El término «legal technology» y su contracción «LegalTech» aparecieron en la década de 2000. Al principio, las LegalTech eran start-ups estadounidenses o británicas que ofrecían servicios jurídicos online a bufetes de abogados o particulares. Utilizadas antiguamente sólo por grandes grupos, los programas informáticos se perfeccionaron rápidamente al ritmo de la evolución tecnológica. ¿Y ahora?
Hoy en día, podemos ofrecer auténticas soluciones de gobernanza digital a los Departamentos Jurídicos de empresas de todos los tamaños. Estas herramientas digitales no solo son capaces de automatizar un gran número de procesos que abarcan todos los aspectos jurídicos de la empresa, sino que también pueden calcular y anticipar los riesgos jurídicos.
Definición de Legaltech
LegalTech hace referencia al software, las plataformas y las herramientas digitales que los equipos jurídicos internos utilizan para digitalizar, estandarizar y controlar su trabajo:
En general, todos estos elementos contribuyen a mejorar el cumplimiento y la gobernanza corporativos. Especialmente cuando se combinan todos juntos en una única herramienta. Para el Director Jurídico y sus equipos, significa sustituir procesos fragmentados y manuales por sistemas estructurados que proporcionen visibilidad, coherencia y control a gran escala.
A diferencia de los servicios jurídicos orientados al consumidor, la LegalTech, creada para los departamentos jurídicos, está diseñada para funcionar en estructuras organizativas complejas.
¿Qué incluye la LegalTech?
La tecnología jurídica ha evolucionado mucho desde sus inicios en los años noventa. Por aquel entonces, la mayoría de los proveedores de servicios ofrecían herramientas distintas para objetivos distintos. Ahora podemos decir que estas soluciones cubren al menos una o varias de las siguientes actividades jurídicas:
Como resultado, los equipos jurídicos, aunque no exclusivamente, como veremos más adelante en el artículo, pueden gestionar diferentes facetas de las tareas jurídicas y de gobierno con una visión unificada y clara, a veces incluso con actualizaciones en tiempo real. Todo ello contribuye a crear una forma más estructurada y sencilla de trabajar interfuncionalmente. Y ha transformado el papel del asesor jurídico.
Cómo la LegalTech ha cambiado las reglas del juego para el Director Jurídico
El Director jurídico y su equipo tienen mucho que ganar con la LegalTech, entre los principales beneficios se encuentran:
Pero la LegalTech no se queda ahí. Hoy en día, los CLM, los LEM y las herramientas de gestión de consejos ayudan a otros departamentos como finanzas, cumplimiento o ventas.
Más allá de los equipos jurídicos: una herramienta para todos los equipos
Tendemos a pensar que las LegalTechs sólo están diseñadas para los equipos jurídicos internos. Sin embargo, este alcance reduce las capacidades reales de una herramienta jurídica sólida. Diferentes casos de uso ilustran cómo la tecnología jurídica beneficia a los equipos más allá del departamento jurídico:
El escenario de las operaciones de ventas
Los equipos de ventas negocian contratos de alto valor en los que la velocidad y el cumplimiento deben estar alineados. Las herramientas de gestión del ciclo de vida de los contratos permiten a los comerciales iniciar acuerdos utilizando plantillas preaprobadas y dirigirlos a través de flujos de trabajo automatizados. El departamento jurídico mantiene la supervisión, el departamento de ventas avanza más rápido y el departamento financiero obtiene un reconocimiento de ingresos más temprano con menos cuellos de botella de última hora.
El cumplimiento de última hora
Los responsables de cumplimiento se enfrentan a plazos normativos ajustados en múltiples jurisdicciones. Los sistemas de gestión de entidades jurídicas centralizan datos de las filiales, documentos corporativos y calendarios de presentación. Y los equipos de cumplimiento extraen lo que necesitan, verifican la exactitud y cumplen los plazos sin tener que rebuscar en hojas de cálculo. La supervisión jurídica se mantiene intacta, mientras que los equipos de cumplimiento y finanzas pasan de ser reactivos a estar organizados.
La reunión descentralizada del Consejo
Los miembros del consejo y los secretarios corporativos ya no necesitan reunirse en un mismo lugar con carpetas de papel. Las plataformas de gestión de consejos permiten la distribución segura de documentos y la colaboración en tiempo real entre países y zonas horarias. Los consejeros acceden a los materiales desde cualquier dispositivo. Los secretarios corporativos gestionan el proceso con pistas de auditoría completas. Y el departamento jurídico garantiza el control de versiones y la confidencialidad. La gobernanza internacional se vuelve transparente y eficiente sin sacrificar la seguridad.
LegalTech en la era de la IA
La inteligencia artificial no es nueva en la tecnología jurídica, pero su papel ha cambiado. Las primeras aplicaciones de IA se centraban en automatizar tareas repetitivas como la revisión de documentos o el análisis de contratos. Hoy en día, la IA está integrada en la plataforma, lo que permite flujos de trabajo más inteligentes, conocimientos predictivos y recomendaciones contextualizadas que se adaptan a la forma de trabajar de los equipos jurídicos. La IA ha pasado de ser una función a formar parte de la infraestructura de LegalTech, ya que ahora está totalmente integrada en las herramientas. Ahora puede conectar conocimientos sobre contratos, entidades, asuntos y gobernanza. Esa inteligencia interconectada es lo que permite a los equipos jurídicos ver el panorama completo y actuar en consecuencia con confianza.
