CASO DE ÉXITO – GESTIÓN DE CONTRATOS
Prescripción para el cambio: la transformación digital de un líder de la industria farmacéutica
Cómo una de las principales empresas farmacéuticas italianas unificó sus operaciones de contratos legales para ganar visibilidad, control y velocidad en todos los equipos globales.
DE UN VISTAZO
INTRODUCCIÓN
A veces, la innovación y las estrictas regulaciones chocan, pero quienes comprenden la verdadera ventaja estratégica de la digitalización hacen todo lo posible para cambiar esa situación. Esta empresa farmacéutica global comprendió que la innovación no solo era algo positivo, sino que era esencial. La corporación opera en más de 60 entidades y tiene su sede en Italia, y detrás de un departamento legal bien estructurado se escondían procesos obsoletos: contratos, archivos y otros documentos aislados y dispersos. El resultado: era imposible para los equipos realizar un seguimiento adecuado de estos valiosos documentos.
En una ocasión, la empresa buscaba un informe que se había compartido hacía mucho tiempo. Era imposible encontrarlo en ningún sitio online; pasaron todo un día buscando el documento, solo para acabar encontrándolo en el escritorio de alguien, en versión impresa y escrito con una máquina de escribir. Este tipo de situaciones fue lo que cambió la mentalidad del equipo jurídico. En un sector con mucho estrés, plazos ajustados y normativas estrictas, no hay margen para errores ni retrasos. La gestión fragmentada de los contratos generaba riesgos, confusión y costosos retrasos. A pesar de haber invertido ya en herramientas digitales, el equipo jurídico sabía que sin un sistema de contratos unificado no alcanzarían el nivel de excelencia que se habían marcado como objetivo.
EL RETO
Cada contrato implicaba importantes consecuencias y mucho trabajo
Esta empresa farmacéutica líder a nivel mundial, una de las once principales de Italia y que cotiza en la Bolsa italiana, gestionaba un gran volumen de contratos. Desde acuerdos de ensayos clínicos hasta acuerdos de distribución y licencia, los equipos jurídicos deben estar al tanto de todo, ya que en la industria farmacéutica hay más de un aspecto a tener en cuenta. La organización no solo tenía que cumplir con la normativa, lo que ya supone mucho trabajo, sino que también tenía que gestionar enormes cantidades de datos personales de pacientes, patentes y médicos. El riesgo se presenta de dos maneras: una mala gestión de los contratos puede tener consecuencias tanto para la reputación como para las personas, afectando directamente a los individuos. El director jurídico italiano destacó varias cuestiones::
La empresa estaba cansada de retrasos, esfuerzos inútiles y falta de confianza en el departamento jurídico por parte de otras unidades de negocio. Tras meses buscando la solución adecuada, la empresa estaba lista para actuar.
LA SOLUCIÓN
Establecer una plataforma para una colaboración coherente y controlada
Para enfrentar estos retos, la empresa implantó la plataforma de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) de DiliTrust. Esta plataforma de CLM la extendió a 700 usuarios como parte de un proyecto de implantación en varias fases. El departamento jurídico disponía ahora de las herramientas necesarias para liderar el cambio sin perder el control.
Una biblioteca de contratos unificada, con capacidad de búsqueda mediante lenguaje natural, y contratos estructurados por business unit y región.
Acceso basado en roles y workflows automatizados, permitiendo una colaboración fluida al tiempo que se mantiene la supervisión.
Una biblioteca global de cláusulas y plantillas, localizada por entidad o región. Todos trabajan desde la misma base de cumplimiento normativo.
Lo que antes parecía un caos se convirtió en un proceso fluido y guiado. El líder farmacéutico eligió a DiliTrust principalmente por su sólida visión y capacidades de IA, así como por su asistencia localizada y su compromiso personal. Este aspecto era crucial para que la organización tuviera éxito en su proceso de digitalización de la gestión de contratos.
LOS RESULTADOS
Más control, menos riesgo y tiempo recuperado
El departamento jurídico ya no se dedica a buscar documentos, sino a facilitar la toma de decisiones. Las unidades de negocio ganan autonomía sin dejar de cumplir con la normativa. Se reduce el riesgo y el tiempo de respuesta a las auditorías y los organismos reguladores se ha reducido drásticamente.
La transformación produjo resultados concretos tanto para el departamento jurídico como para la empresa. Esta historia de éxito muestra cómo una organización global puede convertir prácticas contractuales fragmentadas en una operación jurídica racionalizada, segura y escalable. La clave reside en estandarizar todo lo posible para reducir los retrasos, mantener la gobernanza y capacitar a los equipos en lugar de bloquearlos. DiliTrust sentó unas bases sólidas, pero el líder farmacéutico las aprovechó para alcanzar sus objetivos.
Ahora que nuestros equipos trabajan a partir de una única fuente de información, el departamento jurídico dedica menos tiempo a buscar contratos y más a facilitar el negocio. DiliTrust aportó claridad donde había confusión.
Jefe del Servicio Jurídico Italia
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