Las cartas de encargo son un elemento esencial para la correcta gestión de los contratos. Sin embargo, no reciben toda la atención que merecen.
Ideas clave
- Centralizar las cartas de encargo puede mejorar la gestión de contratos en general
- Una visión clara de las cartas de encargo minimiza los riesgos legales y los errores de cumplimiento.
- Herramientas como las plataformas de gestión de contratos son una buena solución para la gestión de las cartas de encargo.
Los contratos suelen considerarse el acuerdo vinculante por excelencia en los negocios. Por mucho que lo sean, las cartas de encargo tienen el mismo peso.
Las cartas de encargo tienden a tratarse como requisitos formales. Pero a medida que crece la demanda de que los departamentos jurídicos actúen con mayor rapidez, estos acuerdos fundamentales merecen un examen más profundo. De hecho, las cartas de encargo también son acuerdos vinculantes y su cumplimiento es necesario para evitar riesgos jurídicos. Son instrumentos esenciales de alineación, responsabilidad y control estratégico a la hora de gestionar el asesoramiento externo.
La pregunta ahora es, ¿cómo pueden los equipos jurídicos manejar mejor estos documentos clave para mejorar las operaciones empresariales?
Por qué las cartas de encargo son más importantes de lo que cree
Para los equipos jurídicos no existe ningún documento legal «inútil». Pero, como ya se ha dicho, las cartas de encargo suelen redactarse y olvidarse rápidamente. La realidad es que estos acuerdos tienen más peso de lo que algunos piensan.
Una base para la rendición de cuentas
En esencia, las cartas de encargo formalizan las condiciones de colaboración entre los equipos jurídicos internos y las partes externas. Tomemos el ejemplo de un equipo jurídico corporativo y un abogado externo. Además de definir el alcance, las tarifas, los servicios y las responsabilidades, también establecen:
Si se hacen bien, las cartas de encargo marcan la pauta de la futura relación jurídica entre dos partes. Imagínese un equipo jurídico interno que busca asesoramiento externo para gestionar un litigio. Con una carta de encargo bien redactada, la organización se aleja de términos ambiguos y establece expectativas claras respecto al abogado externo.
Lagunas comunes en la gestión actual de las cartas de encargo
Muchos equipos jurídicos tienen dificultades para gestionar las cartas de encargo debido a la fragmentación de las fuentes de datos y el almacenamiento de documentos.
Las cartas de encargo suelen encontrarse en sistemas desconectados, al igual que ocurre con los contratos. Almacenar documentos tan valiosos en dispositivos personales o en hilos de correo electrónico es arriesgado e ineficaz. Además, esta falta de centralización dificulta las revisiones y aprobaciones…
En general, cada deficiencia conduce a otra, y el resultado es una capacidad debilitada para controlar los riesgos, localizar documentos e incluso preparar futuros contratos con asesores externos.
La estandarización es clave
Crear coherencia mediante plantillas estructuradas
Una de las formas más sencillas y eficaces de reforzar las prácticas de las cartas de encargo es la estandarización. No es ninguna sorpresa, pero a algunas organizaciones les cuesta ponerla en práctica.
Lo cierto es que las plantillas preaprobadas, especialmente las que reflejan las políticas internas sobre facturación, confidencialidad o cláusulas específicas de jurisdicción, garantizan que toda relación con un asesor externo comience sobre una base sólida y conforme a la normativa.
Las plantillas también reducen el tiempo de redacción y ayudan a los equipos a evitar reinventar la rueda con cada nuevo compromiso. Algunas organizaciones temen que la estandarización se convierta en un obstáculo, pero cuando se hace bien, los equipos jurídicos pueden dejar cierto margen para la interpretación.
En última instancia, permite a todas las personas implicadas en las cartas de encargo manejarlas con confianza. No importa el nivel de antigüedad, todos pueden gestionar los documentos con tranquilidad.
Control centralizado y visibilidad en tiempo real
Además de plantillas coherentes, los equipos jurídicos necesitan una visibilidad clara y en tiempo real de las cartas de encargo. Cuando se trata de la gestión de asesores externos, por ejemplo, las ventajas son evidentes.
Los usuarios con permiso pueden recuperar fácilmente documentos en todas las regiones o áreas de práctica, realizar un seguimiento de la información clave, como renovaciones y límites de honorarios, y mantener el control de versiones de las cartas de encargo.
Otra ventaja importante, que a menudo se pasa por alto, es la seguridad. Con un sistema seguro y un acceso basado en roles, sólo las personas adecuadas pueden intercambiar información, lo que reduce los riesgos corporativos.
Este tipo de supervisión no sólo refuerza la gobernanza, sino que también respalda estrategias de operaciones jurídicas más amplias, como la previsión de costes o las revisiones de rendimiento, al hacer que los datos de los asesores externos sean visibles y procesables.
Cartas de encargo y gestión jurídica empresarial
Conectar los compromisos con el panorama general
Conectar los puntos es crucial para una mejor gestión jurídica empresarial. Las organizaciones con visión de futuro harán todo lo posible por vincular la documentación pertinente entre las plataformas en uso, y las herramientas de gestión de contratos son un buen ejemplo.
Vincular las cartas de encargo directamente a los asuntos jurídicos proporciona mucha información crucial para los equipos que gestionan los casos. Por ejemplo, los equipos pueden comprender el contexto, los abogados externos implicados, los riesgos potenciales o los problemas encontrados en el pasado…
Centralizar esta información también ayuda a los equipos de cumplimiento a detectar conflictos o revisar el gasto legal acumulado por abogado externo y asunto. Esto sería casi imposible en una configuración descentralizada.
Hacer posible la colaboración entre equipos
Los equipos de finanzas, cumplimiento y operaciones tienen intereses en juego en la forma en que se contrata a los asesores externos. Al colocar las cartas de encargo en un entorno controlado y compartido, las organizaciones pueden facilitar la colaboración interfuncional.
El acceso basado en roles garantiza que las personas adecuadas puedan ver, editar o aprobar los documentos, al tiempo que se mantiene una pista de auditoría clara. Esto no solo facilita los flujos de trabajo, sino que también reduce los cuellos de botella y la comunicación redundante.
Un enfoque más inteligente de las relaciones con los asesores externos
El debate en torno a la transformación jurídica a menudo se centra en las tecnologías avanzadas o el análisis de datos. Pero a veces, todo empieza por mejorar los pilares básicos. Al dotar a las cartas de encargo de la estructura, la visibilidad y el papel central que merecen, los equipos jurídicos pueden mejorar sus actividades de gestión del asesoramiento externo.
En última instancia, supone un ahorro de costes y un aumento de la eficiencia, pero va mucho más allá. Crear una función jurídica que opere con claridad y control solo puede beneficiar a la empresa en general.
