Una reciente encuesta realizada por Gartner demostró que «pocos departamentos jurídicos han desarrollado un marco integral de digitalización». Sin embargo, el ritmo de la digitalización está creando una creciente disparidad para actores tradicionales y digitales. Los departamentos jurídicos manejan más datos cada año y experimentan grandes problemas derivados de los análisis o tratamientos incorrectos. Según el Harvard Business Review, «menos del 1 % de los datos no estructurados se analizan o se usan».
ACCESO A DATOS Y CONOCIMIENTOS NO AUTORIZADOS
«El 71% de los empleados tiene acceso a datos a los que no deberían poder acceder». Un estudio realizado por el Ponemon Institute en 2014 reveló que se concedían de forma innecesaria «privilegios de acceso a datos y políticas laxas de intercambio de datos» a empleados de empresas estadounidenses y europeas. Este informe señaló que las empresas pasaban por alto los «riesgos de seguridad antes de sacrificar la productividad».
Un escándalo de datos ocurrido en mayo de 2019, que implicaba a empleados de Snap, reveló un problema grave. Los usuarios de la red social Snapchat habían sufrido un uso deshonesto de sus datos. Una fuente anónima reveló que algunos empleados «actuaron de forma deshonesta». Lo hicieron gracias a sus privilegios de acceso. Accedieron a información privada de usuarios a través de la plataforma interna «SnapLion». Este escándalo puso en evidencia la necesidad de implantar normas internas estrictas en materia de datos. Normas que incluyesen un control de riesgos adecuado por parte de la dirección.
Vulnerabilidad den el departamento jurídico
Los departamentos jurídicos son especialmente vulnerables en lo que respecta a la exposición accidental de datos altamente confidenciales y sensibles. Lamentablemente, los profesionales jurídicos internos están bajo más presión que nunca. Deben trabajar más rápido y ajustarse a limitadas restricciones presupuestarias. Y, a su vez, mantener un alto nivel de calidad. Incorporar más profesionales jurídicos al departamento o externalizar trabajo a otra sección son opciones válidas. Pero adoptar soluciones tecnológicas puede suponer un alivio inmediato y un mayor control de los datos. La American Bar Association señaló en su Legal Technology Survey Report de 2018 que el 6 % de los despachos de abogados reconocieron haber realizado una exposición de datos de clientes como resultado de «un acceso no autorizado a datos sensibles de clientes». Las consecuencias de la divulgación de dicha información a los clientes suponen un problema para la administración legal.
PUNTOS DÉBILES
Los departamentos jurídicos que operan en entornos globales se enfrentan a retos continuos.
Entre ellos, cambios normativos e investigaciones en diferentes jurisdicciones. También a la demanda de una mayor transparencia de todos los actores, desde inversores a reguladores. Puede resultar frustrante mantenerse al día con los constantes cambios a la vez que se gestiona el cumplimiento con eficacia.
Una estrategia de datos más ágil y coherente redunda en importantes beneficios operativos y financieros. Según Forrester, un grupo de consultoría de datos, «un simple aumento del 10 % de la accesibilidad de los datos supone más de 65 millones de dólares adicionales en ingresos netos para una compañía típica dentro de las Fortune 1000».
Los departamentos jurídicos son conscientes de sus puntos débiles en lo que se refiere a la accesibilidad de datos. A continuación, detallamos los principales temas sensibles en lo que respecta a la accesibilidad de datos.
Tres áreas críticas: control, privacidad y transparencia
- Control: utilizando métodos de almacenamiento de documentos tradicionales, los departamentos jurídicos pueden tener dificultades para controlar de forma estricta el acceso a los documentos. Puede suponer un motivo de frustración específico para la administración legal. Las tecnologías que emplean la automatización, como DiliTrust, siguen favoreciendo la eficacia de los flujos de trabajo. También refuerzan el control de los administradores.
- Privacidad: Debido al aumento de las normativas, los departamentos jurídicos deben considerar con sumo cuidado el tratamiento de los datos para que no se produzca ninguna filtración de datos de clientes.
- Transparencia: en UK, la Competitions and Markets Authority reveló falta de transparencia respecto a los clientes que contratan servicios jurídicos, «puesto que generalmente carecen de la experiencia y la información que precisan». Los clientes pueden beneficiarse de una mayor transparencia en lo referente a servicios (y los consiguientes honorarios) prestados por los departamentos jurídicos. Cada vez más plataformas tecnológicas ofrecen a los departamentos jurídicos diferentes formas de ver y evaluar sus datos relativos a gastos y operaciones, minimizando así lo que normalmente es un punto débil para los departamentos jurídicos. Deloitte señala que «este aumento del nivel de transparencia ha ayudado a las empresas a gestionar mejor su uso de proveedores externos y a identificar las oportunidades de transformación de sus operaciones internas». Puesto que la tecnología jurídica continúa siendo molesta, queda pendiente la posibilidad de llevar a cabo análisis más predictivos para ofrecer más claridad a los clientes.
La respuesta a estos puntos débiles no solo radica en la tecnología, sino también en el uso adecuado de la misma, el desarrollo de nuevas competencias y la existencia de nuevas formar de pensar en una nueva era digital para los departamentos jurídicos.
LOS SOFTWARE TECNOLÓGICOS JURÍDICOS PUEDEN AYUDAR
Según Deloitte, «los departamentos jurídicos se benefician más de las soluciones tecnológicas con un portal central que incluya cuadros de mando que las partes interesadas pueden personalizar». La gran cantidad de opciones de software para los departamentos jurídicos puede resultar abrumadora. DiliTrust proporciona a los departamentos jurídicos una visión centralizada de fácil manejo de todas las actividades jurídicas del grupo. De esta forma se asegura su actualización, coherencia y cumplimiento, con una trazabilidad total. Abarca el derecho de sociedades, la gestión de autorizaciones y delegaciones, contratos, litigios, inmuebles y propiedad intelectual. Si quiere obtener más información, consulte nuestra página de soluciones.
