario general o corporativo. Este usuario clave y parte interesada a menudo inicia la solicitud y guía algunas de las necesidades más apremiantes con respecto a su nueva herramienta. Como persona responsable de los procesos de gobernanza de la junta directiva, tiende a tener una comprensión profunda de sus necesidades y las de los miembros de la junta.
El Secretario General actúa como:
- Coordinador central: Une a todas las demás partes necesarias y, por lo general, ayuda a la alineación. Esto incluye a los otros jugadores clave que veremos a lo largo del artículo.
- Guardián del cumplimiento: Dado que manejan los registros, las resoluciones y la documentación de la junta, se aseguran de que la herramienta cumpla con los estándares legales internos y externos.
- Optimizador de procesos: Están en la mejor posición para optimizar los flujos de trabajo de las reuniones y establecer expectativas realistas para la adopción
Sus necesidades para tener éxito
- Soporte temprano de TI para cualquier integración necesaria y temas de seguridad/cumplimiento
- Casos de uso bien definidos que determinarán las prioridades y ayudarán a planificar escenarios y plazos realistas
- Autoridad, hasta cierto punto, sobre la configuración de la plataforma.
Miembros de la Junta Directiva: Los Usuarios Finales con Influencia Ejecutiva
Puede parecer obvio, pero merece la pena subrayar que los miembros del consejo de administración son algo más que simples usuarios de la solución de gestión del consejo. Al fin y al cabo, para qué serviría la digitalización de la gestión de los consejos de administración si no se comprometen con la herramienta o no comprenden sus ventajas. Los miembros del consejo no son meros receptores del portal; son cocreadores de su valor estratégico. Su nivel de compromiso (o la falta del mismo) determinará en última instancia si la implantación tiene éxito o se convierte en un coste hundido.
Los miembros del Consejo aportarán:
- Comentarios sobre usabilidad: Como usuarios finales, su aportación garantizará que la herramienta responda a sus necesidades y se ajuste a su forma de trabajar. Cuanto antes recojas su opinión, mejor.
- Índices de adopción: Los miembros de la Junta Directiva son embajadores poderosos. Cuando un alto dirigente adopta y defiende una nueva plataforma, marca la pauta e impulsa un compromiso más amplio en toda la organización.
- Pruebas de gobernanza: Sus flujos de trabajo como votar, revisar y aprobar son donde la plataforma debe demostrar su valor.
Lo que necesitan para triunfar
- Casos de uso claros y comprensibles: Necesitan ejemplos prácticos que reflejen sus responsabilidades cotidianas y demuestren cómo la plataforma apoya el trabajo real de gobernanza.
- Un seguimiento a medida que respete su tiempo: La comunicación antes, durante y después de la puesta en marcha debe adaptarse a sus horarios y prioridades.
- Apoyo constante tras la implantación: La asistencia continua es esencial para mantener el compromiso y garantizar el valor a largo plazo de la plataforma.
Otras partes interesadas que quizá no espere
A pesar que el equipo legal puede liderar la estrategia, otros departamentos y personas clave son esenciales para el éxito de cualquier esfuerzo de digitalización de la gestión de la junta directiva.
El Departamento de Informática
Por lo general, las soluciones de gestión de juntas directivas no requieren tanto trabajo como, por ejemplo, las herramientas de gestión de contratos. Sin embargo, el departamento de TI es crucial para garantizar la seguridad y el cumplimiento, la integración de la infraestructura y la asistencia técnica en caso de problemas complejos.
A medida que elija su herramienta final, el equipo de TI le ayudará a comprender si el proveedor cumple con todos los estándares de ciberseguridad y residencia de datos. Por lo general, el proveedor de servicios comparte esta información desde el principio.
Un ejemplo sencillo de su papel clave es la habilitación de SSO. Los miembros de la junta directiva y los secretarios generales manejan una gran cantidad de información confidencial, y este tipo de inicio de sesión es indispensable para garantizar la máxima seguridad.
Nota importante: Algunos proveedores de servicios también ofrecen soporte informático durante la implantación, por lo que es importante que su departamento informático interno conozca las responsabilidades de cada parte antes de la implantación real.
Jefes de proyecto y administradores
Se necesitan campeones de proyecto en cada paso del proceso de digitalización de la gestión de la junta directiva. El campeón puede variar, a veces es un usuario final, a veces un miembro del equipo de operaciones legales… Independientemente de quién sea asignado o asuma el rol, lo importante es que garanticen una implementación fluida al proporcionar visibilidad y permitir la comunicación entre las partes interesadas.
Por ejemplo, el campeón del proyecto desempeña un papel fundamental en un enfoque de «formación de formadores». Como uno de los primeros usuarios, esta persona ayuda a otros a navegar por la plataforma y ofrece soporte interno. El campeón del proyecto suele ser fácil de identificar y debe estar involucrado desde el principio de la implementación.
Poner los cimientos humanos antes que los digitales
La transformación solo tiene éxito cuando las personas adecuadas se comprometen desde el principio.
Los campeones de su proyecto y los usuarios clave surgirán naturalmente durante el proceso de selección. Lo que importa a continuación es mantener ese impulso: estructurar la fase de implementación, adaptar la capacitación por rol y asignar una propiedad clara.
Al fin y al cabo, las personas impulsan la tecnología.
