Uno de los principales efectos de la revolución tecnológica en los equipos legales es la digitalización de datos y documentos. Esto aumenta significativamente la cantidad de información disponible para el departamento jurídico. Cuando estos datos se transforman en análisis procesables, informes y reportes, facilitan la toma de decisiones estratégicas. Sin embargo, para que los departamentos legales puedan aprovechar plenamente este potencial, es fundamental contar con herramientas eficientes de gobernanza corporativa, como una solución robusta de Gestión de Asuntos Legales.
En este primer artículo de una serie de dos, nos centraremos en cómo las herramientas de análisis de datos jurídicos (ya sean soluciones especializadas o plataformas que incluyen funcionalidades de análisis de datos) pueden abordar los desafíos que enfrentan los abogados internos. Primero, exploraremos los principales retos a los que se enfrentan los equipos jurídicos y, posteriormente, destacaremos los beneficios de una solución de Gestión de Asuntos Legales para superarlos.
Desafíos en la gestión de datos para los equipos legales
Los departamentos jurídicos y los abogados internos enfrentan dificultades cada vez mayores en su trabajo diario… A medida que el volumen de datos aumenta y los presupuestos se ajustan entre otras cosas. No solo se incrementa su carga de trabajo general. Sino que gestionar un volumen creciente de datos provenientes de múltiples fuentes dificulta mantenerse al día y tener una visión global de los asuntos, contratos y demás responsabilidades. A continuación, analizamos algunos de los principales desafíos relacionados con los datos en los departamentos legales.
1. Aumento de la carga de trabajo
Los equipos de operaciones jurídicas ya manejan una carga de trabajo considerable. El creciente volumen de datos puede resultar abrumador. Actualmente, los equipos legales tienen acceso a más información que nunca, lo cual es positivo, ya que les permite estar mejor informados.
Sin embargo, gestionar tal cantidad de datos representa un reto no solo por su volumen, sino también porque provienen de diversas fuentes que deben ser monitoreadas y administradas. Además, estos datos deben cumplir con normativas en constante evolución, lo que añade otra capa de complejidad, especialmente en organizaciones globales sujetas a múltiples regulaciones nacionales o regionales.
Y esto solo representa la carga de trabajo interna. Los abogados internos también brindan apoyo a otras áreas dentro de la organización, atendiendo solicitudes de diferentes partes interesadas. El equipo de ventas puede necesitar modificar una cláusula en un contrato comercial, mientras que el departamento financiero puede requerir un desglose detallado de los gastos legales, lo que implica gestionar aún más datos, provenientes de diversas fuentes y a través de múltiples canales.
¿Sabía que…? Según la encuesta de la ACC Chief Legal Officers Survey en 2024, el 59 % de los directores jurídicos informaron un aumento en su carga de trabajo.
2. Múltiples fuentes de datos
El creciente volumen de información, junto con el aumento de los canales de comunicación, fuentes de datos y herramientas digitales, hace que la gestión de datos sea significativamente más compleja. Por ejemplo, los datos se almacenan, recuperan y envían a través de numerosos canales en línea, como plataformas de colaboración, herramientas de intercambio de archivos y correos electrónicos, así como mediante métodos tradicionales fuera de línea.
¿Sabía que…? Según el ACC 2024 Law Department Management Benchmarking Report, los departamentos jurídicos utilizan un promedio de seis herramientas tecnológicas diferentes para gestionar diversos aspectos de su trabajo.
Como resultado, trabajar con múltiples plataformas y canales no solo dificulta la gestión de los datos, sino que también impide su aprovechamiento óptimo. La información en bruto a menudo debe clasificarse, archivarse o anotarse para que los equipos legales puedan encontrarla en el momento adecuado y utilizarla de manera eficaz. Sin embargo, cambiar constantemente de una fuente a otra para gestionar la información resulta complicado y consume mucho tiempo, lo que puede incluso provocar la pérdida de datos.
3. Visión limitada de reportes y análisis
Cada vez se exige más a los departamentos jurídicos que operen y reporten de manera similar a otras áreas de negocio. Nunca ha habido tanta cantidad de datos disponibles, y estos representan un recurso valioso y una poderosa herramienta para la toma de decisiones cuando se transforman en reportes y análisis estratégicos.