Preguntas frecuentes sobre herramientas jurídicas
¿En qué se diferencia la LegalTech de las «operaciones jurídicas» o de un «ERP jurídico»?
Las operaciones jurídicas son la disciplina que consiste en gestionar un departamento jurídico de forma eficiente, y engloba personas, procesos, tecnología y datos. La LegalTech es la capa tecnológica que hace posibles las operaciones jurídicas. Un ERP jurídico va más allá: es una plataforma integrada que conecta todas las funciones jurídicas -contratos, entidades, asuntos, gobernanza- en un único sistema de registro, de forma similar a lo que hace un ERP para finanzas o recursos humanos. Las herramientas de LegalTech pueden ser soluciones puntuales o formar parte de una arquitectura ERP jurídica más amplia.
¿Cuáles son algunos ejemplos de herramientas de LegalTech utilizadas por los equipos internos?
Algunos ejemplos comunes son las plataformas de gestión de contratos (para la redacción, negociación y seguimiento de las obligaciones), los sistemas de gestión de entidades jurídicas (para la gobernanza y el cumplimiento de las filiales), las herramientas de gestión de asuntos jurídicos (para el seguimiento de los casos y el asesoramiento externo), los portales de consejos de administración (para flujos de trabajo de gobernanza seguros), las salas de datos virtuales (para fusiones y adquisiciones y due diligence) y las herramientas de admisión de asuntos jurídicos (para gestionar las solicitudes internas dirigidas al equipo jurídico). Algunas plataformas, como DiliTrust, integran varias de estas funciones en una suite unificada.
¿Cuál es la mejor solución de LegalTech?
No existe una respuesta universal. Pero se cree que la mejor solución es la que conecta todas sus necesidades en un único espacio. La mejor herramienta depende de la estructura, las prioridades y los puntos débiles de su departamento jurídico. Algunos equipos necesitan una automatización profunda de los contratos. Otros requieren la gestión de entidades a través de docenas de filiales o herramientas de gobernanza del consejo de administración que den respuesta a complejos requisitos de cumplimiento. Lo más importante es que la plataforma se adapte a sus flujos de trabajo reales, se integre con sus sistemas existentes y se adapte al crecimiento de su organización.
Por último, pero no por ello menos importante, sus herramientas solo serán tan buenas como su información y sus datos. Por mucho que la digitalización, la automatización y la mejora de los procesos con IA ayuden, lo más importante es empezar con una base sólida de gobernanza de la información para obtener resultados reales.
Elegir la herramienta y el socio adecuados
Los criterios más importantes son el alcance de la cobertura (¿resuelve sus problemas reales en contratos, entidades y gobernanza?), la capacidad de integración (¿puede conectarse con sus sistemas actuales?), las normas de seguridad y cumplimiento (sobre todo para datos transfronterizos), la facilidad de adopción por parte de usuarios jurídicos y no jurídicos, y la capacidad del proveedor para apoyar a su equipo a lo largo del tiempo. Una plataforma que consolida múltiples funciones tiende a ofrecer datos más coherentes y menos lagunas operativas que un conjunto de soluciones puntuales desconectadas.
Lo mejor de la gobernanza corporativa con DiliTrust
Aunque hace 20 años, la LegalTech se ocupaba esencialmente de la información jurídica empresarial y se dirigía principalmente a las grandes empresas, sus misiones y su público objetivo, se adaptan ahora a un público mucho más amplio. Las soluciones ya no se limitan al software. Éstas incluyen plataformas colaborativas SaaS completas adaptables a todo tipo de empresas nacionales o internacionales, tanto pymes como medianas empresas. Todos los ámbitos jurídicos del derecho corporativo cuentan con sus propias soluciones a medida: gestión de autorizaciones y delegaciones, contratos, litigios, inmobiliario, propiedad intelectual, etc.
La solución DiliTrust es el ejemplo perfecto. Está diseñada principalmente para los departamentos jurídicos. Para ayudarles a automatizar la producción de sus documentos jurídicos y conectar sus diferentes departamentos. También hemos integrado una función de consulta jurídica. En ella los empleados de un grupo pueden plantear directamente una pregunta jurídica en un portal privado específico. Mediante algoritmos inteligentes, los abogados internos pueden anticipar mejor los riesgos de litigio. Este tipo de LegalTech ha aumentado los beneficios prácticos para los departamentos jurídicos. Los procedimientos se automatizan y, por tanto, son mucho más sencillos, además de reducir los costes de forma significativa. Al liberar a los departamentos jurídicos de ciertas tareas, los abogados internos pueden dedicar más tiempo a los casos importantes. El uso del aprendizaje automático y las previsiones realizadas por los algoritmos también ayudan en la planificación previa al litigio y a reducir los honorarios de los abogados.
