El almacenamiento digital de documentos es una de las herramientas más importantes para empresas y organizaciones, pero también para particulares. Los archivos en papel, los archivadores y las estructuras tradicionales de carpetas son cada vez menos importantes. En su lugar, las empresas modernas confían en las soluciones digitales para gestionar documentos, como contratos, facturas digitales y otros documentos relevantes para el negocio, de forma eficiente, segura y conforme a la ley.
En este artículo se explica qué es el almacenamiento digital de documentos, las ventajas que aporta en términos de seguridad y eficiencia, y cómo identificar una solución que satisfaga las necesidades de cumplimiento y gobernanza de su organización.
¿Qué es el almacenamiento digital de documentos?
El almacenamiento digital de documentos es un sistema electrónico de almacenamiento estructurado, gestión y recuperación de documentos digitales. Constituye la base de una gestión documental eficaz y suele ser un componente o fase previa de un sistema de gestión documental (DMS).
Las funciones típicas incluyen:
Ventajas del almacenamiento digital de documentos
La introducción del almacenamiento digital de documentos aporta numerosas ventajas, tanto en el flujo de trabajo diario como en términos de seguridad, colaboración y requisitos legales. Las ventajas más importantes de una solución digital en resumen:
1. Eficiencia, ahorro de costes y sostenibilidad
2. Seguridad y cumplimiento normativo
3. Cooperación y flexibilidad
Retos y riesgos
A pesar de sus numerosas ventajas, el almacenamiento digital de documentos también conlleva una serie de retos y riesgos que deben tenerse en cuenta durante la implementación y el uso continuo:
1. Protección de datos y seguridad informática
2. Falta de estructura y aceptación en la empresa
3. 3.Requisitos legales
Aspectos jurídicos en detalle
Al utilizar el almacenamiento digital de documentos, las empresas deben cumplir diversos requisitos legales para garantizar la seguridad, la transparencia y el cumplimiento de la legislación.
| GoBD Principios para la correcta conservación y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD) | Archivo a prueba de auditorías para que los datos permanezcan accesibles en su estado original. |
| Inmutabilidad, para que los documentos no puedan manipularse posteriormente. | |
| Trazabilidad completa de todos los pasos de procesamiento y accesos. | |
| RGPD EL RGPD obliga a las empresas a tratar los datos personales de forma responsable | Seguridad de los datos mediante medidas técnicas y organizativas adecuadas. |
| Transparencia sobre el tipo, la finalidad y el alcance del tratamiento de datos. | |
| Derecho de supresión («derecho al olvido») de los interesados. | |
| Periodos de conservación Requisitos legales para la conservación y destrucción de documentos relacionados con la actividad empresarial en función del tipo de documento y del plazo. | Los documentos comerciales y fiscales deben conservarse entre 6 y 10 años. |
| Los documentos contractuales y de personal están sujetos a plazos diferentes en función de la actividad. |
Almacenamiento digital de documentos en la empresa frente a uso privado
Las empresas confían en sistemas seguros para la gestión de documentos, los procesos empresariales complejos y el cumplimiento normativo. Los particulares suelen utilizar servicios en la nube como Dropbox o iCloud para almacenar documentos digitalmente. Las soluciones típicas para las empresas son los DMS o sistemas de gestión de contenidos empresariales.
A continuación se exponen las diferencias más importantes en cuanto a requisitos, alcance funcional, seguridad y soluciones típicas.
1. Requisitos
Los requisitos para el almacenamiento digital de documentos en las empresas suelen ser mucho mayores que en el sector privado. Sobre todo, las empresas tienen que cumplir requisitos de cumplimiento y seguridad, mientras que las exigencias en el ámbito privado suelen ser menores.
2. Gama de funciones
Las soluciones corporativas ofrecen una amplia gama de funciones que incluyen el control de versiones, la gestión de derechos y la integración de flujos de trabajo, además del simple archivo. Los usuarios privados, en cambio, suelen utilizar soluciones más sencillas que sirven principalmente para almacenar y sincronizar archivos.
3. Seguridad
En materia de seguridad, las empresas apuestan por estándares elevados, como el cifrado, las copias de seguridad periódicas y la supervisión exhaustiva. Las soluciones privadas, en cambio, suelen tener medidas de seguridad rudimentarias y se centran más en la facilidad de uso.
