Esta es la tercera y última entrega de nuestra serie sobre Implantación de una solución de CLM. En este artículo exploraremos los últimos pasos de la fase de implantación, lo que no significa que el viaje de CLM haya terminado. De hecho, al incorporar los equipos a su nueva solución de CLM, se embarcará en otra fase importante. Los equipos empezarán a utilizar la herramienta, pero también es el comienzo de la recopilación de comentarios. Estos se usarán para mejorar su solución en la medida de lo posible a largo plazo.
Fase de adopción
Una vez configurado el sistema, comienza la fase de incorporación. Durante esta fase, los equipos recibirán una formación estructurada. Será respaldada por documentación, para explorar y probar la solución en situaciones reales. Mientras tanto, los usuarios deberán dejar comentarios sobre mejoras etc. Aunque no se trata de la puesta en marcha oficial, es un momento crítico para ayudar a los usuarios a sentirse cómodos con la herramienta. Se pueden resolver problemas de uso y garantizar una transición fluida hacia la adopción total.
Los esfuerzos de gestión del cambio deben estar en el punto más alto durante la fase de adopción. Es para ayudar a los usuarios a sentirse cómodos con el nuevo sistema, abordar cualquier problema y garantizar una transición fluida.
Formación para la fase de adopción
El proveedor de CLM se centrará normalmente en formar a los usuarios clave para que puedan transmitir los conocimientos. En concreto, se trata de las principales partes interesadas, como patrocinadores, usuarios clave y administradores. Como resultado, estas personas se convertirán en expertos en el sistema y defensores internos de la solución. Ellos guiarán a los demás equipos durante la transición.
Enfoque de la formación
En función del tamaño de su empresa y del número de usuarios que vayan a utilizar la herramienta, el proveedor de CLM adoptará uno de estos dos enfoques:
- Si el grupo de usuarios es pequeño, formarán a todos los usuarios al mismo tiempo. Los miembros del equipo pueden utilizar el CLM de forma diferente. Sin embargo, formar a todos juntos ayuda a los colaboradores a entender cómo utilizan la herramienta sus compañeros. De tal manera descubren los retos que pueden encontrar durante la fase de incorporación y adopción.
- Sin embargo, si los equipos son demasiado grandes, adoptarán un enfoque de «formación de formadores». Este método se centra en la formación de un pequeño grupo de usuarios clave que están bien posicionados internamente para transmitir el aprendizaje. Así, se garantiza la difusión eficaz de los conocimientos por toda la organización. Es especialmente valioso en las implantaciones a gran escala.
Garantizar el éxito de la formación
Para garantizar un despliegue de la fase de adopción sin problemas, es esencial desarrollar un plan detallado basado en los casos de uso identificados durante la fase de diseño. En primer lugar, identifique los grupos de usuarios y el público destinatario. A continuación, personalice las sesiones de formación para satisfacer sus necesidades y funciones específicas. Centrese en los casos de uso más relevantes. Además, integre ejercicios de pruebas prácticas en la formación para proporcionar experiencia práctica. Esto permitirá a los usuarios explorar casos de uso reales y comprender mejor cómo funciona el sistema durante y después de la fase de incorporación.
Punto clave de la fase de adopción: la documentación
Crear una documentación exhaustiva es crucial para ayudar a los usuarios a comprender plenamente y aprovechar al máximo las capacidades de la herramienta de CLM.
Esta documentación debe incluir:
- Documentación de procesos: Instrucciones claras sobre los flujos de trabajo de aprobación, los procesos de creación de contratos y las reglas de automatización. Deben documentarse internamente para mantener la coherencia.
- Preguntas frecuentes: Respuestas a preguntas comunes y soluciones a problemas típicos que pueden encontrar los usuarios. Normalmente, el proveedor de CLM se encargará de ello o compartirá el acceso a una página específica.
- Buenas prácticas: Consejos prácticos y directrices para optimizar los procesos de gestión de contratos que emerge durante y después de la fase de adopción.
Para agilizar este proceso, elabore la documentación progresivamente durante la fase de configuración, en lugar de esperar hasta el final. De este modo, los usuarios tendrán acceso a los materiales pertinentes a medida que se desplieguen las funciones. Además, muchas soluciones de CLM ofrecen plantillas para simplificar la documentación. Estas también facilitan el registro y el uso compartido de flujos de trabajo y reglas esenciales.
Recopilación de feedback
Tomar en cuenta la opinión de los usuarios debe ser un proceso continuo para que la fase de adopción se desarrolle bien.
En primer lugar, recopile periódicamente información sobre retos, problemas de usabilidad y sugerencias de mejora. A continuación, organice los comentarios clasificándolos en temas o asuntos clave. A continuación, priorice los problemas más importantes en función de su impacto y frecuencia.
Por último, utilice esta información para orientar futuras optimizaciones y mejoras del sistema. Al perfeccionar continuamente el sistema basándose en las aportaciones de los usuarios, las organizaciones pueden garantizar una experiencia de CLM más fluida y eficiente.
Resultados esperados
Al final de la fase de adopción, su organización debería haber conseguido lo siguiente:
Además, se recogerán valiosas opiniones de los usuarios. Los usuarios deben sentirse seguros y capacitados para aportar ideas constructivas sobre la usabilidad del sistema, los retos y las posibles mejoras. Como resultado, esta información impulsará la optimización continua del sistema a medida que avance la implantación.
En primer lugar, los usuarios clave actuarán como formadores oficiales. Cada vez que se implante una nueva función o módulo, estos campeones formarán a los nuevos usuarios. De esta forma se garantiza una transición satisfactoria y una transferencia de conocimientos coherente.
