Mantener la confidencialidad de la información de una empresa forma parte de la responsabilidad fiduciaria de cada miembro del consejo.
La información confidencial puede ser tecnología patentada, estrategias empresariales prospectivas o cualquier cosa que pueda obstaculizar la capacidad de la empresa para hacer negocios. No debe filtrarse a la competencia ni al público en general. Esta información confidencial también incluye las actas del consejo de administración. Muchas empresas piden a los miembros del consejo que firmen un acuerdo de no divulgación para formalizar este aspecto de la responsabilidad fiduciaria de los consejeros. No obstante, la obligación de diligencia existe independientemente de que exista o no dicho acuerdo.
Las actas del Consejo se consideran confidenciales en Canadá
Según la Ley de Sociedades Comerciales de Canadá (CBCA), las actas de las reuniones del consejo de administración son confidenciales. Sólo pueden acceder a ellas los consejeros y el auditor de la empresa. Existen casos en los que los tribunales han obligado a las empresas a presentar partes de sus reuniones como pruebas. Pero estos ejemplos son poco habituales.
La razón es sencilla: las decisiones del consejo son públicas y tienen consecuencias. Sin embargo, la forma en que han llegado a esas decisiones puede afectar a la percepción de la organización.
Por ejemplo, cuando veas una campaña de marketing ingeniosa, es posible que se haya construido sobre una base de notas tomadas rápidamente. Trabajo de última hora y, posiblemente, algunos desacuerdos entre el cliente y su agencia de publicidad.
Las buenas ideas y el liderazgo pueden surgir a veces de debates y opiniones opuestas. Y lo que se expone públicamente es la decisión final, no la forma en que se llegó a ella.
No se trata de ocultar información a los accionistas, sino de evitar que la propia empresa se vea perjudicada. Los accionistas pueden obtener toda la información que deseen sin tener acceso a las actas del consejo de administración. Esto se aplica excepto en casos particulares en los que su departamento de derecho corporativo puede ayudar a mediar.
La línea que separa la confidencialidad de la transparencia
En el contexto actual, es más probable que los inversores inviertan en una empresa que es transparente para sus accionistas. La transparencia no consiste en revelar información confidencial. Se trata de ir más allá de los informes a las partes interesadas para dar cuenta de las decisiones del consejo de administración, las finanzas de la empresa, etc.
La transparencia consiste en garantizar que la propiedad de la empresa, la remuneración de los ejecutivos y otros datos que los inversores consideran esenciales antes de tomar decisiones de inversión se faciliten. Esto debe hacerse de forma clara y transparente. Esto incluye no revelar información confidencial que pueda perjudicar sus intereses perjudicando a la empresa.
El Gobierno de Canadá anunció en 2020 una iniciativa para estudiar la modificación de la política destinada a reforzar la transparencia de las empresas canadienses. Aunque la estandarización de las normas internacionales de transparencia empresarial es uno de los factores que impulsan la iniciativa, el principal es hacer que las empresas canadienses resulten más atractivas para los inversores nacionales e internacionales.
La tecnología del board portal puede proteger la confidencialidad de sus reuniones y actas
Independientemente de que las actas de las reuniones del consejo sean o no confidenciales, siempre es mejor gestionarlas a través de un software seguro del Board Portal que enviarlas por correo electrónico.
El módulo Board Portal de la suite DiliTrust facilita la recopilación, protección y transmisión segura de cualquier documento y comunicación entre los miembros del consejo.
Algunas de las mayores empresas del mundo, como Burger King y Sodexo, utilizan DiliTrust con plena confianza para todas sus necesidades de gobernanza.
DiliTrust cumple con los más altos estándares de seguridad de datos, incluyendo:
- Certificación ISO 27001, incluida una política de archivo y copia de seguridad que preserve la integridad de los datos.
- Cifrado completo de extremo a extremo de todos los datos, tanto en almacenamiento como en tránsito.
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