Segunda entrega de la guía de implantación de CLM
La mayoría de las implantaciones de CLM no fracasan en la selección del proveedor. Fracasan en las dos fases que vienen justo después: la configuración y la migración de datos. Son las etapas donde los equipos se enfrentan a decisiones técnicas con consecuencias jurídicas, y donde un error de planificación puede arrastrar meses de adopción deficiente.
Según World Commerce & Contracting, las organizaciones pierden de media el 9,2% de sus ingresos anuales por una gestión contractual deficiente. Gran parte de esa pérdida tiene su origen no en la falta de herramientas, sino en herramientas mal configuradas y datos que nadie puede encontrar ni confiar.
Si ya completó la fase de diseño, tiene la base: sus tipos de contrato, flujos de validación y objetivos de negocio definidos. Ahora se trata de convertir ese diseño en un sistema que su equipo use de verdad, con datos en los que pueda confiar desde el primer día
¿Qué son las fases de configuración y recuperación de datos de un CLM?
La fase de configuración es el proceso mediante el cual el proveedor y su equipo de TI construyen el entorno operativo del CLM: estructura de carpetas, permisos, flujos de trabajo, plantillas, integraciones y cuadros de mando.
La fase de recuperación de datos es la migración de los contratos existentes al nuevo sistema, ya sea desde otro CLM o desde repositorios dispersos como SharePoint, Google Drive o bandejas de entrada de correo.
Ambas fases ocurren en paralelo o de forma consecutiva, y las decisiones que se tomen en cada una condicionan directamente la adopción posterior.
Fase de configuración: construir un sistema que su equipo use
La configuración no es una tarea técnica que delegar. Es donde se define si el sistema va a facilitar o entorpecer el trabajo diario del equipo jurídico.
El error más frecuente: querer configurarlo todo de una vez
El enfoque todo-a-la-vez genera configuraciones complejas que nadie entiende bien en el momento del lanzamiento. Un despliegue incremental funciona mejor:
- Empiece con las funciones esenciales y las integraciones críticas.
- Pruebe durante el despliegue, no al final.
- Amplíe de forma gradual con configuraciones avanzadas.
Los usuarios se adaptan mejor a una herramienta que evoluciona con ellos que a un sistema completo que aparece de golpe..
Configuración inicial
El proveedor establece la arquitectura base del sistema:
- Estructura de carpetas: organización lógica de contratos y documentos asociados para facilitar la navegación y la búsqueda.
- Control de acceso: permisos por carpeta, tipo de documento y plantilla. Configurado desde el inicio, evita tanto los silos de información como las exposiciones innecesarias de datos..
Configuración avanzada
Una vez sentadas las bases, se configura la inteligencia operativa del sistema:
- Flujos de trabajo de aprobación: adaptados a los tipos de contrato y políticas internas.
- Notificaciones y alertas automatizadas: para que ningún plazo crítico dependa de un recordatorio manual.
- Plantillas y biblioteca de cláusulas: base estandarizada para crear documentos de forma coherente.
- Hojas resumen de contratos: si su proveedor ofrece funciones de IA, esta configuración genera el mayor retorno a largo plazo. En DiliTrust CLM, la extracción de atributos mediante IA completa automáticamente los campos clave de cada contrato.
- Smart Reports: configuración de informes en lenguaje natural para seguimiento de vencimientos, plazos de aprobación y métricas de cumplimiento.
Algunas soluciones de CLM, como DiliTrust CLM, ofrecen un asistente de IA integrado (Lini) que puede asistirle durante la propia configuración del sistemar.
Cómo diseñar flujos de trabajo que funcionen en la práctica
Los flujos de trabajo mal diseñados son la causa número uno de que los usuarios los eviten. Antes de activarlos:
- Defina escenarios concretos de uso basados en situaciones reales de su organización, no flujos genéricos.
- Priorice los más frecuentes o de mayor riesgo. No todo puede ser urgente.
- Identifique los criterios desencadenantes con precisión. La pregunta que debe hacer a su equipo es: «¿en qué momento exacto necesitamos que se firme o apruebe esto?». Los desencadenantes pueden ser cláusulas específicas (por ejemplo, obligaciones vinculadas a DORA) o umbrales de valor (contratos superiores a 20.000 euros requieren aprobación del director financiero).
