Introducción
La planificación de la sucesión es un ejercicio emocional, estratégico y generacional para las family offices. En un momento dado, la conversación gira en torno a las estructuras de gobierno y, al momento siguiente, se centra en las expectativas, el legado y quién se sienta en qué mesa. Por eso son tan importantes las herramientas de planificación de la sucesión. Y, por eso, es imperativo ponerlas en marcha lo antes posible. Aportan claridad en momentos en que las emociones pueden complicar la toma de decisiones.
En esencia, la planificación de la sucesión tiene que ver con la continuidad, y un aspecto clave es la gestión de entidades. Las family offices evolucionan y crecen, y a medida que esto sucede, al igual que ocurre con cualquier otro negocio, aumenta la necesidad de gestionar las entidades con estructura y cautela. Pero, ¿Cómo contribuye exactamente a la planificación de la sucesión? Profundicemos en los detalles.
Cuando la planificación de la sucesión carece de estructura
Tradicionalmente, las family offices han confiado en el conocimiento institucional y sucede que este conocimiento reside en las personas y no en los sistemas. Sin herramientas para planificar con éxito, las estructuras de las entidades, los registros de propiedad y los documentos de gobernanza acaban en todas partes y en ninguna al mismo tiempo. En el mejor de los casos, la información está dispersa en hojas de cálculo, correos electrónicos y archivos personales. En el peor, la documentación permanece en almacenes físicos o en las mentes de los altos cargos del family office.
Los riesgos suelen surgir en lugares conocidos:
Para algunos estas lagunas pueden parecer meros detalles administrativos. La verdad es que afectan directamente a la autoridad, los derechos de voto y el poder de decisión. Sin herramientas para planificar la sucesión, este proyecto continuo y esencial se convierte en reactivo. Y la gobernanza reactiva rara vez acaba bien.
Un estudio reciente realizado por Ocorian mostraba que el 24% de las family offices se sienten plenamente preparadas para la sucesión de la siguiente generación, una cifra que se espera que aumente. El mismo estudio explica que hay un problema adicional de «diferencias en el enfoque y las prioridades de la siguiente generación en comparación con los fundadores». La continuidad y el mantenimiento de un legado son elementos clave para las family offices. Y algo tan obvio como la gestión de entidades puede llevar por el buen camino.
La gestión de entidades como base de la continuidad
La gestión de entidades es una herramienta fundamental para una planificación exitosa. Una solución de gestión de entidades sólida y estructurada proporciona un registro fiable y organizado de la información clave sobre gobernanza: quién era propietario de qué y cuándo, por qué se incumplió un plazo de presentación y quién era el responsable. Este es el tipo de preguntas que surgen, y sólo un sistema centralizado puede responderlas con claridad.
Una herramienta de gestión de entidades debe ser capaz de proporcionar:
Cuando estos elementos se gestionan mediante las herramientas adecuadas, la planificación de la sucesión pasa de ser una conversación de café a una realidad operativa. Los equipos directivos pueden ver claramente quién controla qué, en qué condiciones y cómo se distribuye la autoridad.
Apoya las transiciones generacionales con claridad
La planificación de la sucesión no consiste sólo en transferir el poder, sino en mantener vivo un legado. También prepara a la siguiente generación para entender cómo funciona realmente la gobernanza. Sin las herramientas adecuadas, esta transición suele basarse en explicaciones informales, suposiciones heredadas y conocimientos transmitidos verbalmente.
La gestión de entidades crea una visión compartida y estructurada de la gobernanza. Con las herramientas adecuadas, las family offices reducen la dependencia de un pequeño grupo de personas y crean un entendimiento común de las funciones, responsabilidades y toma de decisiones entre generaciones. Esta claridad es esencial para que los futuros líderes se incorporen a la gobernanza con confianza, y no con conjeturas.
Mitiga el riesgo durante los cambios de liderazgo
Las transiciones de liderazgo son momentos intrínsecamente delicados. Exponen a las organizaciones más de lo habitual, tanto interna como externamente. Las partes interesadas, los socios y los reguladores esperan continuidad, precisión y pruebas claras de control. Las herramientas de planificación de la sucesión desempeñan un papel fundamental en el mantenimiento de la confianza durante estos periodos.
Una estrategia sólida de gestión de entidades, respaldada por las herramientas adecuadas, garantiza que los cambios en la propiedad, la dirección y los mandatos estén documentados, sean trazables y accesibles. Este nivel de coherencia protege a la family office de la incertidumbre, reduce el riesgo de gobernanza y favorece la estabilidad de las operaciones, incluso cuando el liderazgo evoluciona.
Estos son los elementos que proporcionan la visibilidad necesaria para apoyar con tranquilidad la redefinición de las funciones de liderazgo o las transferencias de control. Piénselo como la posición de un auditor: cuando todo es rastreable y está documentado, no hay motivo para dudar o cuestionar el resultado de la revisión.
Planificar la sucesión es ser proactivo
Sin herramientas para planificar la sucesión, el riesgo de mantenerla como un proyecto «pendiente» hasta que la urgencia obligue a actuar es alto. La gobernanza y la estabilidad se vuelven frágiles cuando las decisiones se toman con prisas o la información es incompleta.
Pero la solución adecuada, combinada con la estrategia correcta, puede salvar el día, o incluso los años venideros. Las plataformas de gestión de entidades permiten un enfoque proactivo. Estas plataformas ofrecen visibilidad, documentación y control sobre los órganos de gobierno. Permiten a las family offices anticiparse a las transiciones, comprobar la preparación de los órganos de gobierno y ajustar las estructuras antes de que el cambio sea inevitable.
La planificación de la sucesión es un proceso continuo más que un acontecimiento puntual. Y esto hace aún más importante que las family offices actúen con prontitud.
