CASO DE ESTUDIO – MATTER MANAGEMENT
La transformación operativa jurídica en una empresa de servicios de jubilación
Cómo un departamento jurídico digitalizó y racionalizó las operaciones en un sector muy regulado, lo que permitió reducir los costes en un 50%.
EN RESUMEN
INTRODUCCIÓN
Los nuevos comienzos brindan grandes oportunidades para todo lo nuevo: herramientas, procesos, estrategias, y más. Es exactamente lo que sucedió con esta empresa financiera especializada en jubilaciones al independizarse tras una serie de adquisiciones. Al enfocar la misión de la empresa en ayudar a la población de E.E U.U a retirarse con tranquilidad, el nuevo equipo legal se propuso introducir mejoras significativas. El General Counsel junto con el Vicepresidente Adjunto de Operaciones Jurídica aportaron su experiencia para mejorar procesos, trabajar ágilmente y reducir los costes legales Aportando sus mejores prácticas y experiencia, fijaron metas para aumentar la velocidad y reducir los costes siempre que fuera posible.
EL RETO
Un sistema que frenaba más de lo que ayudaba
La Vicepresidenta Adjunta de Operaciones Jurídicas se dio cuenta qué el sistema actual no funcionaba bien en cuanto comenzó su papel dentro de la empresa . Algunos de los problemas importantes incluían:
Esta empresa financiera necesitaba agilizar sus procesos de forma segura e impulsar la adopción por parte de los usuarios. El equipo jurídico carecía de herramientas y visibilidad para operar con alto rendimiento. Bajo el liderazgo de la persona a cargo, se implementó una solución ágil y satisfactoria.
LA SOLUCIÓN
Una plataforma intuitiva y basada en datos
Tras una búsqueda exhaustiva de la mejor solución, DiliTrust Matter Management quedó como finalista. La organización no sólo buscaba una herramienta robusta y segura, sino que también necesitaba una que pudiera adaptarse a los workflows existentes. Además, la empresa tenía una lista precisa de capacidades y objetivos con la solución. Tras evaluar diferentes opciones del mercado, eligieron DiliTrust Matter Management y obtuvieron:
Workflows y configuraciones personalizados, fáciles de implementar y desplegar.
Facilitación de la revisión de facturas entre departamentos, eliminando retrasos en la aprobación legal.
Mayor visibilidad de la aplicabilidad de seguros, métricas de diversidad de proveedores (por ejemplo, LCLD, Norma Mansfield) y problemas de calidad de datos.
Esto permitió al departamento jurídico superar expectativas, integrando tareas antes aisladas, como el seguimiento de seguros, y añadiendo campos para DEI en los registros de asuntos. La implementación fue fluida e incluyó una migración completa de datos históricos y partidas detalladas de facturas, a diferencia de la mayoría de proveedores que solo migran datos resumidos. Fue un verdadero antes y después.
LOS RESULTADOS
Reducción del tiempo y los costes de tramitación y mejora de la colaboración
La implementación de DiliTrust Matter Management transformó por completo los procesos internos. Hoy, los equipos de esta empresa de servicios financieros para la jubilación ya no sienten la necesidad de recurrir a tareas manuales ni de saltarse el sistema. Gracias a la información en tiempo real, los problemas pueden anticiparse antes incluso de que aparezcan. La colaboración con DiliTrust ha simplificado el trabajo diario de forma notable. ¿Lo mejor? El Departamento de Litigios se ha convertido en un verdadero fan de la herramienta, lo que ha impulsado una alta tasa de adopción.
Ahora que las facturas se envían automáticamente a los revisores, el tiempo de revisión por parte de abogados externos se ha reducido a la mitad. Antes el proceso tomaba meses y generaba miles de correos; ahora lo resolvemos en pocos días, lo que ha simplificado enormemente nuestro trabajo.
Vicepresidente Adjunto de Operaciones Jurídicas