Hoy en día, los departamentos jurídicos se enfrentan a un reto común y persistente: los datos contractuales y de entidades viven en silos. ¿Qué significa esto? En muchos casos, los datos de contratos y entidades se almacenan por separado y en sistemas diferentes. Esto se debe principalmente a que, independientemente de las herramientas que se utilicen, el CLM y el ELM no se integran entre sí.
¿Qué ocurre después? Este planteamiento no sólo es ineficaz, sino también arriesgado. Cuanto mayor es la empresa, mayores son los riesgos. En los entornos corporativos globales, el coste de firmar contratos sin información actualizada sobre las entidades puede ser importante. Desde plazos de renovación incumplidos hasta firmantes no autorizados, las consecuencias pueden ir desde sanciones económicas hasta daños a la reputación.
Sobre todo, estos riesgos no se deben a la negligencia, sino a la falta de una visión unificada de las operaciones jurídicas. Cuando los datos no se mueven en sincronía, los errores se vuelven inevitables… y caros.
Consecuencias por la falta de comunicación entre datos contractuales y de entidades
Existen muchos riesgos potenciales al trabajar con datos no estructurados de contratos y entidades. En esta primera sección exploraremos algunas de las consecuencias más comunes que pueden aplicarse a cualquier empresa global.
La firmas no autorizadas
Uno de los errores más comunes y costosos en las operaciones jurídicas son las firmas de contratos no autorizadas. Por ejemplo, imaginemos que un director regional firma un contrato por valor de 2 millones de euros. Según la política de la empresa, se requieren dos firmantes conjuntos para cualquier contrato que supere el millón de euros. Sin embargo, este contrato fue firmado por una sola persona, alguien que carecía de autoridad formal. Todo se debe a la falta de comunicación entre datos contractuales y de entidades.
Como consecuencia, los equipos jurídicos entran en modo de control de daños. Se envían correos electrónicos a varios departamentos. Los registros de delegación se rastrean desde varios lugares. Y el proveedor, preocupado por la legitimidad del acuerdo, amenaza con acciones legales y recargos por demora.
En este caso, la falta de integración entre los datos del contrato y los de la entidad causó el problema. Si los derechos de los firmantes se hubieran cotejado en tiempo real con las normas de delegación adecuadas, el problema se habría detectado antes de firmar el acuerdo. En cambio, la fragmentación de los sistemas dio lugar a descuidos y a un riesgo legal y financiero evitable.
Otro escenario común implica la renovación automática silenciosa de contratos en condiciones obsoletas. Pensemos en un contrato de servicios tecnológicos con una cláusula de renovación automática de tres años. El firmante que figuraba en el documento original dejó la empresa hace un año y su poder de representación había expirado hacía tiempo. Sin embargo, el contrato se renovó automáticamente: sin renegociación, sin ajustes, sin firma actualizada.
Cuando el equipo jurídico descubrió el problema, la empresa estaba atrapada en un acuerdo heredado con costes inflados y sin cláusula de salida. Una vez más, el problema subyacente era la separación de los datos del contrato y de la entidad. No existía ningún sistema para alertar a las partes interesadas de que la autoridad había expirado o para solicitar una revisión antes de que venciera el plazo de renovación.
Retrasos en la diligencia durante transacciones importantes
Esta es quizás una de las peores pesadillas para los profesionales jurídicos internos. La diligencia debida es un proceso fundamental en muchas transacciones, como las fusiones y adquisiciones. Por un lado, es importante contar con una buena organización de contratos para las transacciones financieras con el fin de rastrear fácilmente las firmas, las cláusulas arriesgadas y demás. Sin embargo, esto no es suficiente.
Ante una fusión transfronteriza, una empresa necesita presentar rápidamente pruebas de las estructuras de las entidades, los poderes de los firmantes y todos los contratos relacionados. Sin embargo, como los registros de los contratos y los datos de las entidades se alojan en sistemas separados, no hay una línea clara de validación entre los firmantes de los contratos y su autoridad legal en el momento de la firma.
Esto provoca retrasos significativos y exige una investigación manual exhaustiva por parte de los equipos jurídicos. No sólo se pospondrá la operación global, sino que se desviarán valiosos recursos humanos de otras prioridades urgentes. Por el contrario, los datos integrados permiten responder con rapidez y confianza a las exigencias normativas y garantizan que las actividades de fusión y adquisición se desarrollen sin interrupciones derivadas de lagunas en la gobernanza.
Por qué es importante la integración
La integración entre los datos de contratos y entidades es más que una mejora tecnológica y una fuente de eficiencia. Puede cambiar drásticamente la estrategia de gestión de riesgos de una empresa.