Los reportes y análisis no solo ayudan a obtener una visión clara de las actividades del departamento. En efecto, también permiten identificar oportunidades de optimización. Esto se vale tanto para el área legal como para la organización en su conjunto. Sin embargo, la elaboración de estos documentos puede ser complicada, sobre todo por las razones mencionadas anteriormente. ¿Dónde pueden encontrar el tiempo los abogados internos? ¿Cuenta el departamento legal con los recursos necesarios para llevar a cabo estos análisis y reportes de manera efectiva?
¿Sabía que…? Según el KPMG 2021 Global Legal Department Benchmarking Survey, el 45 % de los departamentos legales considera el análisis de datos como una de sus principales prioridades de digitalización.
4. Riesgos de cumplimiento y seguridad
La dispersión de datos en múltiples fuentes y la falta de visibilidad aumentan los riesgos de seguridad. ¿Cómo puede el departamento jurídico garantizar la integridad y seguridad de los datos si no cuenta con un repositorio centralizado y seguro?
Además, en un contexto de normativas en constante evolución, ¿cómo pueden los abogados internos asegurarse de que sus documentos cumplen con las regulaciones vigentes? Es fundamental poder identificar rápidamente aquellos documentos, archivos y cláusulas que requieren ajustes para evitar riesgos de incumplimiento y sanciones. Otro desafío de cumplimiento es la dificultad para gestionar obligaciones contractuales y legales. Por ello nos referimos a plazos y fechas de renovación entre otros puntos. Perderlos de vista puede generar costos adicionales si no se cumplen correctamente.
Solución de Gestión de Asuntos Legales para superar estos desafíos
La clave para superar estos desafíos radica en optar por la herramienta correcta. Es decir, herramientas que permitan la gestión y visualización eficiente de los datos jurídicos. Existen múltiples soluciones disponibles en el mercado, pero no todas están diseñadas específicamente para operaciones legales. Aquí es donde una solución de Gestión de Asuntos Legales resulta especialmente útil para los equipos legales.
La solución adecuada debe ofrecer funcionalidades avanzadas de análisis de datos. Por ejemplo, funciones como reportes en tiempo real, tableros de control y perspectivas estratégicas. Esto ya sea combinada con una herramienta de gestión de contratos o como una plataforma independiente. Además, estas herramientas generalmente centralizan toda la información relevante en un solo lugar. Por ende, se facilita el acceso y la gestión de datos.
Beneficios de una solución de Gestión de Asuntos Legales para el análisis de datos legales
Gestión optimizada de documentos
Una solución integral de Gestión de Asuntos Legales ofrece funcionalidades avanzadas de administración documental.
Con un repositorio centralizado, usted puede:
- Reducir la carga de trabajo asociada con la recopilación, almacenamiento y organización de información relevante.
- Utilizar herramientas de búsqueda avanzada para encontrar datos específicos y obtener respuestas precisas rápidamente.
- Mejorar la interacción con otros departamentos y agilizar el tiempo de respuesta ante sus solicitudes de información.
Información clave para la toma de decisiones estratégicas
Con la herramienta adecuada, usted puede:
- Obtener acceso rápido a datos clave, desde resúmenes generales hasta detalles específicos sobre asuntos abiertos y reportes financieros.
- Generar reportes personalizados, gráficos y visualizaciones intuitivas sobre costos, plazos y necesidades de personal.
- Compartir datos de manera eficiente, facilitando la colaboración con otras áreas de la organización.
¿Sabía que…? Según un estudio reciente de Salesforce, el 94 % de los líderes empresariales considera que sus organizaciones deberían aprovechar mejor sus datos.
Procesos mejorados
La digitalización de datos optimiza los procesos mediante la automatización de tareas repetitivas y el monitoreo continuo de resultados.
Entre sus beneficios se incluyen:
- Ahorro de tiempo y mayor precisión en los datos gracias a flujos de trabajo digitalizados.
- Mejora en la colaboración dentro del equipo legal y con otros departamentos. De tal manera facilita el intercambio de información y el seguimiento de tareas.
- Acceso en tiempo real a la información, evitando retrasos en proyectos y tareas redundantes.
Conclusión
La digitalización de las operaciones legales ha transformado la forma en que los equipos jurídicos gestionan y utilizan los datos. Con el uso de herramientas avanzadas de análisis de datos y Gestión de Asuntos Legales, los departamentos legales pueden tomar mejores decisiones y mejorar la colaboración.
No se pierda la segunda parte de este artículo, donde exploraremos las características esenciales que debe tener una solución de Gestión de Asuntos Legales.
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