- Implante, mida y ajuste. Un flujo de trabajo no es definitivo en su primera versión.
Un punto que las implementaciones más exitosas tienen en común: estandarizan primero, automatizan después. Automatizar procesos que aún no están definidos con precisión solo amplifica la confusión.
Integración con el ecosistema existente
Un CLM aislado no añade valor. La integración con las herramientas que su equipo ya utiliza es lo que hace que el sistema sea adoptado de forma natural.
| CATEGORÍA | EJEMPLOS COMPATIBLES |
| Firma electrónica | DocuSign, Adobe Sign, Yousign, HelloSign |
| Suites ofimáticas | Microsoft Word Add-in, Google Docs Add-on |
| CRM | Salesforce, HubSpot, Zoho CRM |
| ERP | SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365 |
| Gestión documental | SharePoint, Box, Dropbox |
| SSO | Okta, Azure AD, Ping Identity |
| Gestión de proyectos | Asana, Trello, Jira |
La decisión más importante en esta fase no es qué integrar, sino qué sistema actúa como fuente de datos maestra para cada tipo de información. Sin esa definición, los datos se duplican y dejan de ser fiables.
Anticipe los problemas de integración antes del lanzamiento. Un problema no resuelto en esta fase se convierte en una incidencia durante la adopción.
Qué debe tener al final de la fase de configuración
- Un sistema CLM completamente configurado, con las funciones esenciales, los flujos de trabajo y las integraciones adaptadas a su organización.
- Flujos de trabajo operativos, donde los procesos de aprobación y enrutamiento de contratos funcionan según lo diseñado.
- Integraciones activas con las herramientas clave: firma electrónica, CRM, ERP.
- Control de acceso definido, con permisos claros para cada rol y responsabilidad.
Configure el sistema pensando en cómo va a crecer su organización, no solo en cómo funciona hoy. La escalabilidad no se añade después: se diseña desde el principio.
¿Gestiona sus contratos con hojas de cálculo y carpetas compartidas? Vea cómo un CLM puede organizar flujos de aprobación, vencimientos y firmas en un solo entorno.
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Fase de recuperación de datos: la calidad de lo que migra determina la calidad de lo que obtiene
Migrar datos a un CLM nuevo no es trasladar archivos de una carpeta a otra. Es una operación que exige rigor jurídico y técnico en paralelo. Los datos incorrectos o incompletos no generan solo problemas técnicos: crean una desconfianza en la plataforma que puede durar años.
Un principio que los equipos más experimentados aplican desde el inicio: tratar la migración como un proyecto de confianza, no de tecnología. Si los usuarios no pueden encontrar sus contratos, o las fechas son incorrectas, la adopción del sistema se resiente independientemente de la calidad de la herramienta.
Involucre desde el inicio tanto a expertos técnicos como a representantes del equipo jurídico para validar la exactitud y la conformidad de los datos.
Defina su esquema de metadatos antes de migrar
Este paso lo omiten casi todos los equipos que terminan con migraciones problemáticas. Antes de mover un solo documento, defina qué campos de metadatos son obligatorios para cada contrato:
- Tipo de contrato (NDA, MSA, acuerdo de distribución, etc.)
- Propietario del contrato dentro de la organización
- Contraparte (nombre y entidad)
- Fechas clave: inicio, vencimiento, hitos de renovación
- Estado (activo, expirado, en negociación)
- Obligaciones principales y sus plazos
- Valor del contrato si aplica
Un esquema de metadatos bien definido antes de la migración es lo que permite buscar, filtrar y generar informes útiles desde el primer día. Sin él, el repositorio nuevo se convierte en el mismo caos que el anterior, solo que en otra plataforma.
Opción 1: Importación de datos desde otro CLM
Si está migrando desde una solución existente, el proveedor solicitará los datos en formato CSV o Excel. Esto incluye los metadatos de los contratos y un mapeo de campos que garantice que la información encaja correctamente con la estructura del nuevo sistema.
La complejidad de esta migración depende directamente del estado de sus datos actuales. Cuanto más limpios y estructurados estén, más rápida y fiable será la transición. Invertir tiempo en eliminar duplicados, corregir errores y estandarizar formatos antes de la migración no es un coste adicional: es la diferencia entre un arranque limpio y meses de correcciones.
