Artículo elaborado a partir de los testimonios de José Luis Barceló (ILUNION), Marta Carrasco Pleguezuelo (FENIE) y Susana Guerrero Píñar (MAHOU), compartidos en el marco de un encuentro de gobernanza corporativa organizado por DiliTrust en Madrid y moderado por Paloma Luciáñez.
Hay organizaciones que gobiernan bien sin tecnología. Lo han hecho durante años, con rigor, con criterio y con equipos comprometidos. Pero hay una pregunta que conviene hacerse: ¿a qué coste? ¿Cuántas horas dedicadas a tareas que una herramienta podría resolver en minutos? ¿Cuánta energía jurídica invertida en coordinar firmas, perseguir documentos o garantizar el envío de una convocatoria?
El buen gobierno corporativo no nace de la tecnología, ni de un software de gobierno corporativo. Nace de las personas, del criterio y de la cultura de la organización. Pero la tecnología adecuada cambia lo que esas personas pueden hacer con su tiempo. Y eso, en el contexto de los consejos de administración, lo cambia todo.
Esa reflexión tomó forma en un evento organizado por DiliTrust en Madrid, moderado por Paloma Luciáñez. Tomaron la palabra tres profesionales: José Luis Barceló, Director de la Asesoría Jurídica de ILUNION; Marta Carrasco Pleguezuelo, Directora de Gobierno Corporativo de FENIE; y Susana Guerrero Píñar, General Counsel de MAHOU. Sus empresas no tienen mucho en común, pero sí comparten una misma trayectoria y una misma conclusión: cuando la tecnología asume lo operativo, el secretario de consejo puede, por fin, dedicarse a lo que realmente importa.
El tiempo que se iba sin que nadie lo reclamara
La burocracia que desplazaba la estrategia
El secretario de consejo es quien garantiza que quienes toman decisiones tengan tiempo, información y contexto. El problema es que durante mucho tiempo, garantizar eso dependía de una cadena de tareas manuales: redactar actas, enviar convocatorias, coordinar procesos notariales, perseguir firmas. Cada tarea era necesaria. Ninguna era estratégica. Y en conjunto, dejaban poco espacio para pensar más allá del siguiente plazo.
Los tres ponentes describieron variaciones de la misma situación: José Luis Barceló trabajaba sin metodología unificada entre 70 sociedades; Marta veía cómo el tiempo del equipo se iba en procesos notariales en lugar de preparar bien a los consejeros; Susana describía su responsabilidad como una carga que, sin las herramientas adecuadas, absorbía el tiempo que debería dedicarse a decisiones que realmente requieren criterio jurídico, generando ineficiencias que se extendían a todo el departamento legal.
La organización seguía siendo buena. El gobierno seguía siendo riguroso. Pero el potencial estratégico del rol quedaba atrapado en la operativa.
El riesgo que nadie contabilizaba
Al problema de la ineficiencia se sumaba otro, menos visible: el riesgo. Cuando los documentos sensibles viajan por correo electrónico o se almacenan en unidades compartidas sin control de acceso, el problema deja de ser operativo para convertirse en una exposición legal distribuida por toda la estructura corporativa.
Los tres ponentes lo saben porque lo vivieron. Y saben con exactitud qué cambió cuando dejaron de gestionarlo a mano.
Cuando la tecnología asume lo operativo
Tres casos, tres aprendizajes
Los tres ponentes vienen de sectores distintos y de momentos distintos en su relación con la tecnología. Algunos llevan más de una década. Otros llegaron a una infraestructura ya construida. Pero los tres describen la misma experiencia: cuando la tecnología asume el trabajo operativo, el rol del secretario no desaparece. Se desplaza hacia donde más importa.
ILUNION: 70 sociedades, una metodología, un premio de auditoría
José Luis Barceló lleva más de diez años construyendo una metodología que funciona a cualquier escala, con la ayuda de una plataforma de gestión de consejos, desde cuando todavía se llamaba Gobertia.
| Antes | Después |
|---|---|
| Cada sociedad seguía sus propios criterios | 70 sociedades con metodología auditada y uniforme |
| Sin seguimiento centralizado de accesos | Premio de auditoría externa por calidad de gestión |
| Documentación circulando por correo electrónico | Documentación sensible fuera del correo |
| Firmas gestionadas de forma manual | Accesibilidad total para los 46.000 empleados, el 40% con algún tipo de discapacidad |
Cuando ILUNION sufrió un ciberataque, la respuesta fue posible en 24 horas porque la gobernanza ya estaba en su lugar. Desde entonces realizan simulacros periódicos de ciberseguridad.