Además, todos los usuarios tendrán acceso a una documentación completa y actualizada. Esto incluye recursos claros, prácticos y bien organizados, como guías de procesos, tutoriales paso a paso, preguntas frecuentes y mejores prácticas.
Además, se probarán escenarios reales. Por ejemplo, las aprobaciones de contratos, las actualizaciones de cláusulas y los procesos de firma electrónica confirmarán que la solución cumple los requisitos operativos diarios y garantiza que funciona como se espera en la práctica.
5 consejos para una gestión eficaz del cambio:
Comuníquese pronto y con frecuencia: Mantenga informadas a las partes interesadas con actualizaciones periódicas para generar entusiasmo y reducir la incertidumbre.
Aproveche las historias de éxito: Comparta los primeros éxitos para demostrar el valor de la herramienta y motivar a otros.
Apoyo visible del liderazgo: Asegúrese de que los líderes y el patrocinador del proyecto defienden activamente el cambio para demostrar su importancia.
Formación y apoyo continuos: Ofrezca formación continua y recursos para impulsar la confianza y la adopción.
Fomente las opiniones y actúe en consecuencia: Recopile periódicamente las opiniones de los usuarios y actúe en consecuencia para fomentar su participación.
Fase de lanzamiento
La fase de entrada en funcionamiento marca el lanzamiento oficial de su solución de gestión de contratos, ampliando el acceso a todos los usuarios de la organización, no sólo a los usuarios clave. Es entonces cuando la herramienta se integra en los flujos de trabajo diarios de los equipos y se produce la transición completa de los procesos de gestión de contratos al nuevo sistema.
En esta fase, se produce un traspaso entre el gestor del proyecto y el gestor de cuentas. El gestor de cuentas se convierte en su principal punto de contacto. El gestor de cuentas es clave para garantizar el éxito a largo plazo. Este último ofrece apoyo continuo, aborda nuevos requisitos y recopila comentarios. Todo, con el objetivo de optimizar la solución a medida que evolucionan las necesidades de su organización desde la fase de incorporación.
En algunos casos, el gestor de proyectos de CLM puede permanecer involucrado durante los primeros 2-3 meses tras la de la puesta en marcha. Este periodo de transición ayuda a garantizar un traspaso fluido. El gestor del proyecto presenta al gestor de cuentas, y resuelve cualquier problema que surja justo después de la puesta en marcha.
La puesta en marcha puede hacerse por etapas para reducir riesgos. Gracias al feedback de los usuarios puede hacer ajustes en la herramienta. Con ello, garantiza una adopción más rápida para el siguiente grupo de usuarios.
Supervisión
Una vez que la solución está en marcha, es esencial supervisar su adopción y rendimiento para garantizar que cumple las expectativas.
Seguimiento de la adopción por parte de los usuarios: Evalúe cómo utilizan el sistema los equipos en sus tareas diarias. Identifique las áreas en las que puede ser necesaria formación o aclaraciones adicionales para mejorar la confianza y la productividad.
Supervise el rendimiento del sistema: Vigile la capacidad de respuesta del sistema, los flujos de trabajo y las integraciones para asegurarse de que todo funciona sin problemas. Aborde cualquier problema técnico con prontitud para evitar interrupciones.
Medición en función de los KPI: Evalúe el rendimiento del sistema con respecto a los KPI definidos durante la fase de diseño. Métricas como la duración del ciclo de contratación y el seguimiento del cumplimiento ayudarán a medir el éxito.
Detecte los logros iniciales y compártalos para mostrar el valor de la herramienta a los equipos. Compartir estos logros impulsa la adopción continua en toda la organización después de la fase de incorporación.
Resultados esperados
Al final de la fase de puesta en marcha, siempre durante la fase de adopción, su organización debería haber conseguido lo siguiente:
Acceso total al sistema para todos los usuarios: La solución CLM es totalmente accesible para todos los usuarios, no solo para las partes interesadas clave. Así se permite a los equipos de toda la organización gestionar los contratos de forma eficiente.
Adopción inicial en todos los equipos: Los equipos utilizan activamente la solución de CLM, con flujos de trabajo, plantillas y funciones automatizadas integradas en sus procesos. Si los usuarios muestran compromiso con la herramienta desde temprano, tendrá mejores bases para la adopción.
Rendimiento del sistema validado: Las funcionalidades básicas, las integraciones y los flujos de trabajo funcionan sin problemas ni problemas significativos. El rendimiento del sistema y la experiencia del usuario se supervisan de cerca. Esto es para identificar y resolver cualquier problema inicial con antelación.
La fase de puesta en marcha no es el final del trayecto de su CLM, es sólo el principio. Tendrá que mantenerlo en funcionamiento. ¿Qué significa esto? Significa:
1. Revisar y perfeccionar los flujos de trabajo a lo largo del tiempo.
2. Recoger las opiniones de los usuarios para hacer evolucionar el CLM.
3. Actualizar y añadir plantillas de contratos y alimentar las bibliotecas de cláusulas.
En resumen, mantenga su CLM vivo.
Conclusión
Hemos cubierto varias fases clave de la implantación de su CLM.
Por último, la fase de puesta en marcha marca el lanzamiento oficial. La plena integración de la solución en los flujos de trabajo diarios y la supervisión del rendimiento están puestos en su lugar.
Cada una de estas fases es fundamental para garantizar el éxito de la implantación. Para garantizar el éxito a largo plazo y la optimización continua de la solución de CLM es necesario seguir cada paso. Cada etapa deberá realizarse priorizando la gestión al cambio en todo momento. Así, logrará satisfacer las necesidades cambiantes de su organización.
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