¿Cuánto dinero puede ahorrar su empresa si trabaja sin papel?

Sin papel, pero no sin blanca: una gestión ecológica de la información puede suponer un gran ahorro para las empresas

La Comisión de Bolsa y Valores de Estados Unidos (SEC) ahorrará 1.500 millones de dólares en la próxima década gracias a una reciente decisión para dejar de usar papel. En virtud de esta medida, la Regla 30e-3, todos los informes para los accionistas de los fondos de inversión que antes se enviaban a los inversores por correo ahora estarán disponibles en línea. La decisión de la SEC de abandonar completamente el uso del papel, que además de salvar unos 2 millones de árboles cada año supondrá un ahorro de miles de millones, es un reconocimiento a la creciente digitalización del sector financiero. En unas declaraciones públicas, el comisario de la SEC Michael S. Piwowar comentó que, para la organización, «la tecnología ha modificado el coste de las actividades en todos los sectores, empresas y ramos».

¿Cuánto dinero puede ahorrar su empresa si trabaja sin papel?

 

 Imágenes y realidades del abandono del papel

Para las partes interesadas en todos los aspectos de una actividad, la decisión de dejar de usar papel constituye un punto de inflexión que puede generar ahorros significativos. Sin embargo, para algunas empresas, la hipótesis de una oficina sin papel sigue siendo un sueño, más que una realidad.

No solo la SEC está dispuesta a dejar de usar papel y realizar importantes ahorros. En su programa Paperless 2020, el Servicio nacional de salud del Reino Unido (NHS) prevé un posible ahorro de 4.400 millones de libras, junto con un cambio organizativo considerable para el servicio sanitario, que trata más de 1,4 millones de pacientes cada 24 horas. Su decisión de abandonar el papel se ha presentado como una decisión que «es más que una revolución de la información: pone a la gente en primer lugar y nos ofrece más control y más transparencia».

Las pequeñas y medianas empresas que no disfrutan de la talla de la SEC y el NHS suelen ser reticentes a adoptar una oficina 100 % digital. En un informe de Deloitte especialmente dedicado al sector financiero, ¿Es hora de abandonar el papel?, los consultores señalaron que «aunque la mayoría de los proveedores de servicios financieros es consciente de la oportunidad que supone un tratamiento digital, muy pocos han aunado esfuerzos para emprender el viaje hacia la transformación». Al estudiar las empresas del sector financiero, descubrieron que existen fuerzas que frenan la adopción de tecnologías digitales, como «la legislación y el gobierno interno». Sin embargo, la realidad es que las pymes que se niegan a adoptar un modelo digital simplemente transfieren costes adicionales a sus clientes.

El verdadero precio del papel 

En una oficina, las resmas de papel blanco son tan importantes como el café y las plantas colgantes. Sin embargo, el atractivo que supone para los trabajadores imprimir y desechar papel aniquila tanto el planeta como los beneficios de la empresa. En el Reino Unido, los residuos de las oficinas le cuestan a las empresas británicas como mínimo 15.000 millones de libras anuales, y los datos indican que alrededor del 70 % de dichos residuos es reciclable, aunque solo una media del 7,5 % llega a una instalación de reciclado.

La impresión innecesaria de documentos es una de las actividades más costosas en oficinas y empresas. Según Forbes, en Estados Unidos, el gobierno gasta cada año 930 millones de dólares en costes de impresión innecesarios, incluyendo un gasto diario de 28 millones de dólares para imprimir copias de los registros del Congreso (que están disponibles en línea). Gartner ha estimado que, en las empresas estadounidenses, el coste anual que implica archivar, almacenar y recuperar el papel oscila entre los 25.000 y los 35.000 millones de dólares. Desde un punto de vista puramente ambiental, los residuos de papel suponen un coste muy elevado para el clima. Los datos muestran que reciclar tan solo una tonelada de papel puede representar un ahorro de 26.500 litros de agua. Asimismo, permitiría salvar 17 árboles, 1.400 litros de petróleo, 2