Al igual que muchos profesionales que no son necesariamente abogados, es posible que no esté familiarizado con la definición de biblioteca de cláusulas. En este artículo, te explicaremos qué es y por qué puede ser una gran ventaja para tu negocio.
Definición de la biblioteca de cláusulas
Una biblioteca de cláusulas (a menudo digital) contiene todas las cláusulas que pueden incorporarse a cualquier documento jurídico emitido por su empresa. Funciona como una enorme base de datos en la que puedes buscar los elementos que necesitas para crear un contrato o una modificación.
Es una herramienta esencial, ¡y no sólo para los abogados! – ya que permite enumerar y clasificar en un solo lugar todos los apartados que componen un contrato. Esto simplifica la redacción y ahorra un tiempo precioso a todos los implicados.
Ventajas de disponer de una biblioteca de cláusulas
La creación de un clausier jurídico es obviamente una ventaja para los abogados. Sin embargo, otros departamentos, como ventas, compras, finanzas y recursos humanos, también se benefician, por tres razones principales:
Plantillas de cláusulas prerregistradas
Una biblioteca de cláusulas facilita la creación, actualización y renovación de un contrato. Al igual que un modelo de contrato predefinido, las plantillas de cláusulas prerregistradas del sistema simplifican la redacción de documentos e incluso automatizan el proceso.
Para construir un contrato de la A a la Z, sólo tiene que seleccionar los apartados que necesite de la base de datos.
El ciclo de vida del contrato se simplifica desde el principio, lo que le ayuda a ahorrar tiempo.
Estas cláusulas también se pueden clasificar, para que pueda identificar rápidamente las que suponen un riesgo para sus contratos. Cuando creas o editas tus plantillas de cláusulas en tu biblioteca de cláusulas, les asignas un nivel de riesgo, lo que garantiza que nada se pase por alto.
Por supuesto, esta base de datos debe clasificarse en función de los tipos de contratos y cláusulas que su empresa necesite redactar. No organizar tu base de datos sería como meter todos tus documentos en la misma caja, sin ningún orden, carpeta o separador.
Garantiza el cumplimiento de los contratos
Gracias a una biblioteca de cláusulas, también puede evitar errores garantizando la conformidad de sus contratos. Como abogado, puede definir fácilmente qué condiciones se ajustan a las políticas reglamentarias e internas de su empresa. Al actualizarlas automáticamente, simplificas el proceso de adecuación de cada uno de tus contratos. De este modo, puede asegurarse de que cumplen su política en todo momento.
Maximiza los conocimientos jurídicos
El uso de una biblioteca de cláusulas compartida permite entonces a todas las partes de la empresa acceder a los activos contractuales de la empresa y estar seguros de su cumplimiento. De este modo, no hay margen para el error: el sistema está centralizado en un solo lugar y todo el mundo tiene acceso a la misma información, actualizada en tiempo real.
Ejemplo de cláusulas de una biblioteca de cláusulas
Una biblioteca de cláusulas bien estructurada debe contener una amplia gama de cláusulas contractuales adaptadas a los distintos contratos de la empresa. He aquí algunos de los tipos de cláusulas más habituales:
Cláusulas generales
Estas cláusulas están presentes en la mayoría de los contratos y definen las obligaciones generales de las partes. Incluyen :
- Cláusulas de confidencialidad, que protegen la información sensible intercambiada entre las partes.
- Cláusulas de fuerza mayor, que especifican las condiciones en las que un acontecimiento externo puede suspender o anular un contrato.
- Cláusulas de rescisión, que detallan cómo debe rescindirse el contrato.
Cláusulas específicas
Dependiendo del ámbito de actividad, algunos contratos exigen cláusulas especiales:
- Derecho laboral: cláusulas de no competencia, cláusulas de movilidad.
- Derecho mercantil: cláusulas de propiedad intelectual, cláusulas de exclusividad.
- Derecho mercantil: cláusulas de garantía, cláusulas de limitación de responsabilidad.
Estas cláusulas permiten adaptar los contratos a los requisitos legales y a las necesidades de la empresa.
