El sector público es conocido por su resistencia a la digitalización. Esta cautela tiene sentido, ya que maneja datos sensibles y no puede comprometer la seguridad.
Aun así, en los últimos años, muchos procesos se han digitalizado para facilitar trámites y procedimientos legales. En la Unión Europea, países como Dinamarca y los Países Bajos han mejorado el acceso ciudadano gracias a la digitalización. Ahora, este proceso debe extenderse también a la organización interna, como la digitalización de reuniones de consejos o la gestión de contratos en licitaciones.
Sin embargo, la transición presenta retos, especialmente en la gestión documental dentro de la contratación pública. Estos procedimientos requieren preparar anuncios de licitación y supervisar el cumplimiento normativo constantemente.
¿Cómo abordar la seguridad, la privacidad y el cumplimiento en este entorno?
Retos de la digitalización de los procesos del sector público
Equilibrar la modernización con la seguridad y la privacidad
Las entidades públicas manejan información sensible y necesitan soluciones seguras antes de adoptar sistemas digitales. Cualquier tecnología utilizada debe cumplir estrictas normas de seguridad para evitar filtraciones de datos y accesos no autorizados.
Las amenazas a la ciberseguridad están en su punto más alto y no es probable que esto cambie pronto. Por ello, se exige a las instituciones públicas el uso de servicios en la nube seguros, cifrado avanzado y autenticación multifactor. Además, aún queda trabajo por hacer en alfabetización tecnológica y de seguridad. El personal interno debe recibir formación para reconocer ciberamenazas y minimizar riesgos.
Otro reto es equilibrar transparencia y confidencialidad. Aunque las entidades públicas deben garantizar la transparencia en adquisiciones y contratos, también deben proteger datos sensibles de proveedores e información sujeta a derechos de propiedad.
Para lograrlo, las instituciones que busquen digitalizarse deben elegir herramientas adecuadas y garantizar su cumplimiento con normativas como GDPR o DORA en la Unión Europea.
Seguir la evolución de la normativa
Es un desafío constante para cualquier profesional jurídico en cualquier lugar. Las instituciones públicas deben cumplir con todas las normativas regionales.
Los marcos legales cambian con frecuencia. Para digitalizar licitaciones, las entidades públicas necesitan herramientas que garanticen seguridad y se adapten a las jurisdicciones. Nuevas leyes de contratación y medidas anticorrupción añaden complejidad, exigiendo supervisión continua y conocimientos especializados.
Las licitaciones transfronterizas presentan retos normativos, ya que los países pueden tener requisitos contradictorios. Igualmente, las políticas de contratación ecológica obligan a evaluar el impacto ambiental de proveedores y servicios.
El incumplimiento de normativas puede descalificar a los licitadores y aumentar la carga administrativa. Con la herramienta adecuada de gestión de contratos, estas discrepancias pueden detectarse fácilmente.
Riesgos de cumplimiento
No cumplir con las normativas puede tener consecuencias legales y financieras. Las organizaciones públicas pueden perder licitaciones o enfrentar sanciones si no se ajustan a las actualizaciones normativas. El seguimiento manual del cumplimiento es ineficaz y propenso a errores, por lo que las herramientas automatizadas son esenciales.
Otro aspecto clave es la preparación para auditorías. Las instituciones deben asegurar registros accesibles y bien documentados de adquisiciones y contratos. El incumplimiento puede implicar sanciones, daños a la reputación o incluso responsabilidad penal. Las pistas de auditoría digitales reducen estos riesgos al proporcionar registros claros sobre decisiones de contratación, evaluaciones de proveedores y aprobaciones de contratos.
Beneficios de las herramientas de Legaltech para el sector público
Herramientas de gestión del Consejo
Las herramientas de LegalTech para el sector público pueden mejorar realmente las estrategias de gestión de los consejos de administración si se seleccionan con cuidado. Estas estructuras cuentan con órganos de organización y gobierno, al igual que cualquier empresa. Entre las principales ventajas para las estructuras del sector público, podemos enumerar:
Al elegir una solución de gestión de juntas directivas que cumpla las normas internacionales de seguridad, las entidades del sector público pueden garantizar el cumplimiento de la normativa sin poner en peligro la protección de datos, al tiempo que mejoran la colaboración interna.
Herramientas de gestión de contratos y su impacto
La gestión de contratos es un aspecto crítico de la contratación pública, que a menudo requiere un seguimiento y una documentación meticulosos. Las herramientas de LegalTech para el sector público, como un CLM, pueden mejorar drásticamente este proceso:
En realidad, la clave está en las funciones basadas en IA. Las plataformas de gestión de contratos con IA pueden detectar riesgos de cumplimiento antes de que sean un problema. También aseguran que certificaciones como la ACN estén siempre actualizadas y verificables. Herramientas avanzadas como DiliTrust CLM, al usar el servicio en la nube de OVH certificado, garantizan el cumplimiento por extensión.
Mejorar los procesos con herramientas LegalTech para el sector público
La digitalización transforma la contratación pública. La automatización documental, el seguimiento en tiempo real y la IA reducen la carga administrativa y mejoran la supervisión. La Oficina de Licitaciones y Contratos, junto con el gestor del proyecto, puede usar estas herramientas para agilizar procesos y asegurar el cumplimiento normativo.
Conclusión
La adopción de herramientas digitales para gestionar el sector público será inevitable. Este artículo abordó la gestión de licitaciones, adquisiciones y contratos.
La herramienta correcta reduce riesgos de cumplimiento, mejora eficiencia y refuerza la supervisión. Así, con soluciones adecuadas, las organizaciones públicas pueden adaptarse a la normativa mientras garantizan seguridad y transparencia en sus procesos.
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