Qu’est-ce qu’une data room et quels en sont les principaux avantages ?

Les data rooms permettent de partager des documents confidentiels de façon sécurisée et traçable dans le cadre de projets sensibles.

L’année dernière, The Economist avançait que « la ressource la plus précieuse au monde n’est plus le pétrole, mais les données ». Cette déclaration a rapidement suscité l’intérêt des entreprises. Sécuriser et maximiser l’utilisation des données confidentielles pour les projets sensibles n’est pas seulement une bonne pratique mais une nécessité. Découvrez en quoi consiste exactement une data room et comment elle peut vous aider à mieux gérer, sécuriser et faciliter vos projets.

Qu'est-ce qu'une data room et quels en sont les principaux avantages ?

Qu’est-ce qu’une Data Room ?

Une data room virtuelle permet aux utilisateurs de partager des documents en toute sécurité et fait office de plateforme de référence pour l’organisation d’une due diligence transactionnelle : cession, levée de fonds, fusion-acquisition, out-licensing… Ce logiciel sécurisé permet aux utilisateurs de télécharger facilement des milliers de fichiers, de contrôler leur accès et de collaborer en toute sécurité, tout en suivant l’activité de l’utilisateur à l’aide de statistiques détaillées et d’outils conviviaux comme le module de questions/réponses, les annotations de documents et les alertes instantanées. Le marché de la data room devrait atteindre 1 895 millions de dollars d’ici 2022 (contre 942,2 millions en 2017). Cela s’explique par l’augmentation des volumes de données, la réglementation relative à leur confidentialité, ainsi que les besoins croissants en propriété intellectuelle et en gestion des risques.

Pourquoi utiliser une data room ?

1: Sécuriser vos données confidentielles

La sécurité des données est le motif principal de l’ouverture d’une data room virtuelle car elle vous offre un niveau de sécurité qu’une solution généraliste (box ou drive) ne peut offrir. Les projets sensibles restent sécurisés grâce à une interface offrant les meilleurs standards de sécurité en vigueur. Qui plus est, l’hébergement des données est maîtrisé, sur des serveurs localisés et sécurisés.

2: Contrôle des données

Les administrateurs d’une data room électronique contrôlent entièrement les droits d’accès aux données confidentielles, ce qui permet de partager les documents selon des profils différenciés. Toutes les actions étant tracées, des rapports d’activité qui illustrent les connexions et les consultations permettent de dégager des tendances.

3: Gestion de documents

Le processus de due diligence est facilité grâce à la mise en place d’une data room. Tous les utilisateurs peuvent bénéficier d’une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, assurée par une équipe d’assistance multilingue expérimentée, à chaque étape du processus. Des outils collaboratifs permettent d’accélérer le travail des auditeurs en posant des questions directement sur les documents, en prenant des notes personnelles, en recevant des alertes sur nouveaux documents…

Pourquoi utiliser une data room ?

M&A et Corporate Finance : un volume important d’informations confidentielles est généré et échangé lors des fusions-acquisitions. Les banques d’affaires ont donc la possibilité de mettre en place une data room virtuelle pour présenter les informations nécessaires aux investisseurs potentiels et leurs conseils, notamment financiers et juridiques. La data room optimise la productivité, les performances et la vitesse des transactions de l’équipe et minimise les coûts directs et indirects des audits.

Pharma et Bio-Tech : ces industries ont été le plus durement touchées par les fuites de données, car la valeur de l’information qu’elles possèdent est extrêmement précieuse pour les criminels. DiliTrust Data Room est une plate-forme sécurisée et contrôlée permettant de partager des données confidentielles avec un nombre illimité d’utilisateurs.

Immobilier : la gestion immobilière implique une quantité importante de documents pour les notaires, les entreprises ou les sociétés de gestion immobilière. De grandes quantités de documents doivent être mises à la disposition des entreprises d’ingénierie, des agences d’architecture et des acheteurs potentiels au cours du processus d’achat. Notre data room facilite la diffusion efficace des documents essentiels lors de ces transactions.

A PROPOS DE DILITRUST DATA ROOM 

DiliTrust Data Room est une solution efficace pour sécuriser et partager vos données confidentielles lors de projets sensibles. Notre solution offre une traçabilité optimale des informations confidentielles et s’adapte à tous les types d’échanges sécurisés : fusions-acquisitions, capital-investissement, out-licensing de propriété intellectuelle, financement de projets industriels et restructuration. DiliTrust Data Room est offert par abonnement. Trois éditions sont disponibles, en fonction du degré d’assistance souhaité. Le nombre d’utilisateurs et les volumes ne sont pas limités, aucune facture supplémentaire n’est émise à la fermeture de la data room : vous maîtrisez totalement vos coûts. Contactez-nous aujourd’hui pour réserver une démo gratuite.