Los flujos de trabajo de validación, también conocidos como circuitos de validación, agilizan y digitalizan los procesos de aprobación internos y externos en diversos entornos. En este artículo, analizaremos cómo funciona esta automatización, cómo implantarla eficazmente y las principales ventajas que aporta a su organización.
Funcionamiento y definición del flujo de trabajo de validación
Los procesos de validación pueden referirse tanto a los contratos negociados y finalizados, que deben validarse internamente, como a la relectura de las condiciones contractuales por expertos, que dan su visto bueno y/o emiten contrapropuestas.
Al digitalizar sus solicitudes de aprobación, puede establecer una validación secuencial o paralela. En la validación secuencial, el solicitante define el orden de validación. Si el primer validador rechaza el contrato, el siguiente no podrá validarlo, y así sucesivamente… En el caso de la validación paralela, el orden de aprobación es irrelevante. Si hay varios validadores, todos pueden aprobar el contrato independientemente de las validaciones de los demás.
Los flujos de trabajo de validación también pueden utilizarse para automatizar las solicitudes. Los circuitos pueden definirse de antemano cuando el contrato supera un determinado importe o es específico de los compradores, por ejemplo. El experto de la empresa puede establecer condiciones para que el personal operativo garantice el cumplimiento de las normas internas de la empresa. Con sólo pulsar un botón, el personal operativo sabrá quién es el responsable de validar el contrato.
Caso práctico de un flujo de trabajo de validación
Firmas electrónicas
En algunos casos, la validación de contratos o presupuestos puede llevar mucho tiempo, sobre todo cuando una empresa tiene muchos niveles de gestión. En estas situaciones, integrar la firma electrónica en un flujo de validación puede acelerar el proceso. Al integrar reglas muy precisas (lo veremos más adelante en el artículo), los equipos pueden eliminar las limitaciones asociadas a los documentos en papel. De este modo, los documentos pueden validarse a distancia gracias a la firma electrónica, optimizando el tiempo de procesamiento.
Validación de facturas
La validación de facturas mediante un flujo de trabajo de validación optimiza la gestión de pagos. Esto es cada vez más habitual en las empresas, sobre todo con el auge de las soluciones de digitalización de facturas. Los circuitos de validación automatizados garantizan que cada factura siga los pasos necesarios antes de ser aprobada y pagada, evitando así retrasos y errores contables.
Gestión de las solicitudes de vacaciones
Se ha convertido en una herramienta indispensable para los departamentos de RR.HH., y se puede afirmar con seguridad que todas las empresas tienen una solución para establecer flujos de trabajo de validación de las vacaciones. Cuando un empleado presenta una solicitud, ésta se envía automáticamente al superior jerárquico correspondiente, que puede aprobarla o rechazarla en función de las necesidades operativas.
Establecer un flujo de trabajo de validación eficaz
1. Entender qué hay que automatizar
Antes de empezar a definir las reglas o las partes interesadas, e incluso los objetivos cuantificados, es necesario comprender los pasos que deben automatizarse. Durante esta fase, es aconsejable hacer una lista de tareas y priorizar la automatización en consecuencia. Por ejemplo, aprobar un nuevo contrato tras una venta.
Ejemplos de tareas a automatizar :
2. Analizar los procesos actuales
Analizando los procesos actuales de su empresa, podrá identificar los bloqueos. Esta «cartografía de procesos» es esencial para optimizar la fluidez del tratamiento de las solicitudes. Se dará cuenta de que es imposible implantar un flujo de trabajo de validación sin él.
He aquí algunas cuestiones clave a tener en cuenta en esta fase:
Establecer normas de validación
Una vez que tenga todo lo anterior en la mano, es hora de definir las reglas precisas para cada flujo de trabajo de validación. Si ha seguido correctamente los primeros pasos, habrá identificado los puntos de bloqueo que ralentizan las validaciones. Estas reglas incluyen los importes máximos, los tiempos de aprobación y los niveles de autorización.
Ejemplos de normas por definir:
Definir gestores de validación
Identificar a las partes interesadas y su papel en el flujo de trabajo de validación garantiza una ejecución eficaz y transparente de los procesos de validación.
Ejemplos de gestores de validación:
Ventajas de una herramienta de automatización
Ahorro de tiempo
La automatización de un flujo de trabajo de validación reduce considerablemente el tiempo necesario para validar los documentos, lo que acelera la toma de decisiones y la ejecución de los contratos.
Menos errores
El error humano es inevitable, pero sus consecuencias pueden variar en gravedad. Eliminar las tareas manuales en los flujos de trabajo de validación reduce el riesgo de error, garantizando datos fiables y un mejor cumplimiento de las políticas internas.
Mejor colaboración
Un flujo de trabajo de validación estructurado mejora la comunicación entre las distintas partes interesadas. La información fluye más fácilmente y los empleados pueden supervisar los progresos en tiempo real. También optimiza los recursos, ya que los flujos de trabajo reducen las tareas manuales repetitivas.
Centralización y trazabilidad
Una herramienta de integración del flujo de trabajo de validación, como la utilizada para la gestión de contratos, centraliza toda la información relacionada con los documentos. Esto permite el seguimiento en tiempo real del progreso de la validación (por ejemplo, notificaciones de aprobación de presupuestos) y garantiza la trazabilidad completa de las decisiones.
¿Listo para pasar a la aplicación?
Gracias a una automatización eficaz, puede garantizar circuitos de validación más fluidos y rápidos, al tiempo que garantiza una mayor conformidad, si utiliza la solución adecuada.
Descubra los flujos de trabajo de validación de contratos con DiliTrust. Póngase en contacto con nosotros
