CASO DE ÉXITO
Cómo una editorial educativa internacional digitalizó su gestión de contratos
La organización pasó de una visibilidad limitada, dependencias externas y procesos obsoletos a una gestión de contratos centralizada y eficaz.
¿Cómo puede una empresa multinacional gestionar eficazmente sus contratos cuando opera en varios países, cada uno con su propia jurisdicción? En un sector tan regulado como el editorial, sujeto a estrictas normativas y múltiples leyes aplicables, era el reto de esta organización.
EL RETO
Una editorial global con poca visibilidad y complejidades locales
En esta editorial los departamentos locales operan con sus propias herramientas, si es que las tienen, sus propios proveedores de firma electrónica y CRM internos aislados. En algunos casos, ciertas regiones no cuentan con un equipo jurídico interno. Esto conlleva a una dependencia excesiva de asesores externos o a sede. El reto principal era luchar contra la falta de organización en cuanto a la gestión de contratos. En efecto, los contratos se gestionaban de manera fragmentada a nivel local e internacional, dejando así más lugar a riesgos de cumplimiento.
La particularidad para esta editorial está en la complejidad de sus contratos. Los acuerdos de confidencialidad, de derechos de autor o de distribución son solo algunos casos comunes. Este tipo de contratos debe cumplir con requisitos legales específicos a la industria pero también al territorio. Además, la digitalización del sector editorial solo aumenta las dificultades puesto que entran nuevos actores reguladores, herramientas, canales de distribución en línea y más.
LA SOLUCIÓN
Un CLM implementado a la medida con enfoque regional
Conseguir una solución de gestión del ciclo de vida de los contratos sólida, personalizable y completa se convirtió en la prioridad. El editor global optó por la solución CLM de DiliTrust así obteniendo:
Control absoluto sobre el proceso contractual, desde la creación a la renovación, para usuarios en todas las regiones.
Una solución centralizada, pero adaptada a cada región, para compartir contratos.
Plantillas de contratos pre-aprobadas y flujos de trabajo adaptados a las necesidades de cada jurisdicción.
Un único proveedor de firma electrónica, reduciendo costes externos y la necesidad de recurrir a los equipos de la sede.
Las integraciones como Microsoft Dynamics CRM permitieron un flujo de datos fluido evitando duplicaciones manuales. Gracias a ello departamentos fuera del legal pudieron operar con sus herramientas habituales y colaborar mejor con los equipos jurídicos o los responsables de contratos.
Apoyo local y continuo
DiliTrust proporcionó, y sigue proporcionando , un soporte y una implementación a medida para los usuarios de todas las regiones. En algunas regiones, por ejemplo, DiliTrust se implicó mucho a la hora de proporcionar información sobre los flujos de trabajo y su configuración. Por otro lado, las regiones con pocos conocimientos digitales beneficiaron de un apoyo fundacional. A día de hoy, DiliTrust mantiene reuniones semanales y a veces diarias, para las regiones sin equipo jurídico local.
LOS RESULTADOS
Eficiencia, estandarización, automatización y buenos resultados
Un claro ejemplo de aumento de la eficiencia: Los equipos de ventas no siempre estaban en contacto con los departamentos jurídicos, sobre todo en los países que carecían de un equipo jurídico local. Trabajaban con su propio CRM para cumplimentar los contratos. Tras el despliegue del CLM de DiliTrust, y a través de una sólida integración entre el CRM existente y el nuevo CLM, los equipos de ventas pudieron completar la oferta comercial a través de su herramienta mientras la vinculaban al CLM. En última instancia, esto informa a los equipos jurídicos sobre el contrato, lo que les permite revisarlo y firmarlo.
Antes de DiliTrust había poca o ninguna visibilidad sobre las actividades contractuales en nuestras filiales. Necesitábamos una herramienta robusta que pudiera adaptarse a nuestra organización sin perder de vista los requisitos locales, y que acelerara procesos obsoletos como las firmas en persona. Con la ayuda de equipos especializados conseguimos nuestros resultados.
Director Jurídico Global
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