¿Sabe dónde se almacenan sus datos, dónde se guardan las copias de seguridad y qué entidad puede acceder a ellos? La ubicación física de los datos es una parte del análisis. La jurisdicción del proveedor, los flujos de información y los controles técnicos también determinan el nivel de exposición.
Las empresas europeas necesitan respuestas concretas antes de confiar información jurídica, financiera, personal o estratégica a una plataforma cloud. El análisis gana peso cuando intervienen proveedores internacionales. También cuando hay servicios de inteligencia artificial o soporte desde otros países.
Puntos clave
- La residencia de datos indica dónde se almacenan físicamente los datos.
- La soberanía de datos añade el control jurídico, operativo y técnico sobre esa información.
- Un servidor situado en la Unión Europea no resuelve por sí mismo todas las obligaciones del RGPD.
- El CLOUD Act y las transferencias internacionales obligan a estudiar la jurisdicción del proveedor.
- La elección de una plataforma debe incluir regiones de alojamiento, copias de seguridad, subencargados, cifrado y salida del servicio.
¿Qué es la ubicación física de los datos?
La ubicación física de los datos es el país o la región donde se almacenan los datos y sus copias. En una plataforma cloud, revise los entornos de recuperación y los registros. Incluya los servicios de soporte y cualquier sistema que procese la información.
Conviene separar 3 conceptos relacionados:
| CONCEPTO | QUÉ INDICA | QUÉ PREGUNTA DEBE RESPONDERSE |
| Residencia de datos | Dónde se almacenan los datos | ¿En qué país están los datos y sus copias? |
| Localización de datos | Dónde exige la ley que se almacene una categoría de información | ¿Debe permanecer dentro de una frontera concreta? |
| Soberanía de datos | Qué leyes y autoridades pueden afectar a los datos | ¿Quién controla el servicio y bajo qué jurisdicción? |
La ubicación física aporta una referencia clara. La soberanía exige revisar quién controla la infraestructura y quién administra las claves. También requiere identificar subencargados y accesos desde otros países.
Por qué la ubicación física de los datos importa
Una aplicación puede almacenar los datos principales en un país y enviar copias, metadatos o registros a otra región. El soporte técnico también puede acceder desde un tercer país. La inteligencia artificial añade nuevos flujos cuando los documentos se procesan fuera del entorno principal.
Una empresa debe conocer, como mínimo:
- la región de producción;
- la ubicación de las copias de seguridad;
- los países desde los que se presta soporte;
- los subencargados que pueden tratar la información;
- los sistemas que procesan datos para análisis o inteligencia artificial;
- el plazo y el método de eliminación al terminar el contrato.
La falta de esta información complica las auditorías, los cuestionarios de clientes y las solicitudes del delegado de protección de datos.
Revise la documentación de seguridad de DiliTrust para conocer los controles que debe pedir a un proveedor de software.
Residencia de datos, RGPD y transferencias internacionales
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) se aplica desde el 25 de mayo de 2018. Su marco regula el tratamiento de datos personales dentro y fuera de la Unión Europea. También establece garantías para las transferencias a terceros países.
El RGPD permite transferencias de datos personales fuera de la Unión Europea cuando existe una decisión de adecuación, una garantía apropiada, una excepción válida u otro mecanismo previsto en el Reglamento. La empresa debe documentar la base jurídica y las medidas aplicables.
La Comisión Europea explica el marco jurídico del RGPD. Esta página recoge sus principios y las autoridades responsables de aplicarlo.
Qué cambió con Schrems II
La sentencia Schrems II del Tribunal de Justicia de la Unión Europea se dictó en 2020. Confirmó la validez de las cláusulas contractuales tipo. También exigió analizar si la legislación y las prácticas del país de destino permiten mantener un nivel de protección equivalente.
Qué significa el marco UE-EE. UU.
En 2023, la Comisión Europea adoptó una decisión de adecuación para las organizaciones estadounidenses participantes en el EU-US Data Privacy Framework. La decisión facilita determinadas transferencias hacia esas organizaciones participantes.
La empresa debe comprobar la participación de la entidad receptora. También debe verificar que el tratamiento queda dentro del alcance del programa.
CLOUD Act: por qué la jurisdicción del proveedor importa
El CLOUD Act estadounidense se aprobó en 2018. Permite exigir datos a determinados proveedores sujetos a la jurisdicción de Estados Unidos cuando están bajo su posesión, custodia o control. La ubicación física del servidor puede ser europea y, aun así, seguir siendo necesario estudiar la jurisdicción del proveedor.