Opción 2: Extracción de datos sin CLM previo
Si sus contratos están dispersos en plataformas como SharePoint o Google Drive, el proveedor extrae la información relevante y la integra en el nuevo sistema.
En este caso, debe definir junto al proveedor el alcance exacto de la migración: qué contratos, qué tipos documentales, qué campos de datos. Solo su organización puede decidir qué información es necesaria para su estrategia contractual. Esa decisión no puede delegarse en el proveedor.
La complejidad de la extracción depende del estado de su almacenamiento actual:
- Contratos bien organizados y con formato coherente: el proceso es directo.
- Almacenamiento disperso, con formatos variables o metadatos incompletos: primero hay que limpiar y organizar.
Verifique si su solución de CLM incorpora funciones de IA para la migración. La tecnología OCR y la extracción automatizada de atributos pueden acelerar significativamente este proceso, reduciendo el margen de error en los datos migrados.
La migración piloto: pruebe antes de ejecutar la migración completa
Antes de migrar todo el repositorio, realice una migración piloto con un subconjunto representativo de contratos (entre 50 y 100 documentos, de distintos tipos). Verifique que:
- Los campos de metadatos se han mapeado correctamente.
- Las búsquedas y filtros devuelven los resultados esperados.
- Los cuadros de mando muestran la información correcta.
- Los flujos de alertas se activan en las fechas correctas.
Una migración piloto detecta errores antes de que se multipliquen. Y da al equipo jurídico la confianza de que el sistema funciona con sus datos reales, no con datos de demostración.
Las cuatro reglas para una migración sin problemas
- Limpie sus datos antes de migrar. El proveedor trabajará con los datos que usted le entregue. Audite sus contratos, identifique incoherencias, estandarice términos y cláusulas, resuelva los campos incompletos. Migrar datos problemáticos no los corrige: los traslada.
- Designe los responsables adecuados. Necesita un contacto técnico que coordine con el proveedor y un referente jurídico que valide la exactitud y la conformidad de los datos. Estas dos funciones no son intercambiables.
- Revise durante todo el proceso, no solo al final. Las revisiones periódicas permiten detectar y corregir errores antes de que se propaguen. Una revisión única al final siempre es insuficiente.
- Haga una copia de seguridad de sus datos heredados. Antes de iniciar la migración, asegúrese de tener acceso a los datos del sistema anterior. En las fases iniciales, el nuevo sistema puede estar incompleto. Tener acceso a los datos históricos no es opcional.
Qué debe tener al final de la fase de recuperación de datos
- Todos los datos relevantes migrados con integridad y accesibles desde la plataforma.
- Plan de implantación detallado, acordado con el proveedor.
- Prueba piloto completada y validada antes de la migración completa.
- Copia de seguridad activa del sistema anterior hasta que la migración esté verificada.
Una vez completada y verificada la migración, rescinda formalmente el contrato con el proveedor anterior. Mantener dos sistemas activos en paralelo más tiempo del necesario genera confusión y coste.
Los errores más frecuentes en estas dos fases
Los equipos que han vivido implantaciones de CLM problemáticas suelen identificar los mismos patrones:
- Configurar flujos de trabajo antes de haberlos definido claramente. El resultado es siempre el mismo: flujos que nadie usa.
- No definir la fuente de datos maestra. Cuando dos sistemas tienen el mismo contrato con datos distintos, los usuarios dejan de confiar en ambos.
- Migrar todos los contratos históricos sin filtrar. No todo lo que existe merece espacio en el nuevo sistema. Decidir qué migrar es parte del trabajo.
- Tratar la migración como un proyecto de TI. La migración es también un proyecto jurídico. Sin validación del equipo legal, los metadatos son técnicamente correctos pero jurídicamente inútiles.
- No hacer prueba piloto. Los errores que se detectan en una migración piloto de 100 contratos se habrían replicado en 10.000.
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Lo que viene después
Con la configuración y la recuperación de datos resueltas, la parte técnica del proyecto está prácticamente completa. Pero una herramienta nueva no está operativa en el momento en que está instalada. La siguiente etapa, la adopción, es donde se decide si la inversión se convierte en valor real o en infraestructura infrautilizada.
En el próximo capítulo abordaremos exactamente eso: cómo garantizar que su equipo haga suya la herramienta desde el primer día.
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