En esta segunda entrega de nuestra serie de guías de implantación de CLM pasamos a dos etapas importantes del proceso: la fase de configuración y la de recuperación de datos. Estas fases del proyecto son delicadas y pueden parecer intimidantes. Sin embargo, si ha seguido nuestro primer capítulo sobre la fase de diseño ya ha hecho la mitad del trabajo. Los siguientes consejos también deberían ayudarle a prepararse adecuadamente para ejecutar estas fases sin problemas.
Fase de configuración y recuperación de datos
La fase de configuración consiste en establecer la solución de CLM con la ayuda del gestor de proyectos del sistema, el gestor de proyectos de TI y el equipo técnico. Esta fase se centra en dos áreas principales. Se trata de la configuración e implementación de la integración. Si su proveedor de CLM ofrece personalización, también se implementará durante esta fase.
Cuidado con el big bang: Evite el big bang en la fase de configuración. Empezar poco a poco e ir ajustando sobre la marcha es una estrategia más eficaz para la fase de configuración. Empiece con un despliegue básico. Esto significa centrarse en las funciones esenciales y las integraciones críticas. A continuación, realice pruebas sobre durante el despliegue en lugar de esperar a que todo esté configurado. Esto también ayudará a los usuarios a acostumbrarse a la nueva herramienta. Con el tiempo, amplíe gradualmente con configuraciones avanzadas y sistemas adicionales.
Configuración de la herramienta
Aprovechando la información obtenida en la fase de diseño, el proveedor configurará la solución de CLM para adaptarla a las necesidades de su organización. Este proceso consta de dos fases principales.
Configuración inicial:
Algunas soluciones de CLM ofrecen funciones basadas en IA para ayudarle a configurar los ajustes.
Consejo: ¿Cómo establecer flujos de trabajo eficaces?
- Crear escenarios de casos de uso.
- Identificar los escenarios más importantes a los que dar prioridad durante la aplicación.
- Identifique los criterios desencadenantes. A veces el camino deseado está muy claro, pero el desencadenante no lo está. Pregunte a su equipo «¿cuándo necesitamos que se firme X o Y?». Los criterios desencadenantes pueden ser contratos que contengan cláusulas específicas, como obligaciones contractuales relacionadas con DORA. También podrían ser importes. Por ejemplo los contratos de más de 20 000 euros necesitan la aprobación de X.
- Ponga en marcha los flujos de trabajo, controle la eficacia, eventualmente, y realice los ajustes necesarios.
Integración con las herramientas existentes
Integrar su solución de CLM con sus herramientas y sistemas existentes es esencial para maximizar la eficiencia.
Muchos proveedores de CLM admiten integraciones con:
La integración con otras herramientas puede plantear problemas técnicos. Pueden surgir problemas de compatibilidad cuando las distintas herramientas utilizan formatos de datos, API o versiones diferentes, lo que dificulta la sincronización. La seguridad también es un problema, ya que garantizar que todas las herramientas integradas cumplen las mismas normas de protección de datos puede requerir un esfuerzo adicional. Algunas integraciones pueden requerir un desarrollo personalizado. Esto añade complejidad y costes. Además, el soporte de las integraciones puede variar, lo que puede provocar retrasos o tiempos de inactividad cuando surgen problemas.
Para hacer frente a estos retos, es esencial definir qué sistema alberga los datos maestros de cada tipo de información. De este modo, se garantiza la coherencia de los datos en todas las plataformas, se evita la duplicación y se minimizan los errores.
Para superar los retos de integración, planifique con antelación, colabore estrechamente con su proveedor de CLM y su equipo técnico, y aborde los posibles problemas desde el principio.
Resultados esperados
Al final de la fase de configuración, su organización debería haber conseguido lo siguiente:
Sistema CLM totalmente configurado: El sistema CLM principal está configurado y listo para funcionar. Cuenta con funciones esenciales, flujos de trabajo e integraciones adaptadas a las necesidades específicas de su organización.
Flujos de trabajo operativos: Los procesos de aprobación, enrutamiento de contratos y otros flujos de trabajo importantes están automatizados y funcionan según lo previsto.
Herramientas clave integradas: Las herramientas fundamentales, como los proveedores de firma electrónica, las plataformas CRM y los sistemas ERP, se integran con éxito.
Control de acceso: Las funciones y permisos están claramente definidos, lo que garantiza que las personas adecuadas tengan acceso a los documentos y funciones apropiados en función de sus responsabilidades.
Configure su solución de CLM pensando en la escalabilidad. Asegure que puede adaptarse fácilmente al futuro, nuevas integraciones y a cambios organizacionales imprevistos.
Fase de recuperación de datos
Al realizar la transición a una nueva solución de CLM, tendrá que migrar datos de un sistema existente o extraer información de contratos heredados. Este proceso requiere una planificación meticulosa. Es necesario para garantizar la precisión, coherencia y seguridad de los datos durante la migración. Veamos con más detalle cómo prepararse para ambos métodos y las complejidades que conlleva la introducción de los datos en el nuevo sistema de CLM.
Involucre a expertos técnicos y representantes legales para comprobar la exactitud de los datos, asegurándose de que son fiables y conformes.
