Dos de cada tres empresas no controlan los riesgos y compromisos asociados a la gestión de sus contratos, según un estudio realizado por Aberdeen. Es aquí en donde entra en juego el rol del Contract Manager o Gerente de Contratos así como su eficiencia para ocupar este rol.
Además de responder a estas carencias y problemas, este profesional jurídico y financiero desempeña un papel estratégico dentro de la empresa. En este artículo, analizamos las cinco aptitudes que caracterizan a un buen gestor de contratos dentro de una empresa.
Los gestores o gestoras de contratos desempeña un papel tan complejo como crucial en las empresas, ya que son responsables de gestionar los contratos a lo largo de su ciclo de vida. Es decir, desde su creación hasta su conclusión, pasando por la negociación, la firma y el seguimiento.
Este rol debe conocer a fondo la ciencia de los contratos y ser capaz de navegar entre los distintos agentes y ámbitos de especialización. El gestor de contratos, haciendo una analogía, es como una navaja suiza con cinco aptitudes principales, cada una, tan necesaria como la otra.
1. Experiencia y conocimientos jurídicos sólidos para comprender las cuestiones que subyacen a los contratos ⚖️
Se encuentra en auge en Europa y está dando sus primeros en Latinoamerica: el puesto de gestor de contratos está ahí para responder a los riesgos de pérdidas financieras o de pérdida de competitividad asociados a los litigios con los clientes.
Además, el gestor de contratos se encarga de gestionar el ciclo del contrato, desde la creación de la oferta al cliente hasta la auditoría y la elaboración de informes.
El gestor de contratos, verdadero experto en los ámbitos jurídico y financiero, recurre a sus diferentes áreas de especialización para combinarlas.
Esto le permite anticipar y controlar los riesgos del proceso de contractualización.
2. Capacidad de análisis y síntesis
Como hemos visto antes, el gestor de contratos gestiona todo el ciclo de vida contractual, apoyando la realización de un proyecto. Por tanto, es capaz de combinar una amplia gama de competencias en los ámbitos jurídico, financiero y comercial.
Debe tener un conocimiento exhaustivo de lo que está en juego y ser capaz de elaborar un plan de pagos financieros, gestionar los riesgos técnicos, asegurarse de que el proyecto se ajusta a la legislación y dominar una serie de aplicaciones informáticas para ahorrar tiempo en el día a día de todas las partes implicadas.
Pero un buen gestor de contratos no está ( únicamente) dotado de competencias técnicas: también despliega grandes cualidades humanas para facilitar el trabajo de los implicados en el proyecto.
3. Capacidad de gestión de proyectos ✈️
El gestor de contratos interviene en todas las fases clave del proyecto que dirige: es incluso el director de la orquesta. Tiene que ser capaz de entender el lenguaje de cada uno de los actores implicados, así como las cuestiones, competencias y problemas asociados a sus tareas.
Como líder natural, es responsable de la gestión del proyecto, desplegando una clara línea directiva. Y para una gestión más eficaz, la mayoría de los gestores de contratos utilizan hoy en día el método Agile. Centrado en las personas y la comunicación, este método garantiza la transparencia en los intercambios y asegura que las obligaciones sean recíprocas y justas.
Como especialista en gestión de proyectos y planificación, el gestor de contratos es sin duda un actor operativo que trabaja para mejorar el rendimiento.
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4. Buena capacidad de escucha, comunicación y relaciones interpersonales
Según la Association Française du Contract Manager (Asociación Francesa de Gestores de Contratos), hoy en día el 83% de las empresas que contratan a un gestor de contratos dan prioridad a dos cualidades: las habilidades interpersonales y el saber hacer.
Es comprensible: como elemento central del proyecto, este profesional debe tener a la vez grandes dotes interpersonales y un agudo sentido de la negociación, para no perjudicar a nadie y crear una buena dinámica de trabajo. Su empatía natural les permite adaptarse y escuchar.
Fomentan el diálogo, lo que refuerza la estrecha relación entre los equipos durante todas las fases de la obra.
A los gestores de contratos también se les da bien enseñar y explicar las cosas en términos sencillos. Como apoyo operativo a múltiples interlocutores, saben integrarlos y movilizarlos en torno al proyecto.
5. El Contract Manager deberá contar con una organizado rigurosa
El sector de la gestión de contratos evoluciona constantemente. Por eso, los contracultural managers o gestores de contratos deben ser rigurosos. Para no perderse en la avalancha de información, deben mantener una vigilancia activa sobre las cuestiones jurídicas, económicas y financieras.
Además, intervienen en todas las fases del proyecto, que a veces puede prolongarse varios años, y tratan con múltiples colaboradores. Por ello, son capaces de desarrollar una visión transversal de las distintas etapas contractuales y de desplegar una metodología clara, sin olvidar la coherencia, el rigor y la organización.
6. Habilidades tecnológicas y utilizar el software adecuado
Además de la aparición de nuevas soluciones digitales específicas destinadas a la automatización progresiva de los contratos (chatbots, blockchain y contratos inteligentes), también hay una serie de soluciones de software, como el software de Gestión de Contratos, también conocido como CLM. Entre ellas se encuentra la solución DiliTrust.
Ésta proporciona un seguimiento automatizado de los contratos y optimiza cada etapa del ciclo del proyecto (reducción de costes y maximización de ingresos, racionalización de tareas de bajo valor añadido, mejora de la colaboración en equipo, etc.).
Esto simplifica la parte administrativa del trabajo, dando a los gestores de contratos la oportunidad de optimizar sus recursos de tiempo y aumentar así la productividad y la eficiencia.
En resumen, si bien la profesión de gestor de contratos es aún un término relativamente nuevo en Latinoamerica y España, está ganando terreno y avanzando hacia una mayor transversalidad y responsabilidad.
Con su énfasis en las habilidades interpersonales, es un trabajo que ofrece grandes perspectivas, beneficiando tanto a la empresa como al empleado.
