Detrás de toda empresa exitosa hay una sólida estrategia de gestión de contratos. Los contratos definen los ingresos, influyen en las decisiones empresariales y conllevan obligaciones de cumplimiento. Aunque muchas empresas comprenden la importancia de una buena estrategia contractual, algunas aún no entienden sus costes. Peor, muchas no reconocen su potencial de ahorro en costes contractuales.
Los gastos no siempre aparecen en una única partida presupuestaria. A menudo se ocultan en forma de ineficiencias, retrasos u oportunidades perdidas. Comprender dónde la gestión de contratos drena recursos es el primer paso para reducir costes. Para dejar de trabajar con aproximaciones, los equipos deben dirigir su atención hacia el retorno de la inversión (ROI) que una herramienta de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) proporciona.
1. Trabajo rutinario que consume
tiempo de alto valor
Los equipos jurídicos dedican una parte significativa de su capacidad a tareas repetitivas y de escaso valor, como la reelaboración de cláusulas estándar, el seguimiento de aprobaciones o la búsqueda de contratos anteriores. El Informe sobre Ineficiencias Jurídicas de DiliTrust, elaborado en colaboración con Above the Law, reveló que el 88 % de los abogados y profesionales del derecho afirman que su jornada laboral se ve sobrecargada (en cierta medida o en gran medida) por tareas administrativas que restan tiempo al trabajo jurídico de alto nivel.
Este trabajo rutinario añade poco valor estratégico, pero absorbe considerables recursos y representa una media del 20% del tiempo de un abogado senior.
Pongamos un ejemplo más claro: si el tiempo de un abogado senior cuesta 120 euros por hora, ese 20% de tiempo perdido se traduce en unos 48.000 euros al año por abogado desperdiciados en trabajo manual. En un departamento completo, el total puede alcanzar fácilmente ineficiencias de seis cifras.
Conocer estas cifras permite saber dónde centrar los esfuerzos para obtener ahorros en los costes contractuales. Por ejemplo, impulsar una solución de CLM que pueda liberar tiempo gradualmente para trabajos de mayor impacto. De tal modo así reduciendo otros costes potenciales.
2. Costes de asesoramiento externo que no se miden
Los equipos jurídicos internos suelen estar muy solicitados y trabajan con muchos departamentos. En un momento en que los recursos escasean pero la carga de trabajo no, tiene sentido externalizar parte del trabajo. El problema no es la externalización en sí, sino controlar los costes reales. Por desgracia, muchos equipos carecen de visibilidad en este aspecto. Esto conlleva a que la ayuda legal externa se transforme en un importante centro de costes.
El informe ACC 2023 Law Department Management Benchmarking Report muestra que:
«Las empresas asignan alrededor del 52% de sus presupuestos legales a abogados internos y el 48% a servicios externos, como bufetes de abogados o proveedores de servicios legales alternativos.»
A pesar de este reparto casi equitativo, muchos departamentos jurídicos no saben si ese gasto externo produce beneficios cuantificables. Las cifras lo demuestran: El 79% de los equipos internos afirma estar presionado para reducir los costes de asesoramiento externo, pero el 57% admite que no controla ni cuantifica el ahorro conseguido.
Esta combinación de seguimiento deficiente y gasto elevado crea un punto ciego. Sin datos sobre qué trabajo se subcontrata y con qué frecuencia, es casi imposible que los responsables jurídicos evalúen si esos costes están justificados (si es que conocen las cifras exactas).
Pero no es inútil. Medir el ROI del asesoramiento externo frente al trabajo automatizado interno es un paso hacia la solución del problema. Ayuda a los equipos a justificar la inversión en herramientas como las soluciones de CLM, que les permiten mantener el control sobre los contratos en lugar de externalizar un trabajo que podría automatizarse.
3. Fuga de ingresos y oportunidades perdidas
La fuga de valor no se limita a los presupuestos legales. Por ejemplo, también se produce cuando los retrasos en los contratos o una mala gestión ralentizan los ingresos. Los contratos que permanecen inactivos en los ciclos de aprobación, las renovaciones no realizadas o las obligaciones olvidadas pueden tener un impacto financiero cuantificable.
Según una investigación de McKinsey, las prácticas de contratación ineficaces y una gestión deficiente pueden causar una erosión del valor equivalente a aproximadamente el 9% de los ingresos anuales de las organizaciones.
Este porcentaje es elevado, sobre todo cuando los contratos influyen directamente en cómo y cuándo se reconocen los ingresos. La mejora de los plazos y el seguimiento de las obligaciones no solo reducen los costes, sino que aceleran el camino de la firma al cobro.
Esta falta de visibilidad conduce a un cumplimiento reactivo en lugar de preventivo. Por consecuencia suele traducirse también en sanciones o pérdida de tiempo durante las auditorías de contratos. Centralizar los datos contractuales en una única plataforma de CLM permite a los equipos jurídicos y de cumplimiento actuar a tiempo. A menudo esta estrategia queda de lado, a pesar de ser eficaz para mejorar el ahorro de costes contractuales. Con los datos exactos en mente, también es más fácil presionar para conseguir una solución que permita dicho ahorro.
Empiece por lo básico: conozca su ROI potencial
Incluso a medida que los departamentos jurídicos se modernizan, muchos siguen sin poder responder a una pregunta sencilla:
¿Cuánto nos cuestan realmente nuestros contratos?
Esto es en parte cultural, ya que el trabajo jurídico no siempre se ha medido en términos financieros. Sin embargo, cada vez es más necesario verlo desde esta perspectiva. Una visión clara del ROI ayuda a identificar las mayores oportunidades de ahorro de costes contractuales. Al igual justifica las inversiones y refuerza la colaboración con la empresa. Convierte la frustración anecdótica de
Conozca sus cifras
Este artículo subraya que reducir los costes de los contratos no es sólo cuestión de presupuesto, sino de dirigir los recursos allí donde generen más impacto. El resultado será dejar de malgastar energía en tareas que pueden automatizarse o mejorarse mediante mejores procesos. Automatizar el trabajo de poco valor, consolidar el gasto externo y mejorar la visibilidad pueden ahorrar colectivamente a las organizaciones tiempo y dinero considerables.
¿Y ahora qué? Puesto que no se puede mejorar lo que no se puede medir, la verdadera solución reside en calcular el ROI de su contrato. Esto puede hacerse fácilmente con herramientas como la Calculadora de ROI de DiliTrust.
Una vez que los equipos jurídicos adquieren ese conocimiento, se abren realmente las puertas al futuro de la gestión de contratos.
