CASO PRÁCTICO – GESTIÓN DE CONTRATOS
Ascenso a la cima: Cómo un retailer mundial de deportes y actividades al aire libre unificó la gestión de contratos
¿Qué ocurre cuando una empresa global descentralizada se compromete con una única visión jurídica? Una transformación del CLM, contrato a contrato.
EN RESUMEN
INTRODUCCIÓN
Mientras que algunas organizaciones prosperan con procesos descentralizados, otras encuentran su fuerza en la centralización. Para este minorista global de artículos deportivos y para actividades al aire libre, con operaciones en más de 50 países, la falta de un sistema unificado de gestión de contratos se estaba volviendo insostenible. Algunas filiales tenían sus propias herramientas CLM, otras no tenían ninguna. Esto daba lugar a un panorama fragmentado sin una única fuente de información.
En 2021, el Director Jurídico de la empresa inició un cambio fundamental. El objetivo final era armonizar la gestión de contratos en todas las regiones y filiales. Independientemente de los recursos locales o del tamaño del equipo jurídico, todos los equipos tendrían normas estructuradas que seguir y herramientas fiables para facilitar su trabajo.
EL RETO
Perdidos entre contratos, zonas horarias, lugares y fechas
Lo que parecía flexibilidad local se convirtió rápidamente en un laberinto legal a medida que la empresa se expandía. Sin una plataforma centralizada, los altos directivos tenían poca o ninguna visibilidad de las obligaciones contractuales, a menos que solicitaran información manualmente a los equipos locales. Era ineficaz, incoherente y cada vez más arriesgado. Cada país seguía su propio enfoque, utilizando herramientas y procesos diferentes. Esto hacía que la supervisión fuera casi imposible para el departamento jurídico. La colaboración entre países era difícil y no había coherencia en la forma de crear, aprobar o almacenar los contratos.
Entre los principales retos figuraban:
En última instancia, la empresa quería una visión unificada de su cartera de contratos, para deshacerse de herramientas fragmentadas y prácticas incoherentes. Cuando la organización decidió verticalizar su modelo de gestión de contratos, comenzó su etapa de centralización.
LA SOLUCIÓN
Una plataforma unificada para sus equipos jurídicos
DiliTrust fue elegida tras un proceso de licitación para convertirse en la única herramienta de gestión de contratos para los 50 países. Debido al alcance del proyecto, la implementación se realizó gradualmente, región por región y con apoyo intermitente de DiliTrust. La plataforma destacó no sólo por sus capacidades funcionales, sino también por su capacidad para soportar un despliegue global y escalable sin dejar de ser adaptable a las necesidades locales. Además, los responsables del proyecto valoraron la asistencia localizada que se les prestó antes, durante y después de la implantación. Tras la implantación, los equipos jurídicos empezaron a conseguir una mayor visibilidad y control:
Alertas automáticas que señalan los riesgos de renovación de contratos y evitan las firmas no autorizadas.
Un conjunto básico de campos contractuales definidos por la sede central. Permite a los equipos locales hasta un 20% de flexibilidad para añadir datos específicos de la región.
Almacenamiento centralizado de contratos, que garantiza una recopilación de datos coherente en todas las regiones.
Una visión unificada de toda la cartera de contratos.
Centrarse en la implantación, un caso único: A diferencia de otras organizaciones, este minorista de deportes y actividades al aire libre poseía sólidos conocimientos digitales, hasta el punto de que la empresa pudo dirigir gran parte del plan de implantación. DiliTrust impartió un taller de configuración inicial que la empresa pudo aprovechar para el despliegue en otras estructuras.
LOS RESULTADOS
Una plataforma que permite la supervisión jurídica de principio a fin
A medida que avanzaba el despliegue del CLM, empezando en Francia, pasando por Italia y cubriendo gradualmente Europa, cada región empezó a ver resultados tangibles. Los equipos que antes carecían de herramientas o visibilidad ahora operaban con reglas claras, plantillas compartidas y datos centralizados. Entre los principales resultados podemos ver:
En general, más que un cambio funcional, cambió toda la cultura de gestión de contratos de la organización. Poco a poco, los usuarios han ido ganando confianza en la herramienta y la satisfacción ha aumentado a medida que la plataforma ha demostrado su valor región tras región. Gracias a este éxito progresivo, la empresa se prepara ahora para la oleada final de despliegue en los países restantes y, en última instancia, para abrir el acceso a otros cinco mil usuarios en todo el mundo.
DiliTrust ha proporcionado un nivel de control que era muy necesario, sin comprometer las prioridades regionales.
– Director jurídico
Ya ha visto cómo DiliTrust ayudó a un retailer mundial de deportes y actividades al aire libre a pasar de contratos descentralizados y dispersos a un sistema organizado. Descubra cómo podemos ayudar a su organización a hacer lo mismo.