En el día a día, las empresas de todos los tamaños manejan un volumen considerable de documentos, lo cual plantea preguntas relacionadas con la seguridad y la productividad.
Para una gestión óptima de sus datos, es esencial que las empresas desarrollen una biblioteca documental que sea inteligente, segura y accesible.
¿Pero qué es exactamente una biblioteca documental?
Fondo documental: definición
Un fondo documental se refiere a un conjunto de documentos que pueden incluir diferentes tipos de soportes, tales como documentos en papel o digitales, libros, revistas, archivos, documentos sonoros o incluso contenidos audiovisuales.
El fondo documental de una empresa u organización es creado por profesionales especializados en archivado y se desarrolla bajo una estrategia coherente.
De tal manera, el objetivo de estas colecciones es fortalecer el poder informacional de las empresas. Las fuentes se seleccionan y clasifican según criterios específicos definidos previamente: criterios utilitarios (cuando el documento puede ser utilizado en el futuro) o criterios de valor legal (cuando la ley exige conservar ciertos tipos de recursos).
En el día a día, las empresas emiten y reciben una cantidad considerable de recursos, que alimentan progresivamente su biblioteca documental. Por lo tanto, la actualización y gestión del mismo es una tarea en sí misma, que requiere una organización rigurosa: cada nuevo documento debe ser cuidadosamente seleccionado, clasificado y archivado.
Lejos de ser anecdótico, contar con un fondo documental exhaustivo y optimizado representa una ventaja significativa para las empresas.
¿Por qué utilizar un fondo documental?
La creación de un biblioteca documental responde a tres objetivos principales:
- La conservación de documentos por razones legales y regulatorias.
- La posibilidad de encontrar fácilmente un recurso archivado cuando sea necesario.
- Una mejora en la circulación de la información entre los equipos.
Si bien la mayoría de los documentos se conservan por razones legales, otros están destinados a ser consultados por los colaboradores, ya sea de manera puntual o regular.
Algunas fuentes también se archivan como evidencia, para documentar la evolución de la empresa.
En cualquier caso, lo que hace que el uso de una biblioteca documental sea tan crucial para las empresas es el dominio de la información.
El conocimiento y manejo de la información disponible por parte de los colaboradores, así como el acceso simplificado a los recursos, representa una clara ventaja:
- En términos de productividad y eficiencia: sin una colección documental centralizada, el tiempo invertido en localizar un documento importante puede ser considerablemente alto y costoso.
- En términos de toma de decisiones: como dice el dicho, ¡el conocimiento es poder! Mientras más información relevante posean y dominen los colaboradores, más sencilla será la toma de decisiones.
- En el ámbito de la comunicación: la centralización y correcta gestión de los recursos facilita los intercambios tanto internos como con clientes y socios de la empresa.
- En términos de seguridad y confidencialidad: el archivado seguro de recursos críticos y confidenciales es esencial para evitar pérdidas o fugas de información, las cuales pueden tener consecuencias financieras, legales y estratégicas significativas.
Todos los empleados están involucrados en la gestión documental, ya que cada equipo necesita conservar registros escritos o utilizar ciertos recursos con fines estratégicos. Por lo tanto, es importante que los colaboradores dominen este aspecto clave del funcionamiento de la empresa.
Con el auge de las tecnologías digitales, el volumen documental gestionado por las empresas no deja de aumentar, lo que requiere una capacidad de gestión cada vez más sólida.
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¿Cómo puede ayudarle DiliTrust a gestionar la biblioteca documental de su empresa?
Una gobernanza óptima implica también una gestión óptima de los documentos empresariales. Gracias a las herramientas digitales, se puede ir mucho más allá del simple archivado de recursos.
De hecho, existen soluciones como el módulo de biblioteca documental de DiliTrust, que permite centralizar los documentos de manera inteligente y perfectamente segura.
DiliTrust es una solución en modo SaaS, lo que significa que todos los colaboradores pueden acceder a los documentos a distancia, siempre que cuenten con una conexión a Internet.
Esta solución ofrece múltiples ventajas:
✅ La seguridad es un elemento central en DiliTrust. Es posible definir derechos de acceso de manera muy específica y personalizada.
Los informes estadísticos permiten al administrador del fondo documental supervisar el número de conexiones, las acciones realizadas por cada usuario y los documentos más consultados.
✅ Los datos almacenados en la herramienta DiliTrust no se comparten en la nube, lo que garantiza una seguridad y confidencialidad óptimas.
El fondo documental puede utilizarse para alojar documentos críticos y ultraconfidenciales, por ejemplo, en el marco de una ronda de financiación o una operación de fusión-adquisición.
✅ Sin límite de almacenamiento, el fondo documental de DiliTrust puede soportar una cantidad ilimitada de recursos, organizados en una estructura de árbol para una gestión más sencilla.
✅ La estructura en árbol y la interfaz ergonómica de la herramienta permiten encontrar fácilmente la información deseada y compartirla con los colaboradores autorizados. ¡Un valioso ahorro de tiempo y eficiencia!
✅ Sea cual sea el proyecto, la política de derechos de acceso es completamente personalizable, y las partes interesadas pueden colaborar en tiempo real sobre los documentos.
¿Desea obtener más información sobre el fondo documental?
