Las reuniones del consejo de administración determinan la toma de decisiones estratégicas en una empresa. Esto es esencial para mantener un buen gobierno corporativo, ya que estas reuniones establecen la dirección de las actividades, que son tomadas por todas las partes interesadas del consejo. Aunque las organizaciones son conscientes de la importancia de los consejos de administración, a menudo se subestiman o se estructuran mal dos elementos cruciales: la fase en que se emiten propuestas y se liberan las resoluciones.
¿Qué pueden hacer las organizaciones para gestionar mejor estas etapas? ¿Cómo pueden mejorar el proceso para obtener resoluciones manteniendo el máximo nivel de confidencialidad? En este artículo le revelamos lo que necesita saber.
Definiciones
Propuestas
Las propuestas son sugerencias, peticiones u observaciones compartidas por los miembros de una empresa. Cada empresa establece su propio sistema de presentación de propuestas, por lo que éste puede variar. Por ejemplo, en algunas organizaciones sólo los miembros del consejo de administración pueden presentar sugerencias para su inclusión en el orden del día. En otros casos, los empleados pueden presentar propuestas, que son transmitidas por un intermediario que participa en las reuniones del consejo.
La finalidad de una propuesta es incluirla en el orden del día del Consejo para su deliberación.
Resoluciones
Las resoluciones son documentos formales que recogen las decisiones tomadas al término de los debates. Cuando se archivan correctamente, garantizan la trazabilidad tanto jurídica como estratégica. Prestar atención a estas dos etapas refuerza la transparencia, la seguridad y la eficacia general del proceso de toma de decisiones.
Es bueno saberlo: Según datos de clientes de DiliTrust, una empresa celebra una media de una reunión del consejo de administración cada dos semanas. Cada orden del día contiene entre 20 y 30 propuestas, lo que ilustra la importancia de hacerlo a través de una gestión más estructurada.
¿Quién participa en el proceso?
En las propuestas y resoluciones intervienen varias partes. Como ya se ha mencionado, el sistema de presentación y deliberación depende del reglamento interno de la empresa. No obstante, se pueden identificar las siguientes personas en el circuito de este proceso.
Los ejecutivos suelen presentar propuestas estratégicas, mientras que los directores de negocio o jefes de departamento destacan las necesidades operativas. Los secretarios de empresa y los asesores jurídicos, por su parte, son clave para formalizar las resoluciones y garantizar su correcta documentación.
Aunque estos intercambios pueden parecer sencillos al principio, pueden volverse complejos rápidamente a medida que aumenta el volumen de información. Tradicionalmente, las propuestas y resoluciones se rastrean y almacenan mediante intercambios de correo electrónico y carpetas compartidas. Aunque este enfoque puede ser suficiente en las primeras fases, se recomienda encarecidamente adoptar soluciones digitales para garantizar la claridad, la coherencia y la eficacia a largo plazo.
Principales retos de los métodos tradicionales
El método tradicional de gestión de propuestas y resoluciones suele basarse en intercambios de correos electrónicos o documentos compartidos. Aunque este enfoque puede funcionar a corto plazo, recomendamos encarecidamente digitalizar estos procesos. Hacerlo ayuda a mitigar numerosos riesgos, especialmente los relacionados con la seguridad y la confidencialidad.
Problemas de trazabilidad
En un flujo en el que intervienen varios colaboradores, la ausencia de un sistema unificado dificulta la localización de las propuestas presentadas, su estado o su evolución. Una propuesta puede olvidarse, duplicarse o malinterpretarse, por falta de un seguimiento riguroso.
Se acabaron los errores humanos
Enviar un documento confidencial al destinatario equivocado, compartir versiones por error, omitir una propuesta importante… Estos errores pueden parecer menores, pero pueden tener consecuencias importantes, sobre todo en términos de cumplimiento de la normativa.
Riesgos para la seguridad
Los sistemas tradicionales, que a menudo carecen de cifrado o de protocolos avanzados de autenticación, exponen los datos sensibles a un mayor riesgo. La confidencialidad de las decisiones estratégicas puede verse comprometida.
Ineficacia operativa
La falta de automatización ralentiza la tramitación de las propuestas. Las idas y venidas por correo electrónico llevan tiempo, se pierden validaciones y se retrasan las decisiones. Esto va en detrimento de la capacidad de respuesta de la empresa.
Almacenamiento y análisis del historial
Conservar las resoluciones en archivos no centralizados limita la capacidad de elaborar informes fiables o extraer enseñanzas para futuras reuniones. El análisis retrospectivo se vuelve entonces muy laborioso.
Cómo el LegalTech mejora el flujo de trabajo en las propuestas y las resoluciones
Hoy en día, existen muchas formas de digitalizar este proceso y estructurarlo de principio a fin. Al momento de evaluar las posibles opciones de herramientas, asegúrese de que el software cumple las normas de seguridad ISO/IEC y cualquier otra norma local relacionada con la confidencialidad.
1. Entrada de la propuesta
Los colaboradores (mismos que usted puede configurar al implantar su herramienta) escriben sus propuestas utilizando formularios personalizables. Estos formularios centralizan información clave como el objetivo, los retos y los documentos de apoyo, si su herramienta lo permite. De este modo, se centraliza toda la información y documentación relativa a una propuesta.
2. Evaluación de las propuestas
Los administradores de la plataforma (también designados cuando se implanta su software) examinan las propuestas recibidas. Una vez validadas, las propuestas consideradas útiles o pertinentes se añaden a la agenda. Dependiendo de la funcionalidad de su software, esto puede hacerse manual o automáticamente. En el caso de la solución de gestión de consejos de administración de DiliTrust, esta adición es automática e instantánea.
3. Debate sobre los puntos del orden del día en un mismo lugar
Durante las reuniones del consejo, los miembros pueden acceder a todos los documentos a través de una zona segura. Con la solución adecuada, los miembros pueden comentar y debatir directamente desde la plataforma de la herramienta, como es el caso de la solución de DiliTrust. La posibilidad de comentar en directo un documento permite contar con una mejor trazabilidad de los intercambios.
4. Archivo de resoluciones
Una vez adoptadas las decisiones, las resoluciones se archivan en una sección específica. Pueden enriquecerse con metadatos (fecha, autor, documentos asociados), lo que facilita las búsquedas y las consultas posteriores.
5. Consulta de resoluciones
Por último, los colaboradores pueden consultar las decisiones adoptadas y seguir la evolución de sus propuestas. Esto refuerza el compromiso de los empleados y la transparencia del proceso de toma de decisiones.
Mejore sus procesos con DiliTrust
Con las herramientas de LegalTech, puede mejorar su proceso de propuesta de resolución, así como toda la gestión de las reuniones del consejo. Soluciones como DiliTrust Board Portal integran funciones avanzadas como la gestión centralizada de documentos, el control de acceso seguro, la trazabilidad de las acciones y los flujos de trabajo automatizados. Si aún no ha encontrado su solución ideal, explore el cuadro de mando para ver por qué DiliTrust es la mejor opción.
Al estructurar eficazmente la tramitación de propuestas y resoluciones, las empresas ganan en agilidad, seguridad y coherencia.
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