Cuando estos dos tipos de datos funcionan de forma aislada, los departamentos jurídicos se quedan en una postura reactiva. Responden a las crisis, en lugar de prevenirlas. Realizan auditorías con carácter retroactivo, en lugar de incorporar el cumplimiento directamente en los flujos de trabajo. Esto no es sostenible para las empresas que operan a gran escala o en múltiples jurisdicciones.
Crear una fuente legal de la verdad
Los sistemas integrados permiten una comprensión compartida y en tiempo real de la autoridad legal. Esto significa que, antes de firmar un contrato, el sistema comprueba si la persona tiene derecho a actuar en nombre de la entidad en cuestión. Del mismo modo, los contratos vinculados a fechas concretas -como la renovación o la expiración- pueden marcarse con mucha antelación, basándose en información actualizada sobre la entidad.
Con la integración, no es necesario duplicar la información entre plataformas. Las normas de delegación de autoridad viven en el mismo entorno en el que se crean y gestionan los contratos. Esto reduce el margen de error, mejora la rendición de cuentas y permite un ciclo de vida de los contratos mucho más rápido.
Apoyo a las operaciones jurídicas estratégicas
Las ventajas de la integración van mucho más allá de evitar errores. Crea espacio para que los equipos jurídicos sean más estratégicos. En lugar de invertir tiempo en comprobaciones manuales o en la introducción de datos redundantes, los equipos pueden centrarse en revisar los términos clave, asesorar a las unidades de negocio y vigilar los cambios normativos.
Además, la integración aporta transparencia. Las auditorías de contratos se hacen fácilmente, los cambios en los derechos de los firmantes se reflejan en todos los contratos relevantes en tiempo real… y mucho más. Al permitir una comunicación tan sencilla entre los conjuntos de datos, los procesos internos se simplifican y están siempre listos para las auditorías.
Un marco que crece con la complejidad
Las entidades no son estáticas. Esto significa que, a medida que las empresas crecen orgánicamente o mediante adquisiciones, aumenta el número de entidades jurídicas. También lo hace el volumen de contratos, jurisdicciones y normas de gobierno. Sin integración, cada nueva capa añade complejidad, pero con integración, la ampliación se hace manejable.
En este contexto, los sistemas integrados de datos de contratos y entidades proporcionan un marco que favorece la expansión sin aumentar el riesgo. Las estructuras de delegación pueden aplicarse de forma coherente. Las políticas pueden aplicarse globalmente. Y los requisitos de cumplimiento pueden abordarse de forma proactiva, no a posteriori.
Qué hay que tener en cuenta durante la implantación de la integración
La transición a un modelo integrado no implica necesariamente abandonar las herramientas existentes. Muchas organizaciones empiezan por identificar los puntos de datos clave que deben compartir sus sistemas CLM (Contract Lifecycle Management) y LEM (Legal Entity Management).
Una vez que esos puntos de contacto están claros, las API o el middleware pueden permitir la sincronización automatizada. Por ejemplo, cuando se otorga o revoca un nuevo poder en el sistema LEM, ese cambio debe informar automáticamente al proceso de aprobación del contrato. Del mismo modo, cuando se inicia un contrato de alto valor, el sistema debe hacer referencia a las últimas normas de delegación para determinar los firmantes adecuados.
La mejor opción es elegir herramientas que puedan integrarse fácilmente desde el principio. Esto permitirá un proceso fluido de integración y comunicación automática entre sistemas. Tal es el caso de la suite DiliTrust Governance, que puede conectar fácilmente su software CLM y LEM.
Para los equipos jurídicos que buscan impulsar la adopción interna, es fundamental destacar cómo la integración reduce las tareas manuales, protege frente a la responsabilidad y respalda objetivos empresariales más amplios. La función jurídica consiste en permitir un crecimiento seguro y estratégico, además de gestionar los riesgos, por supuesto.
No espere a que sea demasiado tarde para conectar los datos contractuales y de entidades
Los sistemas desconectados generan puntos ciegos. Ya se trate de un poder caducado, un firmante no autorizado o un plazo de renovación incumplido, el coste de las operaciones jurídicas fragmentadas es elevado y totalmente evitable.
Al integrar los datos de contratos y entidades, las organizaciones ganan en claridad, eficacia y control. Los equipos jurídicos se convierten en administradores proactivos de la gobernanza en lugar de responder a crisis evitables. La autoridad ya no se presupone, sino que se verifica. Las firmas ya no son simbólicas, sino conformes. Y los contratos ya no son arriesgados, sino fiables.
La integración no es sólo una mejora técnica. Es una nueva norma para las operaciones jurídicas, que se está convirtiendo rápidamente en un imperativo empresarial.
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