4. Ejemplos de soluciones
Las soluciones típicas para las empresas son los sistemas profesionales de gestión de documentos (DMS) o los servicios especializados en la nube que garantizan el cumplimiento de la legislación. Para uso privado, son especialmente populares servicios como Dropbox, Google Drive o Apple iCloud.
Buenas prácticas para la introducción
Para que la introducción del almacenamiento digital de documentos se desarrolle sin problemas y tenga éxito a largo plazo, conviene tener en cuenta algunos procedimientos de eficacia probada.
Estructuración
El almacenamiento digital de documentos sólo es realmente eficaz si está claramente estructurado. Un sistema de carpetas estandarizado y unas convenciones de nomenclatura coherentes garantizan que los documentos puedan encontrarse rápidamente en cualquier momento. Para evitar confusiones y facilitar el trabajo diario, es fundamental que los nombres de las carpetas sean claros y que las denominaciones de los archivos sean inequívocas.
Derechos de acceso y control de versiones
Es importante definir los derechos de acceso y un control fiable de versiones. Las empresas deben definir exactamente quién puede ver o editar qué documentos para garantizar que sólo las personas autorizadas puedan acceder a ellos. Una pista de auditoría integrada permite rastrear todos los cambios, mientras que el control de versiones permite restaurar el estado de documentos anteriores. De este modo, la información importante se mantiene segura y transparente.
Metadatos y funciones de búsqueda
Otro factor de éxito en la gestión de documentos es la asignación de metadatos y el uso de modernas funciones de búsqueda. Las etiquetas, categorías y palabras clave permiten organizar mejor los documentos, lo que supone menos esfuerzo manual. Además, las búsquedas de texto completo y las funciones de filtrado permiten encontrar rápidamente los contenidos pertinentes, incluso en grandes bases de datos.
Gestión del cambio
Por último, pero no por ello menos importante, la gestión del cambio es crucial para el éxito del almacenamiento digital de documentos. La participación de los empleados, la formación práctica y una comunicación clara fomentan la aceptación y garantizan que el nuevo sistema de gestión de documentos se utilice realmente en la vida laboral cotidiana.
Integración con otros sistemas
Un almacenamiento digital de documentos moderno debe poder integrarse perfectamente en los sistemas existentes, como los sistemas ERP (por ejemplo, SAP, Microsoft Dynamics), los sistemas CRM (por ejemplo, Salesforce, HubSpot) y las herramientas de colaboración (por ejemplo, Microsoft Teams, Slack).
Esta integración ofrece numerosas ventajas: Los documentos pueden archivarse automáticamente a partir de los procesos empresariales, evitando la duplicación de datos. Además, estos sistemas interconectados permiten flujos de trabajo más eficientes que simplifican y agilizan notablemente el trabajo diario.
Comparación con soluciones alternativas
Al comparar los distintos métodos de almacenamiento, queda claro que cada solución tiene sus propias ventajas e inconvenientes. En función de los requisitos y el ámbito de aplicación, las estructuras clásicas de carpetas, el almacenamiento digital de documentos, los sistemas de gestión de documentos y los servicios sencillos de almacenamiento en la nube difieren notablemente.
Estructuras de carpetas clásicas
El archivo físico en papel es sencillo de aplicar, pero requiere mucho tiempo y mucho espacio de almacenamiento. La búsqueda de documentos suele ser difícil y la colaboración se ve obstaculizada por el acceso limitado a los documentos.
Almacenamiento digital de documentos vs. DMS
Los almacenamientos digitales de documentos suelen ser más sencillos y flexibles que los sistemas integrales de gestión de documentos (DMS). Mientras que el archivo permite principalmente almacenar y organizar documentos, los DMS ofrecen funciones adicionales como flujos de trabajo automatizados, control exhaustivo de versiones y cumplimiento de requisitos normativos. Sin embargo, los sistemas DMS suelen ser más complejos de utilizar y conllevan costes más elevados.
Almacenamiento digital de documentos vs. Almacenamiento simple en la nube
Los servicios sencillos de almacenamiento en la nube permiten principalmente guardar y sincronizar archivos en distintos dispositivos. El almacenamiento digital de documentos amplía estas funciones básicas con características importantes como la gestión de metadatos, derechos de acceso diferenciados y la garantía del cumplimiento normativo. Por otro lado, las soluciones de almacenamiento en la nube suelen ser menos seguras y no ofrecen una gestión estructurada, lo que puede resultar especialmente problemático para las empresas.
