La anotación de contratos es una de las primeras y más importantes fases de la gestión de contratos. Antes, la evaluación de las cláusulas de riesgo y las incoherencias se hacía manualmente, pero, como muchas tareas jurídicas, esto está cambiando gracias al software de anotación de contratos.
Información clave
- El objetivo de la anotación de contratos es establecer objetivos y funciones claros y señalar los riesgos.
- El software de redacción de contratos ayuda a los equipos a trabajar más rápido y suele estar integrado en las herramientas de gestión de contratos.
Por mucho tiempo, la fase de redacción de la gestión de contratos, revisión de cláusulas, seguimiento de ediciones, señalización de incoherencias, ha sido una gran carga para los equipos legales. A medida que aumenta el volumen de contratos, también lo hacen los riesgos y los retrasos. El software de anotación de contratos ofrece una solución práctica. Usualmente es parte de una solución CLM, que agiliza las revisiones y reduce la carga de trabajo manual.
¿Qué es la anotación de contratos?
La anotación de contratos es un componente esencial del análisis de contratos. Es el proceso de revisar y editar un contrato, se marcan cambios, resaltan dudas y puntos clave. Este paso establece las bases para garantizar que los contratos sean claros, conformes, justos y aplicables.
Objetivos principales de la anotación de contratos
Existen algunos objetivos clásicos en la anotación de contratos. Sin embargo, se debe tomar en cuenta que los objetivos varían en función del tamaño de la empresa, el sector y los objetivos estratégicos.
Gracias al proceso de anotación los responsables de contratos, los equipos jurídicos y otros departamentos tienen una comprensión clara de los acuerdos. Los siguientes pasos pueden implicar la edición del contrato para aplicar los cambios que beneficien a todas las partes de forma justa.
Limites de los métodos tradicionales de anotación contractual
Redactar contratos es una tarea meticulosa, y hacerlo manualmente lleva mucho tiempo. Un paso tan esencial del proceso de gestión de contratos no puede depender de documentos estáticos. En efecto, no sólo puede provocar retrasos significativos, sino que el factor del error humano también conlleva a problemas legales. Los procesos antiguos exponen a las organizaciones a una serie de riesgos operativos.
Ciclos de revisión largos
La comparación manual de cláusulas, especialmente en documentos largos o complejos, es lenta. A veces, la más mínima modificación puede provocar una relectura completa. Por consecuencia, pueden causarse retrasos en la firma de contratos para otros equipos. Lo cual en última instancia puede causar pérdidas económicas.
Mayores riesgos de cumplimiento
Le puede pasar a cualquiera: ha leído el mismo documento tantas veces que es imposible seguir detectando errores. La supervisión se vuelve más difícil sin automatización de contratos, sobre todo con cargas de trabajo consecuentes. Al fin y al cabo, el objetivo de la revisión de contratos es evitar la omisión de cláusulas críticas o la confusión de versiones que exponen a la organización a riesgos contractuales.
Colaboración fragmentada
La falta de comunicación y de alineación es uno de los retos más comunes y difíciles para los equipos jurídicos. Los contratos implican a muchos departamentos, como el financiero, el jurídico y el de ventas… Normalmente no hay visibilidad de las aportaciones de los demás, ya que la mayoría de los equipos trabajan en silos. Esto da lugar a revisiones repetidas, negociaciones prolongadas y una falta general de claridad.
Mayores costes operativos
Los retrasos en la finalización de los contratos pueden afectar a los plazos de los acuerdos, el reconocimiento de ingresos y la satisfacción de los socios. En última instancia, esto se traduce en un retraso en los ingresos de la organización, lo que se traduce en unos resultados financieros por debajo de lo esperado. Además, cuando la carga de trabajo aumenta o los contratos requieren una revisión especializada, puede ser necesario recurrir a asesoramiento externo, lo que añade tiempo y gastos.
Resolver el reto con un software de anotación de contratos
En respuesta a estos retos, muchas organizaciones están integrando software dedicado a la revisión de contratos en sus entornos de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM). Estas herramientas van más allá del seguimiento de los cambios; de hecho, guían activamente los procesos de revisión.
Características clave para elegir bien
Aunque el mercado sigue evolucionando, en la actualidad hay varias funciones que distinguen a las herramientas líderes en este ámbito:
Libros de jugadas basados en reglas y adaptados a los tipos de contratos
La herramienta elegida debe permitir la creación de manuales de contratos. Esto significa sencillamente que los equipos internos pueden establecer tipos de contrato y reglas específicas para cada tipo, de modo que el análisis automatizado señale errores e incoherencias. Cada documento, ya sea un acuerdo de confidencialidad, un acuerdo de servicios administrativos o un acuerdo de contratación, puede revisarse en función de un conjunto específico de reglas.
Detección y clasificación automática de riesgos
Un buen programa de redacción de contratos resaltará automáticamente las posibles responsabilidades con indicadores visuales. Estos indicadores pueden ser, por ejemplo, el amarillo para las cláusulas de riesgo medio, el rojo para las cláusulas de alto riesgo, etcétera. Con esta función automatizada, los equipos jurídicos y los gestores de contratos obtienen información instantánea sobre los cambios que deben introducirse.
Recomendaciones documentales
En lugar de generar un informe aparte, las modificaciones sugeridas pueden aparecer directamente en el contrato, utilizando cambios rastreados o comentarios incrustados. Esta capacidad es imprescindible para los equipos jurídicos que manejan grandes cargas de trabajo. Ayuda a reducir el cambio de contexto y puede facilitar la adopción entre todos los equipos implicados.
Integraciones sin fisuras
Esto se aplica a la implantación de cualquier herramienta de LegalTech. Al evaluar posibles proveedores, es esencial comprobar todas las integraciones disponibles. Microsoft Word y PDF son quizás las más comunes cuando se trata de la gestión de contratos.
Estas herramientas no se limitan a los equipos jurídicos. Los departamentos de ventas, recursos humanos y compras pueden utilizarlas para realizar revisiones de primera pasada basadas en normas aprobadas por los juristas. Las ventajas de un software de revisión de contratos se aplican a todos, acelerando los plazos y preservando la calidad.
La solución correcta da los resultados correctos
Cuando se implementa cuidadosamente, el software de redacción de contratos ofrece algo más que eficiencia. Cambia la forma en que otros departamentos perciben el trabajo jurídico. En lugar de ser obstáculos, se vuelven facilitadores sin comprometer el control.
Principales ventajas
A medida que las organizaciones se enfrentan a contratos cada vez más complejos, las revisiones de contratos ya no deberían ser un obstáculo. La incorporación de un software de revisión de contratos, como los detectores de riesgos, a su CLM supone un cambio estratégico.