Opción 1 [Importación de datos]: Si está realizando la transición desde otra solución CLM
Si está pasando de una solución de CLM existente, el nuevo proveedor normalmente le pedirá que proporcione los datos pertinentes para importarlos al nuevo sistema.
Cómo prepararse
Su nuevo proveedor de CLM normalmente le solicitará datos en formato CSV o Excel. Esto incluye metadatos de los contratos. incluidos los metadatos de los contratos. Se trata de información como ID de contrato, partes implicadas, fechas de inicio y finalización, condiciones de pago y otros campos relevantes. También tendrá que proporcionar un mapeo de datos para garantizar que la información se alinea correctamente con la estructura del nuevo sistema.
Nivel de complejidad
La complejidad de la migración depende en gran medida de la organización y limpieza de sus datos heredados. Invertir tiempo en eliminar duplicados, corregir errores y estandarizar formatos puede reducir significativamente los retos y garantizar una transición más rápida.
Opción 2 [Extracción de datos]: Si nunca ha contado con un sistema CLM
Es necesario extraer datos en ciertos casos. Por ejemplo, para una empresa que carece de un CLM pero cuenta con un volumen importante de contratos almacenados en plataformas como SharePoint o Google Drive. El nuevo proveedor extraerá la información relevante de estos documentos y la migrará al nuevo sistema.
Cómo prepararse
Debe colaborar estrechamente con su proveedor para definir el alcance de la migración. Esto implica determinar ciertos criterios. Puede ser el número de contratos, los tipos de contratos y los campos de datos etc. que deben extraerse de los contratos heredados. Sólo su organización puede saber qué se necesita para sacar adelante la estrategia de contratos así que estará bajo su responsabilidad.
Nivel de complejidad
La complejidad de la extracción de datos depende en gran medida del estado del almacenamiento de sus contratos:
- Si sus contratos están bien organizados y tienen un formato coherente, el proceso será más sencillo.
- Si sus contratos se almacenan de forma incoherente -con formatos variados o metadatos incompletos-, el proceso puede resultar complicado. Tendrá que limpiar, organizar e identificar los datos necesarios para garantizar una integración fluida.
Compruebe si su solución de CLM ofrece funciones de IA para la migración. Estas funciones pueden ayudar en distintas formas. Para automatizar la extracción de datos, la asignación y garantizar transiciones de datos más fluidas por ejemplo. En última instancia ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores durante la fase de migración.
Lo esencial para una configuración y recuperación de datos satisfactorias
Limpie sus datos: Aunque el proveedor de CLM trabajará con los datos que usted le proporcione, no se encargará del proceso de limpieza. Algunos proveedores pueden ofrecer talleres, pero es importante asignar recursos internos a esta tarea. Realice una auditoría exhaustiva de sus contratos para solucionar incoherencias, y estandarizar términos y cláusulas. Garantizar la calidad de los datos antes de la migración es clave. Con esto minimiza errores y evitar la transferencia de datos incompletos o problemáticos al nuevo sistema.
Implique a expertos clave: Incluya un contacto técnico que supervise la recuperación de datos y garantice una coordinación eficaz con el proveedor. Además, involucre a representantes legales para que revisen y validen la exactitud y calidad de los datos que se migran. Su experiencia combinada es fundamental para mantener la integridad y la conformidad de los datos.
Realice una revisión exhaustiva: Evalúe a fondo sus contratos y datos existentes, tanto antes como durante la migración. Las revisiones periódicas ayudan a detectar y corregir posibles errores. De tal manera garantiza que solo se incorporen al nuevo sistema datos precisos y de alta calidad.
Haga una copia de seguridad de sus datos: Antes de la migración, cree una copia de seguridad segura de sus datos heredados. Esto garantiza el acceso a la información histórica si se necesita más adelante en el proceso de implantación. Recuerde que, durante las fases iniciales de la migración, los datos disponibles en la nueva herramienta pueden ser limitados o incompletos.
Resultados esperados
Al final de la fase de recuperación de datos, su organización debería haber conseguido lo siguiente:
Migración de datos precisa: Todos los datos relevantes se han migrado con éxito y se han asignado a la nueva solución de CLM con precisión e integridad. Esto es válido ya sean importados de un sistema de CLM anterior o extraídos de contratos heredados. Los contratos históricos y los datos asociados son fáciles de acceder desde la plataforma.
Un plan de implantación detallado: Junto con su proveedor de CLM, ha establecido un plan de migración claro y adaptado a la cantidad y complejidad de sus datos.
Una migración completa con fases de prueba: Aplica para empresas con bases de datos pequeñas. Es posible migrar todo a la vez y realizar pruebas exhaustivas tras la integración.
No olvide renunciar oficialmente a su anterior solución de CLM una vez que la migración se haya completado y comprobado a fondo.
Qué ocurre después de la configuración y recuperación de datos
Con la configuración y la recuperación de datos hechas, su equipo se acercará al final de la implantación, ¿o deberíamos decir al principio? En el próximo capítulo hablaremos de lo que ocurre una vez que todo está listo. Ya que, una nueva herramienta no está realmente lista una vez instalada… En efecto, el trabajo sigue con la etapa de aprendizaje y adopción de la herramienta.