Software de almacenamiento digital de documentos
Hoy en día, el almacenamiento digital de documentos es esencial para trabajar eficazmente y archivar conforme a la legislación. Además de un archivo estructurado, las soluciones informáticas modernas ofrecen búsquedas rápidas y, sobre todo, un alto nivel de seguridad.
Lista de verificación: Lo que debe tener en cuanta a la hora de elegir
- Seguridad: Cumplimiento del RGPD, cifrado, derechos de acceso.
- Escalabilidad: ¿Crecerá la solución con su empresa?
- Facilidad de uso: Funcionamiento intuitivo, uso móvil, configuración sencilla.
Comparación de costes y modelos de licencia
Nube frente a local: la nube ofrece flexibilidad y actualizaciones, el modelo local más control.
Código abierto frente a comercial: El código abierto es más barato, pero requiere más mantenimiento. Los proveedores comerciales ofrecen asistencia y actualizaciones periódicas.
Tendencias futuras
El almacenamiento digital de documentos cambia constantemente y es cada vez más eficiente gracias a las tecnologías innovadoras. La inteligencia artificial (IA) desempeña un papel fundamental en este sentido al reconocer y analizar automáticamente los documentos y asignarles las palabras clave adecuadas, lo que ahorra tiempo y aumenta la precisión. Además, las soluciones de automatización permiten diseñar flujos de trabajo que se ejecutan completamente sin intervención manual, lo que hace que los procesos sean significativamente más eficientes. Las estrategias «cloud-first» también son cada vez más importantes, ya que ofrecen soluciones flexibles, escalables e independientes de la ubicación que satisfacen los requisitos modernos de movilidad y colaboración. A la hora de seleccionar una solución, además de los costes, la seguridad y la escalabilidad, las empresas también deben considerar qué tipos de documentos son relevantes a largo plazo y cómo pueden gestionarse de forma eficiente.
Ejemplo práctico: DiliTrust Dataroom y gestión de contratos
DiliTrust es un proveedor especializado en soluciones digitales seguras para el ámbito jurídico y de gobernanza.
El Dataroom de DiliTrust actúa como una biblioteca de documentos digitales y permite el almacenamiento seguro y centralizado de documentos confidenciales de la empresa, ya sea para procesos de due diligence, documentación jurídica o documentos del consejo de administración.
Funciones
La solución está especialmente diseñada para casos de uso confidenciales en departamentos jurídicos, procesos de cumplimiento normativo o fusiones y adquisiciones.
La gestión de contratos de DiliTrust ayuda a las empresas a lo largo de todo el ciclo de vida de los contratos, desde su creación, negociación y aprobación hasta el seguimiento automatizado de los plazos.
Ventajas
Esto elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual de los plazos de los contratos y, por tanto, minimiza el riesgo olvidos en las renovaciones o rescisiones.
Lo que resulta especialmente interesante es que ambos módulos forman parte de DiliTrust Suite, lo que permite una experiencia de usuario coherente y una colaboración fluida.
Conclusión
El almacenamiento digital de documentos es mucho más que un simple sustituto del archivador: es una herramienta estratégica para la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento normativo en el mundo laboral moderno. Las empresas se benefician de procesos más rápidos, una mejor colaboración y un archivo de sus datos conforme a la legislación. Al mismo tiempo, ayuda a reducir el consumo de papel y, por tanto, a operar de forma más sostenible.
La elección de la solución adecuada depende de muchos factores, como los requisitos de seguridad, la escalabilidad, la facilidad de uso y el modelo de costes (nube frente a local). En este contexto, DiliTrust muestra cómo pueden vincularse eficazmente el archivo digital y la gestión de contratos: Con módulos como DiliTrust Dataroom y Dilitrust Gestión de contratos, los documentos confidenciales y los contratos no solo pueden almacenarse de forma segura, sino también controlarse y supervisarse activamente.
Quienes introducen estratégicamente el almacenamiento digital de documentos y lo integran en los sistemas existentes crean la base para una gestión de la información preparada para el futuro y protegen a su empresa de riesgos legales, operativos y relacionados con la seguridad.
Digitalización de documentos paso a paso, en nuestros recursos encontrará consejos útiles, ejemplos prácticos y respuestas a las preguntas más frecuentes sobre este tema.