«Cuando sucedió el incidente, nuestra gobernanza ya estaba en su lugar. Por eso vivo tranquilo.»
José Luis Barceló, Director de la Asesoría Jurídica, ILUNION
La lección: Una gobernanza bien construida no solo organiza el día a día. Es también un plan de contingencia. Cuando lo operativo está resuelto, una crisis deja de ser un caos y se convierte en un procedimiento. Y el secretario puede liderar esa respuesta con criterio, no con urgencia.
FENIE: 16 años de evolución y un intento de fraude que no prosperó
Una herramienta que alguien usa durante 16 años y sigue describiendo con la misma claridad que el primer día es una que fue creciendo a la par que las exigencias del rol.
| Antes | Después |
|---|---|
| Tiempo consumido en procesos notariales y registrales | Calendario de trabajo planificado con antelación |
| Documentación enviada sin margen de preparación | 70 consejeros que llegan preparados |
| Planificación reactiva, sin calendario estructurado | Información centralizada y accesible desde cualquier dispositivo |
| Correo electrónico fuera de la cadena documental | — |
Cuando un miembro del equipo recibió un correo irregular solicitando actas, la trazabilidad de la plataforma permitió identificar exactamente quién había accedido a qué, desde dónde y cuándo.
«Duermo más tranquila.»
Marta Carrasco Pleguezuelo, Directora de Gobierno Corporativo, FENIE
La lección: La trazabilidad no es solo orden documental. Es una capa de seguridad activa. El intento de fraude no prosperó porque cada acción había quedado registrada. La plataforma no reaccionó al incidente: ya lo había anticipado. Y el equipo pudo centrarse en analizar e informar, no en reconstruir qué había pasado.
MAHOU: el beneficio de iniciar con bases sólidas
Llegar a una organización donde la infraestructura ya está construida tiene una ventaja: se ve con nitidez lo que aporta, sin necesidad de comparar con lo anterior.
| Lo que Susana encontró | Lo que eso le permite |
|---|---|
| Gobernanza centralizada en una sola plataforma | Garantizar el cumplimiento legal sin que consuma toda la agenda |
| Trazabilidad completa desde el primer momento | Visión completa de todos los órganos y acuerdos |
| Entorno seguro y accesible desde cualquier dispositivo | Enfocarse en el criterio, no en la ejecución |
| Sin papel ni correo como canal de documentos sensibles | Desarrollar el uso de la IA para el trabajo jurídico |
«Espero que la parte burocrática la gestione la IA y nosotros estemos solo para aportar valor.»
Susana Guerrero Píñar, General Counsel, MAHOU
La lección: Cuando lo operativo está resuelto desde el primer día, el tipo de preguntas que puedes hacer cambia. No se trata de si el cumplimiento está cubierto. Se trata de a qué dedicas el tiempo que te queda.
El secretario que el consejo necesita hoy
Cuando la tecnología garantiza la operativa, algo sucede que va más allá de la eficiencia: el secretario de consejo recupera su agenda estratégica.
Puede preparar mejor a los consejeros. Puede identificar riesgos antes de que lleguen a la mesa. Puede garantizar que cada decisión quede bien documentada y trazada. Puede anticipar, aportar criterio, tener visión de conjunto. Puede dejar de ser el guardián de los procesos para convertirse en el arquitecto del buen gobierno.
La responsabilidad personal de los administradores se exige hoy con más rigor que hace una década. Las obligaciones de trazabilidad no han dejado de crecer. Y en ese contexto, el secretario que gobierna con tecnología no es solo más eficiente: es más valioso.
Lo que los tres testimonios tienen en común
La seguridad documental aguantó incidentes reales. El tiempo recuperado fue a parar al trabajo que exige criterio. La trazabilidad demostró valer mucho más que como práctica administrativa.
«Desde que tenemos DiliTrust, dormimos más tranquilos.»
Lo dijeron los tres, de forma independiente. No es una valoración de una herramienta. Es la descripción de lo que significa tener la gobernanza en orden. Y cuando eso está resuelto, el secretario puede dedicarse a lo que el cargo realmente exige: no gestionar el pasado, sino anticipar el futuro.
