La méthode agile et la transformation numérique dans les services juridiques

Un service juridique agile qui s’appuie sur une technologie adaptée, produit plus rapidement un travail qualitatif qui s’intègre aux mieux dans les processus internes de l'entreprise.

La méthode de gestion de projet agile est née dans le monde de l’informatique en 2001 pour aider à scinder les grands projets en segments plus gérables. Ces dernières années, les chefs de projet et les gestionnaires d’autres secteurs ont eux aussi eu recours à cette méthode pour gérer au mieux leurs projets et leurs équipes.

Après avoir révolutionné le secteur de l’informatique, la méthode agile transforme les services juridiques des entreprises, un phénomène accentué par le récent rapprochement de ces deux filières. Selon le Project Management Institute, les projets qui utilisent la méthode agile sont 28 % plus performants que ceux qui ne l’utilisent pas. En raison des besoins des services juridiques en matière de big data et de solutions automatisées, l’implémentation d’outils informatiques dans leurs flux de travail est essentielle.

Qu’est-ce que la méthode agile ?

La méthodologie de gestion de projet agile est aussi appelée « méthode agile ». La philosophie de cette méthode est la simplicité avant tout.

La méthode agile a été conçue en réaction à l’ancienne méthode de gestion. Ce modèle en cascade qui considérait la rigidité des processus et de la documentation comme primordiaux, au point de faire obstacle aux résultats. La méthode agile a révolutionné le statu quo en privilégiant les personnes et les résultats au détriment des processus et de la documentation. Elle a permis d’accélérer considérablement les processus de développement des logiciels et la mise en œuvre des projets informatiques.

Le Manifeste pour le développement agile est considéré comme l’origine de la méthodologie. Voici ses valeurs :

« Nous découvrons comment mieux développer des logiciels par la pratique et en aidant les autres à le faire. Ce travail nous a amenés à accorder de l’importance : aux individus et leurs interactions plutôt qu’aux processus et aux outils ; à un logiciel fonctionnel plutôt qu’à une documentation exhaustive ; à la collaboration avec les clients plutôt qu’à la négociation contractuelle ; à l’adaptation au changement plutôt qu’à l’exécution d’un plan. Cela signifie que, bien qu’il y ait de la valeur dans les éléments situés à la fin, notre préférence se porte sur les éléments qui se trouvent en première partie de phrase. »

Le manifeste a depuis été repris par un grand nombre de livres et d’études, prouvant son efficacité et décomposant son principe simple en étapes telles que les mêlées, les sprints, la gestion par blocs de temps. Il a été largement adopté par de nombreuses entreprises de secteurs variés, qui ont remplacé le terme « logiciel fonctionnel » par « produit ou service fonctionnel ».

D’après l’article Embracing Agile, How to master the process that’s transforming management, dans la Harvard Business Review publié dans la Harvard Business Review, l’agilité permet de :

  • Réduire les défauts de qualité ;
  • Augmenter la productivité de l’équipe ;
  • Améliorer la satisfaction des employés ;
  • Éliminer les réunions sans importance.

 DÉTERMINER QUAND UTILISER LA MÉTHODE AGILE 

L’inconvénient de cette méthodologie est qu’elle n’est pas adaptée aux projets à long terme sans objectifs clairs, cependant l’utilité de ce type de projets est remise en cause. Gartner suggère aux responsables des services juridiques de se poser les quatre questions suivantes, avant de décider d’appliquer la méthode agile.

  1. Ce projet bénéficierait-il d’une plus grande participation des clients ?
  2. Le projet a-t-il un produit final clair ?
  3. Le travail exige-t-il l’expertise de plusieurs domaines ?
  4. Le travail peut-il être décomposé en étapes faciles à gérer ?

Si la réponse à ces quatre questions est « oui », alors la méthode agile est adaptée au projet. Dans le cas contraire, privilégiez la méthode en cascade ou une autre méthodologie de gestion de projet.

AGILITÉ DANS LE DÉPARTEMENT JURIDIQUE : C’EST POSSIBLE AVEC LA DIGITALISATION 

Le seul principe du manifeste pour le développement agile qui est susceptible de poser problème aux juristes, est d’accorder de l’importance aux résultats plutôt qu’aux processus et à la documentation. En effet, la documentation est un élément essentiel pour les départements juridiques.

La meilleure façon de surmonter cet obstacle est de digitaliser les opérations des services juridiques grâce aux LegalTechs. En effet, le progrès technologique a permis la création de nombreux outils permettant d’assembler et de transmettre des documents plus rapidement et à moindre coût. Ces outils permettent l’élaboration de processus plus efficients.

La digitalisation du département juridique doit également être gérée de manière agile. Cela tombe bien puisque la méthode agile a été conçue par et pour le secteur informatique. Le remplacement des anciens logiciels par des solutions plus performantes et plus sûres doit donc s’effectuer de préférence en respectant la philosophie agile. En outre, la digitalisation permettra d’augmenter la productivité et diminuera les coûts associés à la main d’œuvre. C’est un point important compte tenu de la pénurie de main-d’œuvre qui sévit depuis la crise sanitaire et qui risque de s’aggraver sur le long terme, lorsque les travailleurs âgés prendront leur retraite.

RÉÉVALUATION DES OUTILS TECHNOLOGIQUES DES SERVICES JURIDIQUES

Les services juridiques disposent généralement de plusieurs solutions informatiques anciennes qui répondent à des besoins divers. Avec la technologie juridique d’aujourd’hui, il y a de fortes chances que la plupart des besoins des services juridiques d’entreprise puissent être satisfaits avec seulement deux solutions. Trop de temps est perdu en raison de la nécessité pour les employés de se connecter et de fusionner des données provenant de solutions distinctes. Une partie de l’agilité consiste à privilégier les personnes par rapport aux outils, et la meilleure façon de le faire est de donner à vos employés les outils dont ils ont besoin plutôt que des solutions qui ont été bricolées au fil du temps en fonction de besoins disparates.

La technologie idéale pour un service juridique doit offrir une sécurité à toute épreuve et permettre une collaboration et une communication simplifiées entre les membres de l’équipe et les autres services de l’entreprise. C’est pourquoi DiliTrust vous propose des solutions sécurisées pour dématérialiser vos directions juridiques et gérer vos réunions de gouvernance.