Hoy en día, la retención legal es una de las medidas más importantes para proteger a las empresas en caso de litigios inminentes o en curso. Este proceso estructurado garantiza que los documentos y datos relevantes no se borren, modifiquen ni pasen por alto. De este modo, se pueden cumplir las obligaciones legales de retención, asegurar las pruebas y reducir eficazmente los riesgos legales.
¿Qué es una retención legal?
Una retención legal es una instrucción interna de una empresa de no borrar ni modificar determinados datos y documentos porque podrían ser relevantes para un procedimiento judicial en curso o previsto.
Definición de retención legal
Normalmente, los datos de la empresa están sujetos a periodos de supresión automática o a normas de archivo. Sin embargo, si se activa una retención legal, estas rutinas se suspenden temporalmente. Toda la información relevante debe conservarse para que pueda utilizarse como prueba posteriormente.
Los desencadenantes típicos son
Una retención legal garantiza que una empresa cumpla su obligación de aportar pruebas y conservar documentos .
Aunque el término «retención legal» procede originalmente de la legislación estadounidense (descubrimiento previo al juicio), el concepto es igual de crítico para las empresas alemanas. En Alemania, la conservación de pruebas es especialmente importante en el contexto de la Ley de Enjuiciamiento Civil (ZPO) y el cumplimiento de la GoBD (principios para la correcta conservación y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico). Una retención legal garantiza que las empresas cumplan sus obligaciones procesales de cooperar y no se arriesguen a sanciones por obstruir pruebas.
Diferencia entre retención legal y retención por litigio
En la práctica, los términos «retención legal» y «retención por litigio » suelen utilizarse indistintamente. Sin embargo, hay una ligera diferencia en el enfoque de ambos términos.
| CRITERIO | RETENCIÓN LEGAL | RETENCIÓN POR LITIGIO |
|---|---|---|
| Significado | Término genérico para designar las medidas destinadas a garantizar la seguridad de los datos pertinentes en asuntos jurídicos | Forma específica de retención legal en relación con procedimientos judiciales |
| Ámbito de aplicación | Más amplio: también para auditorías de cumplimiento o investigaciones oficiales | Más estrecho: principalmente para procedimientos judiciales en curso o previstos |
| Objetivo | Garantizar que los datos pertinentes no se borran ni se modifican | Protección de pruebas para procedimientos específicos |
En resumen, una retención por litigio es una forma especial de retención legal directamente vinculada a un procedimiento judicial.
¿Qué es un aviso de retención legal?
Un aviso de retención legal es la notificación oficial con la que se inicia una retención legal en una empresa.
Este mensaje informa a los empleados de que determinados datos no pueden suprimirse ni modificarse porque pueden ser relevantes para un procedimiento judicial.
Suele contener:
Esto garantiza que todos los implicados sepan qué información debe protegerse.
¿Quién emite un aviso de retención legal?
En la mayoría de las empresas, el departamento jurídico crea y envía un aviso de retención legal .
Los responsables típicos son:
El departamento jurídico suele trabajar en estrecha colaboración con el departamento informático, ya que se requieren medidas técnicas para almacenar los datos de forma segura.
¿Quién recibe una notificación de retención por litigio?
Los destinatarios de un aviso de retención de litigio son todas las personas de la organización que puedan tener información relevante. Los ejecutivos, administradores de IT, gestores de proyectos y empleados con una conexión directa con el objeto del litigio también reciben un aviso. También los antiguos empleados o proveedores de servicios externos pueden verse afectados si tenían acceso a datos relevantes.
¿Cuándo es necesaria una retención legal?
Una retención legal se hace necesaria en cuanto una empresa puede esperar razonablemente un litigio o tiene conocimiento de una investigación oficial. Los desencadenantes pueden ser muchos y variados: demandas por despido improcedente, litigios sobre patentes, investigaciones antimonopolio o infracciones de la normativa. Incluso la amenaza creíble de una acción legal o la recepción de una investigación oficial pueden desencadenar una retención legal.
Los análisis de ComplexDiscovery muestran que el rápido crecimiento de los volúmenes de datos digitales plantea a las empresas retos completamente nuevos en el proceso de eDiscovery y retención de datos. Por lo tanto, un proceso de retención legal profesional ya no es un «extra», sino una necesidad crítica para el negocio.
Los pasos más importantes en el proceso de retención legal
Un proceso estructurado de retención legal consta de varias fases claramente definidas. Estas ayudan a las empresas a proteger sistemáticamente los datos y cumplir sus obligaciones legales.
Identificación de datos y documentos pertinentes
El primer paso consiste en identificar la información potencialmente relevante. Esto requiere un análisis sistemático de todas las fuentes de datos potencialmente relevantes, incluidos correos electrónicos, contratos, correspondencia comercial, archivos electrónicos y documentos físicos.
Notificación a los empleados afectados
Una vez identificadas las fuentes de datos pertinentes, debe informarse a los empleados correspondientes.
El aviso de retención legal contiene instrucciones claras, tales como:
Muchas empresas exigen también una confirmación del acuse de recibo para documentar el proceso de forma clara.
Copia de seguridad y almacenamiento de datos
Debe hacerse inmediatamente una copia de seguridad de los datos identificados y protegerlos contra modificaciones o eliminaciones. Esto incluye la desactivación de las rutinas de borrado automático, la creación de copias de seguridad y la aplicación de controles de acceso. Los datos electrónicos deben conservarse en su forma original con todos los metadatos.
Seguimiento y documentación de la retención legal
Una retención legal no es un proceso puntual, sino que debe supervisarse continuamente.
Esto está documentado:
Una documentación completa es crucial si el proceso se revisa posteriormente ante un tribunal.
Levantamiento de la retención legal
En cuanto finaliza el procedimiento o deja de existir una obligación legal, puede levantarse la retención legal. Este paso se denomina liberación de la retención legal. Esto pone fin al estatus especial de los datos y vuelven a entrar en vigor las directrices habituales de conservación y supresión.
Retos de la gestión de la retención legal
Muchas empresas subestiman los retos organizativos y técnicos de una retención legal.
Software de retención legal
Las modernas plataformas de retención legal automatizan y simplifican considerablemente todo el proceso de almacenamiento.
Estas soluciones informáticas especializadas ofrecen funciones de gestión centralizada para la creación y distribución de avisos de retención legal, el seguimiento de los acuses de recibo y la supervisión del cumplimiento. Los recordatorios automáticos, los mecanismos de escalado y las completas funciones de elaboración de informes reducen el esfuerzo manual y minimizan las fuentes de error.
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