Los departamentos jurídicos siempre se han enfrentado a un reto común, independientemente del sector. La distribución del trabajo jurídico es uno de esos problemas recurrentes que siguen afectando a los equipos, y no es de extrañar. Estos profesionales están muy solicitados, pero a menudo los recursos no logran satisfacerla. Aunque muchos equipos internos recurren a asesores externos para solventar esta carencia, la verdadera pregunta sigue siendo: ¿se distribuye eficazmente el trabajo jurídico dentro de su equipo?
Cuando las tareas jurídicas se distribuyen cuidadosamente y con el apoyo de la tecnología adecuada, los equipos ganan mayor autonomía. También pueden responder más eficazmente a las presiones de la carga de trabajo. Profundicemos en el tema y exploremos cómo superar el reto de la distribución del trabajo jurídico.
Peligros y obstáculos de la distribución legal del trabajo
La distribución legal del trabajo es algo más que asignar tareas por igual a todos los miembros del equipo. De hecho, debemos hablar de equidad en este contexto, porque sí, no todos los proyectos son iguales ni tienen los mismos requisitos. Al pensar en una distribución desigual del trabajo, los responsables de los equipos deben tener presente este factor.
Cuando el trabajo no se distribuye de forma equitativa, las consecuencias no tardan en aparecer:
Una distribución eficiente garantiza que los profesionales jurídicos se centren en el trabajo de alto valor. Además, al mismo tiempo se maximiza el uso de la experiencia interna. El panorama está claro, pero la pregunta ahora es, ¿cuál es la causa de esa mala distribución del trabajo?
Obstáculos comunes para la eficiencia
Hay algunos denominadores comunes generales en la mala distribución del trabajo. Podemos desglosarlos en cuatro.
1. Falta de visibilidad
La visibilidad, y no cualquier tipo de visibilidad, sino una BUENA visibilidad sobre los proyectos y la propiedad, es la base del éxito. A menudo, los miembros del equipo tienden a pasar por alto información, o les cuesta encontrar documentación que puede ser valiosa para sus proyectos. Sin una visión clara de quién hace qué, los directores y a veces los propios miembros del equipo acaban sobrecargando a sus colegas e infrautilizando a otros.
2. Seguimiento limitado del progreso
Este reto está especialmente presente en los equipos que carecen de procesos automatizados. Sin un sistema adecuado de seguimiento del progreso, es difícil evaluar lo que es urgente y lo que no. En última instancia, no sólo los equipos pueden sentirse frustrados al sentir que sus contribuciones no aceleran los asuntos, sino que puede suponer una verdadera tensión financiera para la empresa. Por ejemplo, cuando no se cumple un plazo o no se envía a tiempo un documento como prueba de un asunto.
3. Mala delegación del trabajo
Sin una asignación estructurada, las asignaciones suelen realizarse de forma reactiva y no estratégica.
Esto crea solapamientos, deja desatendidas responsabilidades clave y aumenta el riesgo de agotamiento de algunos miembros del equipo, mientras que otros permanecen infrautilizados. Sin procesos de delegación claros, los directivos pierden visibilidad sobre la responsabilidad, y los equipos pierden el tiempo aclarando la titularidad en lugar de hacer avanzar los proyectos. En última instancia, una delegación deficiente ralentiza la ejecución y erosiona la confianza dentro del grupo.
4. Dependencia excesiva de asesores externos
Los asuntos rutinarios se externalizan con frecuencia, aunque podrían resolverse internamente con una mejor organización.
Estos obstáculos dificultan que los equipos funcionen a pleno rendimiento y demuestren su valor dentro de la empresa. Afortunadamente, hay formas de resolver ambos problemas siempre que se implemente la herramienta adecuada.
Cómo superar el reto
Una solución eficaz de gestión de asuntos puede dar respuesta a todas las cuestiones anteriores. ¿Por qué? Porque permite una visión global centralizada y unificada de los asuntos y proyectos abiertos. Una buena herramienta posibilitará la asignación de tareas y proyectos Y, además, permitirá a las partes necesarias acceder para ver el progreso y los cuellos de botella.
El impacto de la gestión de asuntos
Con la gestión de asuntos, los equipos jurídicos ganan:
Estas características fundamentales de la gestión de asuntos aportan ventajas tanto a los gestores como a los equipos jurídicos internos.
Ventajas de una distribución más inteligente del trabajo
Los equipos jurídicos suelen obtener beneficios que van desde reducir los gastos jurídicos hasta mejorar la eficacia. He aquí una lista con algunas de esas ventajas:
1. Reducción del gasto jurídico
Al reducir el número de tareas jurídicas rutinarias subcontratadas, las organizaciones pueden recortar significativamente los gastos externos. Como resultado, los responsables jurídicos pueden demostrar un claro ROI de la herramienta o utilizar este argumento para convencer a las partes interesadas de que adopten el cambio. Algunos casos de éxito prevén incluso un ahorro de más de 15 millones de dólares gracias a una gestión eficaz de los asuntos.
2. Aumento de la moral del equipo
Gracias a un reparto más equitativo de la carga de trabajo, los empleados se sentirán más comprometidos y valorados. Esto reduce el riesgo de agotamiento y refuerza el trabajo en equipo en general.
3. Mejora de la eficiencia
Un equipo bien organizado responde más rápidamente a las necesidades de la empresa. Los expertos jurídicos internos pueden trabajar de forma más eficiente sin comprometer la calidad ni el cumplimiento normativo, gracias a la automatización y a una visión transparente de los asuntos en curso. Este enfoque reduce significativamente el tiempo dedicado a buscar documentos o incluso a identificar a la parte interesada adecuada para resolver los cuellos de botella.
4. La estrategia es lo primero
La herramienta adecuada proporciona a los equipos cuadros de mando claros y derechos de acceso granulares, lo que permite a los responsables garantizar que los asuntos de gran valor reciben la atención que merecen. Esto permite centrarse en proyectos estratégicos, al tiempo que se reordenan las prioridades de las tareas rutinarias de forma más eficaz.
Una forma más inteligente de distribuir el trabajo jurídico
La pregunta que hay que hacerse es sencilla: ¿su enfoque actual de la distribución del trabajo jurídico refuerza a su equipo o lo frena? Si cree que la respuesta es la segunda, puede que sea el momento adecuado de evaluar cómo las soluciones de gestión de asuntos pueden ayudar a su departamento a trabajar de forma más inteligente.
En última instancia, la adopción de una solución de gestión de asuntos para equilibrar equitativamente el trabajo jurídico tendrá un impacto positivo en la empresa y en el equipo. Al mostrar oportunidades de ahorro de costes y aumento de la eficiencia, el equipo jurídico está un paso más cerca de demostrar su valor estratégico. Esto refuerza su posición como socios más que como ejecutores de tareas.