La conclusión práctica es sencilla: un centro de datos en Europa ayuda a controlar la residencia. Así, la jurisdicción del proveedor determina quién puede recibir una solicitud legal y qué obligaciones debe cumplir.
La evaluación debe considerar:
- la entidad que firma el contrato;
- la empresa que presta el servicio;
- la matriz y las filiales que pueden intervenir;
- los subencargados y sus países;
- las reglas de notificación e impugnación;
- el cifrado y el control de las claves;
- la posibilidad de entregar datos en un formato legible
Una política de residencia clara debe reflejar estas diferencias. Las frases absolutas sobre inmunidad frente a leyes extranjeras pueden crear una falsa sensación de seguridad.
Compare las opciones de residencia, jurisdicción y controles técnicos antes de elegir un software de gobierno corporativo.
El Data Act y el cambio de proveedor cloud
El Reglamento de Datos de la Unión Europea, conocido como Data Act, se aplica desde el 12 de septiembre de 2025. Entre otras medidas, establece un marco para facilitar el cambio entre proveedores de servicios de tratamiento de datos.
La Comisión Europea resume las reglas del Data Act. La página incluye las normas sobre portabilidad y cambio de proveedor. Para los equipos jurídicos, esto refuerza la necesidad de revisar la salida del servicio antes de firmar.
Un contrato de software debe aclarar cómo se exportan los datos y en qué formato. También debe fijar el plazo de disponibilidad y la eliminación de las copias restantes. La portabilidad forma parte del control sobre la información.
Cómo evaluar la residencia de datos de un proveedor
La evaluación puede organizarse en 5 pasos:
- Clasifique la información. Separe datos personales, secretos empresariales, documentos jurídicos, información financiera y datos sujetos a requisitos sectoriales.
- Mapee los flujos. Registre producción, copias de seguridad, recuperación ante desastres, soporte, analítica y procesamiento de IA.
- Revise la jurisdicción. Identifique la entidad contratante, la matriz, las filiales y los subencargados con acceso potencial.
- Compruebe las medidas. Pregunte por cifrado, claves, permisos, registro de auditoría, autenticación y respuesta ante incidentes.
- Defina la salida. Establezca exportación, asistencia a la migración, eliminación certificada y plazos de conservación.
| ÁREA DE REVISIÓN | EVIDENCIA QUE DEBE SOLICITAR |
| Alojamiento | Región de producción y regiones de respaldo |
| Transferencias | DPA, subencargados y países autorizados |
| Accesos | Roles, autenticación, soporte y registro de actividad |
| Protección | Cifrado en reposo y tránsito, gestión de claves |
| Continuidad | Recuperación ante desastres y pruebas de restauración |
| Fin de contrato | Exportación, eliminación y certificado correspondiente |
La respuesta debe quedar en el expediente de evaluación. Guardar la documentación permite justificar la decisión ante compras, seguridad, auditoría, clientes o autoridades.
Cómo aborda DiliTrust la ubicación de los datos
DiliTrust publica opciones de residencia de datos y servidores en distintas regiones. Entre ellas figuran Europa, Norteamérica, África y Oriente Medio. La región aplicable depende del módulo, del país y de las condiciones contractuales. Conviene confirmarla antes de contratar.
La página de seguridad de DiliTrust documenta cifrado AES-256 en reposo y TLS 1.2 o superior en tránsito. También recoge autenticación multifactor, inicio de sesión único y registros de actividad.
DiliTrust cuenta con certificaciones ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27701, además de la certificación ENS en España. Estas referencias ayudan a evaluar el sistema de gestión y los controles de seguridad. La revisión debe incluir el contrato, el acuerdo de tratamiento de datos y la configuración elegida.
Para los equipos jurídicos, la residencia de datos afecta a contratos, entidades, asuntos y reuniones del consejo. DiliTrust Governance reúne estos procesos en una plataforma dedicada. La gestión de Consejos de Administración centraliza documentos sensibles, permisos y registros de actividad.
Conclusión
La ubicación física de los datos sigue siendo una decisión jurídica y operativa. La región de alojamiento importa. Debe analizarse junto con la jurisdicción del proveedor, las transferencias, los subencargados, el cifrado y la salida del servicio.
Una evaluación documentada permite elegir con más criterio y responder mejor a auditorías, clientes y autoridades. Conozca cómo DiliTrust gestiona la seguridad y la gobernanza de datos. La página recoge controles de acceso, cifrado, trazabilidad y opciones de residencia.
