Gestión jurídica digital: una herramienta esencial para los departamentos jurídicos de cara a la recuperación y al futuro

La CEOE en su informe estratégico Conclusiones sobre la Cumbre CEOE de junio de 2020 destacó a la digitalización de las empresas como pilar para la recuperación española y de cara al futuro, y abogó por la concreción de planes en todos los sectores.

Gestión jurídica digital: una herramienta esencial para los departamentos jurídicos de cara a la recuperación y al futuro

«Cuando hablamos de digitalización hablamos de potenciar el teletrabajo, el uso del cloud, los canales online, la automatización de procesos, la toma de decisiones basadas en datos, y la seguridad digital».

En el ámbito jurídico corporativo, la ventaja de la digitalización está fuera de discusión. El Departamento Jurídico necesita mejorar su eficiencia y garantizar su operatividad independientemente del contexto, facilitando la colaboración transversal con las áreas claves de la empresa. La digitalización segura de la información y la accesibilidad las 24 horas al día independientemente de la ubicación es crucial.

La plataforma de gestión jurídica integral SaaS DiliTrust Governance ofrece agilidad, accesibilidad y seguridad, en una solución todo en uno que permite centralizar la gestión de todas las áreas del Departamento Jurídico.

Y en momentos como los que hemos vivido, con la expansión del teletrabajo por la crisis del Covid-19, la modalidad SaaS es la oportunidad para construir la resiliencia necesaria para continuar operando. Para comenzar, poder utilizar su herramienta de gestión jurídica desde cualquier lugar, ya sea desde la oficina o desde la casa, sin instalar software en el ordenador local o en la red interna, mejora la eficiencia y la colaboración de toda el área.

Esto a su vez implica un ahorro considerable: gracias al modelo de suscripción se ahorran los costes y las gestiones por las actualizaciones de versión. Practicidad, disponibilidad, accesibilidad, colaboración, todos factores a tener en cuenta.

¿Qué ventajas ofrece una plataforma legal colaborativa segura en modo SaaS?

Como parte de la digitalización esencial de los departamentos legales, la elección de una solución global, lista para usar, flexible y segura, adaptable a las necesidades del área, ha demostrado ser decisiva para la eficiencia de departamento jurídicos y su alineación con los objetivos de la empresa. DiliTrust Governance fue diseñada con este fin: modernizar la gestión jurídica para que la tecnología potencie al área y los responsables puedan enfocarse en las tareas más importantes y cuenten con la información necesaria para tomar decisiones a tiempo.

Gestión de sociedades, y los apoderamientos, para validar los procesos de la compañía, seguimiento de contratos y litigios en tiempo real, a prueba de olvidos gracias a su sistema de alertas y notificaciones configurable, un flujo de trabajo para asignar tareas, y toda la información y documentación centralizada en una única plataforma.

Se trate de un gran despacho que necesite gestionar cientos de sociedades, o una empresa que trabaja con firmas externas para la gestión de sus contratos y litigios, la verdad es los directores legales necesitan tener una visión 360 de todos los asuntos jurídicos, y esto solo es posible con una plataforma integral que sea ágil y fácil de usar.

Al ser una plataforma diseñada para todas las necesidades del área, los responsables pueden trabajar en equipo y estar al tanto de los cambios y modificaciones gestionados por otros colaboradores, con lo cual se fomenta la colaboración y el trabajo en equipo.

Y todo ello en un entorno seguro que garantiza la confidencialidad de la información, no solo para cumplir con las normas de protección de secretos empresariales y las obligaciones de la LSE, sino para resguardar a los activos intangibles más valiosos de una empresa: su información estratégica y su reputación.

Otra ventaja es que en DiliTrust Governance, todas las funcionalidades presentes y futuras están incluidas en la suscripción anual, evitando sorpresas y maximizando la inversión y la escalabilidad a largo plazo.

Gestión jurídica en SaaS: cuando la accesibilidad y la seguridad son indisociables

Acceder a plataforma de gestión jurídica en cualquier lugar y en cualquier momento, con la tranquilidad de que los datos y la información están seguros. Independientemente del sector, la seguridad y la accesibilidad son requisitos esenciales para una solución empresarial. Especialmente cuando se trata de asuntos legales, donde la confidencialidad de la información es imprescindible, no hay espacio para las dudas. En este sentido, solo una certificación puede garantizar objetivamente que estos requisitos se cumplen y DiliTrust Governance cuenta con certificación ISO 27001, el estándar internacional en seguridad de la información.

En un contexto donde los responsables legales tienen cada vez más obligaciones de cumplimiento, una plataforma jurídica SaaS segura ofrece confiabilidad ante otras opciones que pueden resultar más vulnerables. Con el modo SaaS, no hay líneas de código de software expuestas a intrusiones maliciosas a través de estaciones de trabajo fijas o móviles con protección aleatoria, ni valiosos datos que circulan «en la naturaleza» a merced de competidores sin escrúpulos.

Todo está centralizado en una plataforma segura con múltiples capas de protección, que se renuevan a medida que evolucionan las estrategias invasivas, para evitar abusos antes de que sean potencialmente efectivos.

Este requisito de seguridad, que se basa en servidores ultraprotegidos, significa que DiliTrust hace las veces de custodio, pero no gestiona la información. Sus datos no están «confiscados» por exceso de celo protector. La filosofía de una plataforma segura colaborativa y eficiente es que la información de su empresa le pertenece solo a su empresa.

Por lo tanto, es usted quien define los derechos de acceso, de acuerdo con el perfil de sus diversos colaboradores y el nivel de confianza o confidencialidad que les corresponda.

La seguridad nunca debe ser sinónimo de complicaciones. El acceso autorizado inmediato a las funcionalidades de la herramienta y a los datos es una condición sine qua non para su efectividad.

SaaS y movilidad: el activo esencial en el mundo de después del Covid-19

La digitalización se ha visto reforzada desde la crisis de salud de Covid-19 y aparece un nuevo perfil de asesor legal de empresa. Esta crisis ha tenido un impacto fuerte y duradero en la forma en que operan las empresas, particularmente en términos de teletrabajo, cuya implementación, inicialmente restringida, ha revelado rápidamente, incluso a los más escépticos, las cualidades y las oportunidades de este enfoque hasta hace poco exclusivo de algunos profesionales la actividad jurídica.

Las ventajas de una plataforma legal de colaboración segura en modo SaaS han adquirido mayor relevancia. Esta modalidad permite a todos los colaboradores llevar a cabo sus tareas desde cualquier lugar y en todos los contextos, desde un dispositivo y una conexión a internet.

Y esta flexibilidad de acción, junto con una seguridad garantizada, son requisitos básicos que van más allá de los criterios de un teletrabajo estandarizado (generalmente en el hogar): se extienden a todas las circunstancias en las que el cara a cara no es obligatorio, sentando las bases y condiciones para el ejercicio profesional en movilidad total. Las limitaciones habituales del espacio-tiempo desaparecen, a favor de la máxima productividad para su departamento jurídico.

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2020 Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions

Sepa porqué DiliTrust ha sido reconocido como Proveedor Representativo en la guía Gartner Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions.

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