Cada contrato firmado por una empresa constituye un valioso expediente jurídico: obligaciones, responsabilidades, plazos, penalizaciones… Sin embargo, la mayoría de los departamentos jurídicos tienen un conocimiento fragmentado de su cartera contractual. Y con razón: esta información se almacena a menudo en archivos no estructurados, dispersos entre departamentos… La buena noticia es que existe una forma de contrarrestar estas dificultades, y todo depende de una base de datos de contratos bien estructurada y trabajada. Se lo contamos todo.
Definición
Los contratos no son sólo documentos jurídicos; también contienen información fundamental para la gestión empresarial. Los datos contractuales se refieren a todos los elementos extraídos de un contrato de forma estructurada: fechas clave, cláusulas legales, obligaciones mutuas, partes implicadas, importes, duraciones, jurisdicciones aplicables, etc.
Cuando se extraen, centralizan y estructuran en una base de datos de contratos, estos datos pasan a ser utilizables. Permite :
¿Por qué es esencial disponer de una base de datos de contratos?
En resumen, una base de datos de contratos transforma los contratos en activos vivos. Es una palanca estratégica para asegurar las operaciones, mejorar la gobernanza y reforzar la posición del departamento jurídico como socio en el rendimiento.
Del archivo a la estrategia contractual
Frecuentemente, la gestión de contratos se reduce a una función administrativa: encontrar un contrato, comprobar una cláusula, responder a una emergencia. Este enfoque reactivo nos impide ver el panorama completo.
Crear una base de datos de contratos significa transformar este enfoque.
Al estructurar los contratos en forma de datos utilizables (cláusulas, fechas, obligaciones, partes, jurisdicciones, etc.), el departamento jurídico obtiene una visibilidad global inmediata y actualizada de su entorno contractual. De este modo, puede :
Ventajas de una buena base de datos de contratos
Reducir los riesgos jurídicos
La creación de una base de datos de contratos es, ante todo, un medio de garantizar la seguridad jurídica.
Tomemos un ejemplo sencillo: la cláusula de rescisión automática. Sin un sistema de aviso centralizado, una empresa puede verse atada a un contrato desventajoso durante varios años si no avisa a tiempo.
Gracias a una base de datos de contratos, estas cláusulas se identifican, categorizan y supervisan. El departamento jurídico puede configurar alertas, establecer umbrales de criticidad y recuperar el control de sus compromisos.
Otro caso frecuente es el de las cláusulas de ley aplicable o jurisdicción. En caso de litigio transfronterizo, su rápida identificación a través de la base de datos contractual puede orientar inmediatamente la estrategia de defensa.
Reforzar el cumplimiento de la normativa
Ante los crecientes requisitos de cumplimiento (RGPD, anticorrupción, ESG…), las empresas necesitan poder hacer un buen seguimiento de sus contratos. Con una base de datos de contratos esto es posible, ya que permite registrar:
- Cláusulas de protección de datos
- Compromisos éticos de los proveedores
- Obligaciones contractuales de información y auditoría
Se convierte así en una herramienta esencial para los equipos de Cumplimiento, RSC o Jurídicos a la hora de gestionar auditorías, evaluaciones ASG o investigaciones internas.
Ir más lejos: algunas soluciones vinculan la base de datos de contratos a la gestión de entidades jurídicas, para garantizar la coherencia entre la estructura contractual y la gobernanza.
Mejor gestión de los conflictos y litigios
Los litigios suelen basarse en un contrato en un momento u otro. Por eso, optar por una base de datos de contratos limpia y ordenada te permitirá navegar rápidamente por la documentación y encontrar las cláusulas pertinentes que marcarán la diferencia.
Los equipos jurídicos pueden :
Al cruzar los datos contractuales con los de la gestión de expedientes jurídicos, el departamento jurídico refuerza su capacidad de análisis y anticipación.
Cómo crear una base de datos de contratos
Gracias a los avances de la inteligencia artificial, ya no tendrá que introducir manualmente información, cláusulas, etc. para crear su base de datos. La inteligencia artificial será capaz de leer el contrato, reconocer la información clave (fechas, duraciones, importes, etc.) y convertirla en datos utilizables.
Hojas de resumen, dashboards estadísticos, auditorías en Excel… todas estas herramientas están a su disposición para permitirle tomar decisiones basadas en sus datos.
Empiece a crear su base de datos de contratos
En la actualidad, las herramientas de gestión de contratos basadas en inteligencia artificial, como las integradas en la suite DiliTrust Governance, permiten :
Con la elección adecuada de herramientas, sus equipos pueden ahorrar tiempo y trabajar mejor juntos. ¿Desea obtener más información? Póngase en contacto con un experto de DiliTrust hoy mismo.