Buenas prácticas para gestionar una biblioteca de cláusulas
La creación de una biblioteca de cláusulas eficaz requiere seguir ciertas prácticas recomendadas para garantizar la coherencia y el cumplimiento de los contratos.
Clasificar las cláusulas por categorías
Es esencial organizar las cláusulas contractuales en función de su naturaleza y uso. Esto puede hacerse según :
- Tipo de contrato (contratos de trabajo, contratos comerciales, contratos de servicios, etc.).
- El nivel de riesgo asociado a cada cláusula.
- Requisitos reglamentarios específicos del sector.
Actualizar periódicamente el clausier
Las leyes y normativas evolucionan constantemente. Un clausulado jurídico eficaz debe actualizarse periódicamente para garantizar el cumplimiento de los contratos. Esta tarea puede facilitarse con herramientas de gestión automatizada integradas en el software de redacción de contratos.
Utilizar cláusulas modelo normalizadas
La integración de modelos de cláusulas contractuales previamente validados garantiza la coherencia y la seguridad contractuales. Estos modelos garantizan prácticas contractuales armonizadas en toda la empresa y limitan los riesgos jurídicos.
Adopte un CLM con una biblioteca de cláusulas integrada
Utilizar una biblioteca de cláusulas para facilitar la redacción de contratos en su empresa es beneficioso. Pero utilizar una solución de gestión de contratos con una biblioteca de cláusulas integrada es aún mejor. Gracias a las múltiples funcionalidades del software de gestión de contratos, puedes agilizar todo el ciclo de vida del contrato.
💡 ¿Lo sabías? Según PwC, el 12% de los costes anuales de una empresa se destinan a la parte manual de la gestión de contratos.
La biblioteca digital de contratos
Entre las herramientas integradas en estas soluciones, su primer aliado será la biblioteca digital de contratos. Esta herramienta en línea centraliza y gestiona todos los contratos de una empresa. Funciona como una biblioteca digital, que contiene todos los documentos emitidos, recibidos y firmados.
Flujos de validación
Funciona en perfecta ósmosis con una segunda característica inherente a los CLM, denominada flujos de trabajo de validación. Estos facilitan el proceso interno de creación y circulación de contratos.
Mejoran la colaboración entre todos los equipos al digitalizar las aprobaciones internas y externas. Las distintas partes implicadas en un contrato pueden validarlo, modificarlo o rechazarlo en cualquier momento. Los demás reciben una notificación instantánea.
La firma electrónica
Lo único que falta en esta fase es una firma electrónica para que su viaje contractual sea aún más sencillo.
El software de gestión de contratos suele funcionar de forma interoperable con soluciones de firma electrónica. Este es el caso de DiliTrust, donde colaboramos con socios de firma electrónica como Docusign, Hellosign, Universign y muchos otros, ofreciendo a los usuarios la posibilidad de firmar contratos, modificaciones y documentos a distancia, en cualquier momento y, por supuesto, con total seguridad.
Cómo la inteligencia artificial facilita el uso de una biblioteca de cláusulas
Algunos CLM, como el de DiliTrust, están equipados con inteligencia artificial (IA). En concreto, la IA ayuda a los humanos haciéndose cargo de tareas tediosas y lentas, lo que hace que la configuración y gestión de una biblioteca de cláusulas sea mucho más eficiente.
Por ejemplo, un software basado en IA, como el CLM de DiliTrust, reconoce las cláusulas de sus contratos y las integra automáticamente en su biblioteca de cláusulas. Como resultado, no hay necesidad de buscarlas e introducirlas manualmente, lo que le ahorra un tiempo valioso para tareas de alto valor.
Además, las nuevas cláusulas se detectan y añaden automáticamente, mientras que las existentes pueden modificarse sin esfuerzo, lo que garantiza que su biblioteca de cláusulas se mantenga actualizada.
Por último, la inteligencia artificial desempeña un papel crucial a la hora de garantizar el cumplimiento de los contratos y, por extensión, de mejorar la seguridad de la empresa. Al extraer de forma autónoma la información de sus contratos, la IA le notifica de forma proactiva y en tiempo real cuándo es necesario actualizar una cláusula o cuándo se acerca el vencimiento de un contrato.
¿Quiere saber más? Descubra hoy mismo el CLM de DiliTrust.
